- De universiteit , Medewerker
- 16/11/2022
Hoe gaat de TU/e om met personeelskrapte?
Werkdruk stijgt door tekort aan collega’s
Vergrijzing, uitval wegens ziekte, medewerkers die jobhoppen naar een andere werkgever, het zijn problemen waar de TU/e dagelijks mee om moet gaan. De paradox is dat bepaalde werkzaamheden qua efficiëntie wel een verbeterslag kunnen ondergaan, maar dat er geen mensen zijn om dat proces in gang te zetten. Wat betekent personeelskrapte voor de medewerkers die er wél zijn? Cursor sprak diverse leidinggevenden die roeien met de riemen die ze hebben, terwijl ze naarstig op zoek zijn naar nieuwe collega’s.
Als je naar de leeftijdsopbouw van het personeelsbestand van de TU/e kijkt, zie je dat de komende tien jaar een behoorlijk grote groep de pensioengerechtigde leeftijd bereikt en de universiteit gaat verlaten. Ook op dit moment is er, net als in de rest van Nederland, al sprake van een personeelstekort. Het is voor wetenschappers niets nieuws, zegt Sander Stuijk, werkzaam bij de faculteit Electrical Engineering. Ruben Trieling, hoofd ESA bij Applied Physics en Electrical Engineering, merkt op dat hij de timing van de herstructurering van het Bachelor College slecht vindt. De werkdruk is na de hectische coronajaren al hoog genoeg. HR-adviseur Ilse Haak vertelt over de manieren waarop haar dienst er alles aan doet om de medewerkers binnen de slagbomen te houden. Volgens Leon van de Vorstenbosch, voorzitter van de Dienstraad, is het op dit vlak een nadeel voor de TU/e om Brainport in de nabijheid te hebben, vanwege de hoge salarissen die daar geboden worden.
Het huidige personeelstekort op de Nederlandse markt maakt Sander Stuijk niet nerveus. Hij is voorzitter van de capaciteitsgroep Electronic Systems en kent de academische wereld al ruim twintig jaar. Op dit moment zoekt hij zes of zeven wetenschappers voor een PhD- of EngD-traject of een postdocplaats en heeft hij één vacature voor een staflid.
Doorgroeimogelijkheden
De werving is lastig, maar dat is altijd zo geweest, zegt Stuijk. “Het startsalaris en de doorgroeimogelijkheden in het bedrijfsleven zijn nu eenmaal beter. Onze masterstudenten hebben de neiging om voor de industrie te kiezen. ‘Als promovendus moet ik de eerste vier jaar harder werken voor minder geld’, denken ze. Bij EE hebben we altijd moeten concurreren met de internationale markt.”
Stuijk doet even een stap terug in de tijd: “Heel lang geleden, toen promovendi in Nederland aan geen enkele universiteit betaald werden, deed de TU/e dat al wel. Dat was juist om aan voldoende aio’s te kunnen komen. Begin deze eeuw zijn promovendi pas als werknemers van universiteiten aangesteld.”
Er is niks nieuws aan een krappe arbeidsmarkt
“Onze medewerkers komen veelal uit het buitenland”, zegt Stuijk, “en dat is al lang zo. Van alle mensen die we aannemen is nu slechts een paar procent Nederlander.” Het komt neer op één nieuwe Nederlandse collega per anderhalf jaar.
Compromissen
Het levert Stuijk geen stress op, “maar het is wel spannend of de goedgekeurde projecten wel ‘bemensd’ kunnen worden. Nu heb ik bijvoorbeeld goedkeuring gekregen op een Europees project en kan ik de werving starten. Voor dit Convolve-project, dat tot doel heeft zuinige computerchips te ontwerpen, moet ik wel binnen een half jaar vier mensen vinden. Lukt dat niet, dan raak ik de subsidie weer kwijt.”
De omzet van de faculteit EE bestaat voor twee derde uit aangevraagde funding van de Europese Commissie of NWO, een derde komt uit collegegelden. “Het komt wel voor dat we in de haast wetenschappers aannemen waarbij we toch zorgen hebben over het niveau”, zegt Stuijk.
Oplossingen liggen niet voor het oprapen. “We proberen wel onze masterstudenten persoonlijk aan te spreken om ze binnen te houden, maar dat is nog niet zo succesvol. We proberen ook de selectie anders in te richten om sneller geschikte mensen eruit te filteren.” Op elke vacature ziet Stuijk wel tussen de zeventig tot tachtig sollicitatiebrieven binnenkomen. Maar daar zit volgens hem veel ruis tussen. “De kunst is om daar efficiënt een assessment voor te maken.”
