Dertig jaar geleden trad Karen Ali in dienst bij de TU/e en begon als stafmedewerker in de tijd dat rector Jack van Lint net was aangetreden. Ze noemt Van Lint een wijs en erudiet mens, en ze kreeg onder meer het onderwerp internationalisering toegewezen om daar beleid voor te ontwikkelen. De keuze voor de universiteit als werkgever bepaalde ze mede op basis dat ze dan dicht bij huis een werkplek had en ze zag er direct de mogelijkheden zich te kunnen ontwikkelen. “Ik was ambitieus, maar ik wilde ook een goede moeder voor mijn kinderen kunnen zijn, en aan de TU/e leek het me dat ik die beide zaken maximaal kon combineren.”

Zes jaar later volgde een grote stap in haar carrière: ze werd directeur van het Studenten Service Centrum, dat sindsdien bij iedereen binnen de universiteit bekend stond onder de benaming STU. Haar belangrijkste taak werd het om allerlei afzonderlijke afdelingen die tot dan toe waren samengevoegd binnen de Dienst Studentenzaken, om te smeden tot een “professionele studentgerichte organisatie”, zoals ze het zelf betitelt.

“Van een heleboel kleine eilandjes - denk daarbij aan de centrale studentenadministratie, de studentdecanen en -psychologen, Studium Generale en het sportcentrum - moest één geheel worden gemaakt. Dat kostte me heel wat overtuigingskracht, want veel van die groepen waren gewend hun eigen koers te varen. Dat ging dus niet zonder slag of stoot. Het kwam daarbij voor dat ik degene was die een wat minder prettige boodschap moest overbrengen, die soms met moeite werd ontvangen. De meeste mensen begrepen het uiteindelijk wel en zagen in dat we de zaken professioneler moesten aanpakken. Het belangrijkste was echter dat we de studentenwaardering omhoog zagen gaan en dat bezorgde me ook de steun vanuit het College van Bestuur.”

Lees verder onder de foto.

Ali zegt dat toenmalig collegevoorzitter Henk de Wilt in het eerste jaar van haar nieuwe aanstelling, haar nadrukkelijk met rust liet en haar de tijd gaf om zaken voor elkaar te krijgen. “Dat betekende bijvoorbeeld dat onze studentpsychologen oplossingsgericht moesten gaan werken en gerichter met de vraag van de student aan de slag gingen. En dat studentdecanen meer inspeelden op de specifieke situatie van de student. Waren er bij de loopbaanadvisering niet meer mogelijkheden voor een student om zich door te ontwikkelen? Nu bleef het vaak beperkt tot hulp bij het schrijven van een sollicitatiebrief of het geven van tips voor het eerste sollicitatiegesprek.”

Piazza en Bijenkorf

Volgens Ali waren ook de faculteiten gelukkig met de nieuwe aanpak. “Daar waren ze blij dat ze niet meer van het kastje naar de muur werden gestuurd. We werkten toe naar één balie bij STU waar ze met al hun vragen terecht konden. Dat was echt nieuw voor de TU/e en het was geïnspireerd door een bezoek aan de TU Delft, waar ze daar al goede ervaringen mee hadden. Ik ging destijds samen met een paar mensen van STU, maar ook met mensen van Dienst Huisvesting, vaker naar andere plekken toe om te kijken hoe de zaken daar geregeld waren en of wij er iets van konden leren.”

Op de tweejaarlijkse Magical Mystery Tour, waar bestuurders met een grote groep studenten een dag op stap gingen in Maastricht of Rotterdam, kon Ali goed peilen hoe die groep haar afdeling waardeerde. “Aan hen probeerde ik met het gebruik van een metafoor uit te leggen hoe STU precies in elkaar stak en waar we naar streefden. Ik zei dan: ‘Zie STU niet als de Piazza, een groot winkelcentrum waar heel veel verschillende winkeltjes in zijn ondergebracht, die niets met elkaar hebben, maar als een Bijenkorf met verschillende afdelingen en mogelijkheden en dat alles vanuit een integrale aanpak, visie en servicegerichtheid.” Feedback vanuit de studentengemeenschap kreeg ze naar eigen zeggen geregeld vanuit de overleggen met het Student Advies Orgaan (SAO), met de onderwijscommissies van de studieverenigingen en vanuit de faculteitsbesturen. “Mijn uitgangspunt was altijd dat we elke klacht serieus moesten nemen en dat we daar ook een terugkoppeling van moesten geven aan het College van Bestuur. Want met zo’n klacht werd vaak al veel bloot gelegd van het onderliggende probleem. Elke klacht zag ik daarom eigenlijk als een cadeautje.”

