In Atlas komen op vloer 10 en 11 en in De Plint (niet te verwarren met de gelijknamige Plint in gebouw Luna, red.) werkgebieden in plaats van kamers. Medewerkers van de diensten en eenheden DH, IMS, DIZ, Innovation Lab, Strategic Areas, Fundraising Development, ESOE, DPO, DAZ, DFEZ en CEC delen de werkplekken en niemand heeft meer een eigen bureau. Vloer 10 heeft ruimte voor meer dynamiek en samenwerking, bij vloer 11 ligt de focus op individueel en geconcentreerd werken.

“Thuiswerken kan ook, maar is absoluut geen doel op zich of een verworven recht. Het is een mogelijkheid en het moet blijven bijdragen aan de kwaliteit van de dienstverlening”, zegt Van Steen, die ook ervaring heeft met het invoeren van nieuw werken bij Woonbedrijf in Eindhoven. In Atlas staan 450 werkstoelen voor 638 medewerkers.

Om het hele proces goed te laten verlopen, is een heel programma ontworpen. Al in september 2017 is er een picknick georganiseerd voor iedere toekomstige bewoner van Atlas om elkaar te leren kennen.

Een kort half jaar later konden medewerkers meelopen in een Experience Tour om een eerste glimp op te vangen van de nieuwe werkomgeving.

En daarna werd het menens; digicoaches werden ingezet om te ondersteunen bij de noodzakelijke digitalisering. In Atlas komen weinig kasten en zal ieder blaadje moeten worden omgedraaid. Het leerevent ‘Digitaal Klaar, Verhuizen Maar’ heeft in mei en juni plaatsgevonden. De laatste actie was Operatie Wervelwind, waar medewerkers op ludieke wijze werden gemaand zoveel mogelijk spullen weg te doen.

Naast deze activiteiten zijn ook alle teams en hun leidinggevenden aan de slag gegaan met het thema plaats- en tijdonafhankelijk werken. Nagenoeg alle leidinggevenden hebben deelgenomen aan de training 'Sturen op afstand'. Ook de 'Toolkit: Let’s Talk about Atlas' is vele malen ingezet.

Pre-Atlasborrel

Deze maandagmiddag is er in de markthal bij MetaForum een pre-Atlasborrel. Die informele bijeenkomst, met wel een officieel praatje van collegelid Jo van Ham, wordt niet in Atlas gehouden om het verhuisteam en de bouwvakkers zo min mogelijk in de weg te zitten.

De inhuizing van vloer 10 en 11 en De Plint staat gepland op maandag 7 januari. “Samen delen is samen leren, maar ook samen starten”, zegt Van Steen.

Ze verzekert dat innovation@work niet direct stopt na januari. “De eerste maanden gaan we heel goed luisteren naar wat goed gaat en wat beter kan. Daarop maken we niet metéén aanpassingen, want we doen niet aan paniekvoetbal. We zullen eerst moeten wennen. En daarom doen we de eerste vier maanden geen aanpassingen aan het werkconcept en de inrichting. Op de vloeren zal er de eerste periode een helpdesk zijn en er lopen actief mensen rond (digicoaches, ambassadeurs, beeldschermconsulenten, collega’s van DIZ, DH en IMS, red.). We zullen elke dag evalueren en reageren waar dat mogelijk is. We willen goed bereikbaar zijn en veel aandacht hebben voor de mensen. Dat is wel geleerd bij de ingebruikname van Flux. En onthoud: niets is in beton gegoten.”

Zelf komt Van den Boogaart, met haar eigen ergonomische kniekruk, op een vaste vlek waar drie secretariaten bij elkaar komen. In totaal komen zo’n veertig mensen van DIZ nu of later om haar heen te zitten, of op de wat rustiger vloer 11 of zelfs op 0 of -1.

Waar veel mensen van DIZ volgens Van den Boogaart naar uitzien, is dat er wat meer reuring zal zijn dan in Traverse. Die collega’s zullen dan ook op vloer 10 een plek gaan zoeken. “Hier is het meestal nogal stil, dat wordt daar wel anders.”