Hoge werkdruk en arbeidskrapte staan groei in de weg
Ruben Trieling is hoofd ESA bij Applied Physics en Electrical Engineering en draagt zorg voor de ondersteuning van docenten en studenten. In zijn team zitten momenteel 35 medewerkers die zich bezighouden met onder andere beleid, kwaliteitszorg, studieadvies, administratie en internationalisering. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor de TU/e-brede procesketen Studievoortgang waarin circa 45 mensen taken hebben. De groeiambities van de TU/e in combinatie met de toenemende werkdruk en de krapte op de arbeidsmarkt stellen hem voor een uitdaging.
De afgelopen maanden had hij veertien vacatures. “Dat komt omdat drie collega’s elders een baan vonden, er drie met bevallingsverlof zijn, enkelen langdurig ziek zijn en er met name extra medewerkers nodig zijn om de gewenste groei op te vangen.” Hij ziet dat medewerkers ook intern doorschuiven naar andere functies binnen zijn team. “Dat is heel goed, maar dat lost het probleem niet op.” Inmiddels zijn tien vacatures ingevuld, maar niet alle kandidaten zijn per direct beschikbaar.
Prioritering
Wat er gebeurt zolang de vacatures openstaan, is dat er geprioriteerd wordt; een eufemisme voor niet toekomen aan de minst urgente zaken. Die ontwikkeling baart Trieling zorgen: “Hierdoor staan diverse efficiëntieslagen on hold. We komen niet toe aan het verbeteren van onze processen en serviceverlening. En daardoor kunnen we met het huidige aantal mensen niet meer werk verzetten.”
Een ander probleem noemt hij de timing van de herstructurering van het Bachelor College. “De deadline voor de start daarvan ligt op 1 september 2023 en dat volgt te snel op de coronacrisisjaren. We krijgen geen tijd om achterstanden in te halen of even bij te komen van de inzet van 200 procent die we gaven. Het veroorzaakt veel werkdruk, want het primaire proces van onderwijzen moet ook doorgaan. Door onderbezetting wordt die werkdruk alleen maar groter.”
Trieling snapt de ambities van de TU/e en zet zich graag in om deze te verwezenlijken. “Maar als je de TU/e-slogan Where people matter recht wilt doen, zou je nu eerst een pas op de plaats moeten maken.”
Loopbaancoaching
Ilse Haak is sinds januari 2020 HR-adviseur Loopbaanontwikkeling aan de TU/e. Zelf heeft ze bedrijfskunde én psychologie gestudeerd en heeft ze haar eigen loopbaan zo gevormd dat ze nu op de voor haar ideale werkplek zit. Naast beleid maken en advies geven bestaat zestig procent van haar baan uit loopbaancoaching van individuen. Ze vertelt op welke manieren de dienst HRM medewerkers probeert aan te trekken en binnen te houden.
We moeten vinden én binden
“We moeten als werkgever aantrekkelijk zijn en blijven. Dit jaar willen we op korte termijn de professional staff ontzorgen. We zetten in op ontwikkeling. We willen het aanbod uitbreiden en zichtbaarder maken. De Inspiratiedag is na twee jaar weer terug, de Career Week is uitgebreid naar een twee weken durend loopbaanevent voor ondersteunend en wetenschappelijk personeel. Learning and Development heeft ook tijdelijk extra workshops in de aanbieding met actuele thema’s als time-management, flow in je werk en werkdruk.”
Hiernaast heeft de TU/e een recruiter voor professional staff (synoniem voor obp) ingehuurd die in korte tijd al 46 nieuwe medewerkers vond op lastig invulbare vacatures, met name bij ICT en Finance and Control (F&C).
Tachtig talenten
HRM heeft ook een nieuw ontwikkelprogramma opgezet als variant op de eerdere TOP- en TIP-programma’s. Elke dienst en faculteit mag daar nu vijf procent van het obp voor voordragen. “Dan krijgen we een grotere groep van ambitieuze medewerkers in beeld. Het achterliggende doel is om hen kansen te bieden in hun persoonlijke ontwikkeling en samen de uitdagingen van morgen aan te gaan”, zegt Haak.
Een van de TU/e’ers die Haak coachte is Jolanda Oomen. Zij gaat vanuit F&C een loopbaanstap zetten naar HRM, maar dan wel buiten de TU/e. “Ik liet me coachen omdat ik vastliep in mijn werk als finance controller en ik wilde me breder oriënteren”, zegt Oomen. “Met Ilse Haak heb ik gekeken naar wat mogelijk is. Ik had interesse in HRM en kon het verkennen door een aantal werkzaamheden te verrichten bij HRM en netwerkgesprekken te houden. Ik heb onder andere meegewerkt aan het Career Event.”