Lees verder onder foto.

Internationalisering

Internationalisering viel ook binnen STU en werd in de loop der jaren een steeds belangrijker onderwerp. “Bij mijn aantreden in 1997 stonden we met de universiteit echt aan het begin daarvan, maar in 2005 was er onder rector Rutger van Santen al sprake van de inzet van een vergaande samenwerking met de Northeastern University (NEU) in de miljoenenstad Shenyang. Aan die instelling zou onze bachelor van Biomedische Technologie ook worden uitgerold. Bij die uitwisseling was ik nauw betrokken en dat vroeg ook om nogal wat papierwerk.”

Volgens haar kwam er veel bij kijken, onder meer op het gebied van wetgeving. “Met het mandaat van het College moest ik daar in China de onderhandelingen gaan voeren. Daar was ik vereerd mee, maar ik vond het ook ontzettend spannend. Voor de universiteit was het onbekend terrein, maar met mijn vrouwelijke counterpart aan de kant van de NEU klikte het goed. Ik denk dat het feit dat ik zelf uit een andere cultuur afkomstig ben - ik ben opgegroeid in Suriname - daar een belangrijke factor bij was. China is een indrukwekkend land met een rijke cultuur en geschiedenis. Veel van deze facetten waren reeds bij mij bekend vanwege de grote Chinese gemeenschap in Suriname, waar ik al sinds mijn jeugd mee in aanraking ben gekomen. Dat maakte het land en de manier van zaken doen voor mij meer vertrouwd. Je hebt daardoor meer sensitiviteit en respect voor verscheidenheid, dat voel je bij elkaar en daardoor ontstond er een chemie die uitstekend werkte. Ik heb met haar nog lang contact onderhouden.”

De roep vanuit het bedrijfsleven om meer ingenieurs, versnelde het tempo waarin internationalisering steeds belangrijker werd voor de TU/e, vertelt Ali. “De thuismarkt voor onze studenteninstroom leverde destijds te weinig afgestudeerden op voor de grote bedrijven in de regio, zoals bijvoorbeeld voor ASML. Aan ons de opdracht als universiteit om te gaan werven in het buitenland. Om het aantrekkelijker te maken voor internationale studenten werd ook een beurzenstelsel opgezet.”

Lees verder onder de foto.

Duidelijk was voor Ali dat er een ontmoetingsruimte voor internationals moest komen, “en we gingen aan de slag met het opzetten van een buddy-systeem, waarbij een Nederlandse student een international hielp met het vinden van de weg binnen onze universiteit en in Eindhoven.”

Bachelor College

De invoering van het Bachelor College in 2012 noemt Ali een groot dossier, “dat om veel capaciteit vroeg en dat tevens voor grote druk zorgde. Ik denk dat in die tijd over het hoofd werd gezien in welke mate dat de hele instelling onder druk zette en of van bovenaf ook voldoende werd geluisterd naar de geluiden daarover. Maar wellicht dat het bestuur er toen niet altijd goed zicht op had. Ik en mijn collega’s van STU hadden echter wel de taak om die transitie goed te laten verlopen. Als leidinggevende zit je dan soms in een moeilijke positie als er zoveel druk op staat. Maar bij deze hele operatie stonden de studenten voor mij centraal.”

Over haar manier van leidinggeven deden in die periode binnen de universiteit allerlei verhalen de ronde: ze wil alles lezen, alles moet over haar bureau, ze is te perfectionistisch. Ze kent de verhalen. “Ik vond het lastig om mijn eigen manier van leidinggeven te vinden. Ik was lange tijd een van de weinig vrouwen in een leidinggevende positie en ben daarnaast zeker perfectionistisch ingesteld. Dat verwachtte ik ook van mijn medewerkers. En ja, dat levert wel eens spanning of onbegrip op, of een onjuiste beeldvorming. Anderszijds kreeg ik vaak terug dat ik ook aandacht had voor de persoon: een cadeaubon voor hun verjaardag, mensen die mij warm en vooral medelevend vonden als zij het thuis moeilijk hadden. Maar er zit zeker een kern van waarheid in die verhalen, maar met die perfectionistische karaktertrekken is het wel gelukt om zaken te veranderen. Ik heb het altijd belangrijk gevonden om een warme band met alle medewerkers van STU te onderhouden. Dat is zeker niet met iedereen gelukt. Maar ook vaker wel dan het lijkt. Er zijn nog vele levenslange en warme vriendschappen overgebleven.”

