"De mensen hangen hier met de benen buiten, zoals we dat in Brabant zeggen", zegt Corine Spoor over het ruimtetekort in Flux. Volgens de adjunct-directeur Electrical Engineering (EE) speelt dit probleem al lange tijd. "Toen we tien jaar geleden in Flux trokken, zat het gebouw al meteen vol. En sindsdien zijn we alleen maar gaan groeien", legt ze uit. 

Door het tekort werken werknemers volgens Spoor steeds minder op kantoor, omdat er simpelweg niet genoeg plekken zijn voor iedereen. Op de lange termijn wordt dit opgevangen door de komst van nieuwe gebouwen en de herindeling van bestaande, maar op de korte termijn was er een tijdelijke oplossing nodig. “Voor een deel wordt die oplossing gevonden in Fenix.”

Honderd werkplekken

Gebouw Fenix bevindt zich op het oostelijke puntje van de campus, ook wel bekend als de thuisbasis van de universiteitsbrandweer. Naast een kazerne huisde het gebouw tot voor kort ook onderwijsruimten. Omdat deze nauwelijks gebruikt werden, werd de ruimte beschikbaar gesteld aan EE.

In totaal worden er in Fenix honderd nieuwe werkplekken gerealiseerd voor de faculteit. Zestig daarvan zijn bestemd voor medewerkers van vier labs die in hun geheel verhuizen, inclusief apparatuur: het Autonomous Motion Control Lab, het Eindhoven Grid Lab en twee labs van de groep Signal Processing Systems. Volgens Spoor was dat een bewuste keuze. „Mensen moeten in de buurt van hun lab kunnen werken. Als we hier alleen losse werkplekken zouden maken, zou vrijwel niemand er naartoe gaan. Dan kunnen ze net zo goed thuis blijven werken.” Door complete labs te verplaatsen, blijven werkplek en onderzoek bij elkaar.

De overige veertig werkplekken worden verdeeld onder de rest van de faculteit, binnen de groepen waar de nood het hoogst is. "Het lost natuurlijk niet het hele probleem op, maar het is een begin", aldus Spoor.

Flux barst uit voegen

Beschamend, zo noemt Massimo Mischi het ruimtegebrek in Flux, omdat hij nieuwe promovendi moet vertellen dat ze geen eigen werkplek krijgen. De hoogleraar is hoofd van Signal Processing Systems (SPS), een van de groepen die veel te lijden heeft onder de krapte in het gebouw. Twee labs en daarmee ongeveer dertig van de in totaal bijna 300 onderzoekers van SPS verhuizen straks naar Fenix. En dat is volgens hem hard nodig, want er is een groot gebrek aan zowel kantoor- als vergaderruimtes.

Zo moeten promovendi via een softwareprogramma een flexwerkplek claimen om op de campus te kunnen werken. “Om met elkaar af te stemmen wie wanneer naar kantoor kan komen, hebben ze nu onderling een WhatsApp-groep opgericht”, aldus Mischi. 

Het gebrek aan eigen plekken voor promovendi zorgt ervoor dat begeleiders ze niet meer zo gemakkelijk aan kunnen schieten voor een kort overleg, omdat ze niet weten waar ze zitten en of ze überhaupt op de campus zijn, vertelt de hoogleraar. De communicatie verloopt daardoor stroef. “Voor elk klein dingetje moet je nu een meeting inplannen.” 

Maar een plek vinden voor die afspraken lukt vervolgens bijna niet, omdat alle ruimtes meestal volgeboekt zijn, vertelt Mischi. Daardoor vinden afspraken noodgedwongen plaats op de gang, in het kantoor van een collega, of thuis, via Teams. “Ik krijg volgende week een delegatie uit Japan op bezoek en heb geen ruimte om ze in te ontvangen. Nu gaan we maar naar een oude kamer in een ander gebouw, maar dat is natuurlijk niet de manier waarop ik ze welkom wil heten.”

Hij hoopt dat de druk in Flux wat afneemt nu er ruimte beschikbaar komt in Fenix. Het is geen ideale oplossing, omdat zijn groep nu verspreid wordt over twee gebouwen, maar toen hij de kans kreeg om twee labs naar Fenix te verplaatsen greep hij die toch meteen aan. “We hadden die extra ruimte gewoon dringend nodig.”

Hoewel de tijdelijke oplossing in Fenix al enigszins helpt, heeft Mischi zijn hoop vooral gevestigd op de bouw van de nieuwe cleanroom en het lab- en kantoorgebouw in het zogeheten Area 19. “Ik denk dat die gebouwen het probleem echt gaan oplossen.”

Verspreid

Naast extra werkplekken brengt de verhuizing ook een nieuwe uitdaging met zich mee: hoe blijft de EE-gemeenschap verbonden als medewerkers op verschillende locaties werken? "Het liefst bouw je die extra werkplekken natuurlijk op, aan of naast Flux”, zegt Spoor. “Door de extra afstand wordt de faculteit nu meer verspreid over de campus.”

Om deze afstand zo kort mogelijk te maken, wordt de route tussen Flux en Fenix verbeterd. Zo komt er een nieuwe ingang aan de westzijde van Fenix. "Anders moest je eerst helemaal om Fenix heen lopen en via de oostzijde naar binnen."

De extra afstand weegt voor sommige groepen minder zwaar door de nieuwe mogelijkheden die het gebouw biedt. Zo profiteert het Autonomous Motion Control Lab, waar onder meer met drones wordt gewerkt, van de hogere verdiepingen in Fenix. "Flux was in veel gevallen niet hoog genoeg voor hun drone-onderzoek, maar in Fenix kan dit wel", legt Spoor uit.

Nagenoeg klaar

De verhuizing naar Fenix is volgens Spoor uitzonderlijk snel verlopen. Van idee tot uitvoering heeft het ongeveer driekwart jaar gekost. "Er komt veel meer bij kijken dan alleen verhuizen", benadrukt ze. “We zijn eerst gaan inventariseren hoeveel ruimte er beschikbaar was en welke labs daar technisch terecht konden. Daarna zijn we de labs gaan ontwerpen en inrichten, met alle technische aansluitingen die daarbij horen. En uiteindelijk hebben we alles stap voor stap verhuisd.”

Inmiddels zijn de werkzaamheden in Fenix nagenoeg klaar. Alleen aan het Eindhoven Grid Lab wordt nog gewerkt. Dinsdag 17 maart - tijdens het kick-offevenement voor 'Shaping Our Future Campus' van Campus & Facilities - vindt de officiële opening van de nieuwe EE-locatie plaats.