Ik kreeg door coaching een groter zelfvertrouwen en het laatste zetje om de stap te maken naar een opleiding
Oomen vond de coaching prettig omdat ze met iemand kon sparren en uit haar comfortzone werd gehaald. “Ik kreeg een groter zelfvertrouwen en het laatste zetje om de stap te maken naar een opleiding. Daaruit volgde een nieuwe baan.” Per 30 november gaat Oomen werken bij HRM in een ziekenhuis in Venlo. “Daar ligt nu net een kans die ik wil grijpen. Het is ook wel goed om na negen jaar een stap buiten de deur te zetten.”
Balans opmaken
CEC-medewerker Lieke Thijssen heeft ook een loopbaantraject doorlopen en besloten juist binnen de TU/e te blijven. “Als communicatieadviseur bij HRM heeft het interne loopbaantraject mij veel opgeleverd. Ik ben afgelopen jaar veertig geworden, echt zo’n mijlpaal om eens de balans op te maken. Wat wil ik nu écht? Het traject maakte me duidelijk dat mijn huidige werk goed bij mij past. Ik kan mijn creativiteit kwijt in het schrijven van teksten, het meedenken over opmaak én het bedenken van oplossingen. Het liet me inzien dat mijn voorliefde bij online en arbeidscommunicatie ligt, waar het vaak gaat om relatief concrete verbeteringen en tastbare resultaten. Uiteraard was het spannend om bij collega’s om 360 graden feedback te vragen. De uitkomsten verrasten eigenlijk niet, maar waren daardoor niet minder nuttig. Ik weet mijn sterke punten nu met overtuiging te presenteren.”
Verzuimcijfers
Als je Leon van de Vorstenbosch vraagt of er binnen zijn Dienstraad, hij is er voorzitter van, gesproken wordt over personeelstekort, grijpt hij zijn kans om uit te leggen hoe druk hij en de andere DR-leden zijn met de verzuimcijfers onder het personeelsbestand van de universiteit. “Ik analyseerde de verzuimcijfers van de laatste vijf jaar en kan vertellen dat ze bij General Affairs op 1 procent liggen en bij Finance and Control op meer dan 7 procent. De oorzaken bleken te liggen in reorganisaties - of anders gezegd de structuurveranderingen - en de gevoelde werkdruk. We kunnen daarop de kritische vraag aan HR stellen: wat doe je met de cijfers die nu bekend zijn?”
Van de Vorstenbosch wil ook de verhouding tussen ondersteunend personeel en wetenschappelijk personeel aan de kaak stellen. “In vergelijking met andere universiteiten hebben we in Eindhoven de slechtste obp-wp-ratio, namelijk 0,3. Dat wil zeggen dat er maar één ondersteuner is op drie wetenschappers. Elders in Nederland is dat 0,6 of zelfs 0,8. Dat betekent een enorme werkdruk voor onze obp’ers.”
Buiten de TU/e liggen de salarissen simpelweg hoger
Met SQUAD, de herstructurering van de diensten die in 2021 van start ging, ziet hij een mooi moment om deze werkbelasting onder de loep te nemen, samen met de onderbetaling voor extra rollen die medewerkers er keer op keer bijkrijgen in hun functie. “Ik vind de bedoeling van het College van Bestuur om met hetzelfde aantal fte’s de dienstverlening te verbeteren, gezien de personeelsmarkt van tegenwoordig, ongeloofwaardig.”
Brainport
“Veel vacatures blijven ook openstaan. Ik zie dat al jaren bij Finance and Control en bij Real Estate”, zegt Van de Vorstenbosch, die bij RE werkzaam is als contractmanager bouwkundig onderhoud. “Er worden mensen gevraagd voor brede rollen die daar niet een hoog salaris voor geboden krijgen. Buiten de TU/e liggen de salarissen simpelweg hoger. We kunnen niet concurreren met ASML. Wat dat betreft is de ligging in Brainport ook een nadeel.”
De Dienstraad maakt zich zorgen over de ondersteunende diensten wanneer de ambitie om te groeien naar 25.000 studenten in 2030 bewaarheid wordt. “We hadden jarenlang 3300 medewerkers, de afgelopen twee jaar zijn dat er 4800 geworden, maar bij de Dienstraad is nog niet bekend of dat nu obp’ers of wp’ers zijn. Ik ben er bang voor dat het deel ondersteuners te klein is om al die studenten te kunnen bedienen.”
De oplossing waarmee managers de werkdruk voor hun personeel proberen te verlagen, is Van de Vorstenbosch ook een doorn in het oog. “Er worden veel mensen ingehuurd bij externe adviesbureaus of detacheringsbedrijven. Dat gaat ten koste van de continuïteit van teams en daarmee van de efficiëntie. De vergaarde kennis is namelijk weg zodra het contract is uitgediend. En deze tijdelijke oplossing is ook nog eens duur.”
Discussie