Als ik terugkijk op die tijd is er inhoudelijk weinig waar ik nu van zeg dat ik het anders had kunnen doen. Ik heb in die dertig jaar gelukkig veel voor elkaar gekregen en op weten te lossen, waar ook veel offers voor nodig waren. Het College kon me bij wijze van spreken midden in de nacht bellen met het verzoek iets aan te pakken.” Dat gold zeker voor toenmalig rector Hans van Duijn, die haar wist te vinden als er weer een probleem moest worden opgelost. “Samen met Hans heb ik voor vele uitdagingen gestaan. In het vinden en zoeken van oplossingen heb ik al die jaren veel tijd en energie gestoken. Ik bekijk mijn carrière een beetje als het weer: soms loop je lekker in een stralend zonnetje, maar dat kan plots omslaan en dan krijg je hagelstenen op je kop.”

Lees verder onder de foto.

Stevig slikken

Die hagelbui overviel haar eind 2015. Ze moest bij STU plaatsmaken voor een nieuwe directeur en dat werd door het toenmalige College op een nogal bruuske manier aan de gemeenschap meegedeeld. “Dat was inderdaad stevig slikken, maar ik heb in die periode ook van vele kanten ondersteuning mogen ontvangen. Dat was enerzijds vanuit de afdeling en vanuit de universiteit, maar ook van mensen die inmiddels elders werkzaam waren, maar waar ik in het verleden veel mee had samengewerkt. En die steun was groter dan je denkt.” Meer wil ze over die periode niet kwijt.

In september 2016 ging ze aan de slag als directeur van het Universiteitsfonds en het Alumnibureau. Een nieuwe functie, waarin ze weer dienstbaar kon zijn. En ook hier ging het haar om het belang van de doelgroep, nu niet de studenten, maar de alumni. “Verbinding leggen met onze alumni, zoals bijvoorbeeld met Shell-topvrouw Marjan van Loon, en ze vragen wat de universiteit ze heeft gebracht als mens en als professional en hoe zij tegen verbinding met de universiteit aankijken. Daarbij gaat het dan niet zozeer om het binnenhalen van donaties, al loopt dat de laatste jaren ook steeds beter, maar je wilt ze eigenlijk weer terughalen naar die plek die voor hen heel belangrijk is geweest. Het opbouwen van zo’n relatie kost tijd, daar moeten we in investeren. Vaak zien we dat mensen alleen al door dat contact zoeken zich gewaardeerd voelen. Want velen van hen voelen zich wat dat aangaat wat verwaarloosd door hun oude instelling. Dat, terwijl ze altijd met warme gevoelens terugkijken op hun tijd aan de TU/e en ze ook zeer geïnteresseerd zijn in hoe het hun voormalige studiegenoten is vergaan. Een vraag die we dan direct krijgen, is: ‘Zeg ons wat we voor jullie kunnen doen?’. Dat noem ik een duidelijk teken van dankbaarheid van alumni die hun weg naar onze universiteit terugvinden en dit ook kenbaar maken.”

Vaandeldragers

Voor haar opvolger ziet ze volop kansen om dit verder uit te breiden. “Uiteindelijk zijn onze alumni in de buitenwereld de vaandeldragers van de TU/e. Met hun donaties hebben we ook al veel projecten op velerlei gebieden financieel kunnen ondersteunen. Ook bedrijven, zoals onlangs bijvoorbeeld nog DAF, weten het Universiteitsfonds steeds vaker te vinden. Leuk is het ook om te zien hoeveel van onze alumni hun naam willen graveren in de Alumni Avenue, die op de loopbrug tussen MetaForum en Matrix te vinden is. Die staat inmiddels nagenoeg vol.” Treffend is voor haar het verhaal over de alumnus die als laatste wens had zijn naam te graveren en voor wie de loopbrug tijdens de COVID-pandemie speciaal is opengemaakt. Er staat volgens haar voldoende in de steigers, “maar je moet het wel verder gaan ontginnen en het netwerk en de contacten moet je levend houden.”

Met kleine groepjes heeft ze de afgelopen weken al afscheid genomen, maar woensdag 15 december stopt ze definitief. Van een groot afscheid ziet ze af. “Ik heb naar eer en geweten de dingen gedaan die gedaan moesten worden en mijn werk met passie en voldoening kunnen uitvoeren. Ik koester de warme contacten die ik eraan heb overgehouden, en na dertig jaar vertrek ik hier met mijn hoofd fier omhoog.”