De ambassadeur vertelt dat DIZ een van de eerste diensten was die bezig ging met het nieuwe werken. “Wij stelden al snel onze agenda open voor alle TU/e-collega’s. Dat komt ook omdat Martin (Boers, directeur DIZ, red.) en ik daar zelf voorstanders van zijn. Het is echt handig bij het plannen van afspraken.” Toen DIZ eind oktober aan de slag ging met de Toolkit (een spel met vragen, plattegronden en gespreksstof) kwamen toch wat kwesties naar voren.

Overschakelen

Kleine probleempjes die snel verholpen kunnen worden: ‘Wat doe ik als ik gebeld word, hoe schakel ik door naar mijn mobiele telefoon als ik wil weglopen van mijn bureau om het gesprek ergens anders voort te zetten, hoe kan ik mijn scherm makkelijk vergrendelen als ik even wegloop van mijn plek?’ Maar ook wat dieperliggende topics: ‘Het lijkt me moeilijk om iemand aan te spreken op zijn gedrag.’ Dat laatste verbaast Van den Boogaart niet. “Het is een cultuurdingetje. Het is Brabanders niet eigen om rechtstreeks kritiek uit te spreken”, zegt de van oorsprong Vlaardingse. “Een collega die al bekend was met flexplekken bij een vorige werkgever, gaf de tip om iemand een-op-een aan te spreken en niet en plein public."

Slagroomgebak

Een ander cultuurverschil leeft tussen de drie verschillende diensten die dadelijk op één vloer samenwerken. De ambassadeur vraagt zich af: “Wat gaan we doen met vieringen en attenties als we straks met drie diensten door elkaar zitten? Dienst Huisvesting trakteert maandelijks op gebak, ICT Services geeft nieuwe medewerkers een bloemetje op hun eerste werkdag, bij DIZ zijn we gewend om onze collega’s met Pasen in het zonnetje te zetten met wat lekkers. …Om scheve gezichten te voorkomen, hebben we bekeken wat de verschillen zijn tussen onze diensten op dit vlak en proberen die nog voor de verhuizing te minimaliseren.”

"In tegenstelling tot de bewoners van vloer  10, 11 en De Plint hoeven wij niet te flexwerken. Dit zou niet goed aansluiten bij het wetenschappelijk proces, want wetenschappers hebben op hun werkplek onderzoeksmaterialen nodig, zoals boeken, papier en apparatuur. De faculteiten hebben een combinatie gevonden van vaste en flexibele werkplekken. Binnen elke groep wordt hier op een eigen wijze invulling aan gegeven. We gaan wel terug in vierkante meters, want ook wij voldoen straks aan de normen die de TU/e op dit vlak hanteert. In het Paviljoen en IPO heeft het merendeel van de wetenschappers momenteel zijn eigen kamer, straks gaan we veel meer delen.”

Zit/sta-bureaus

Vier jaar geleden waren er wel wat protesten bij de eerste plannenpresentatie. De Taskforce, waarin iedere capaciteitsgroep vertegenwoordigd wordt door één persoon, heeft enkele daarvan kunnen oplossen. Resing geeft twee voorbeelden. “Er zouden geen kamers komen, maar volledig open ruimtes. Vanwege de hoge mate van concentratiewerkzaamheden in het wetenschappelijk proces kwam er toch een mix van kamers en open werkgebieden, maar de kamers hadden geen sloten op hun deuren, vanwege het delen van de ruimtes. Uiteindelijk zijn sloten toch goedgekeurd en dat is heel fijn. Die zijn tenslotte echt nodig als je bezig bent met nakijken van honderden tentamens en bijvoorbeeld even naar het toilet moet." 

"Het aantal zit/sta-bureaus is ook onderwerp van discussie geweest. Eerst werd vanuit het project een klein percentage voorgesteld, twintig procent. Vanuit de Taskforce hebben we advies gevraagd bij het Studentensportcentrum dat ons liet weten dat zitten het nieuwe roken is. Nadat enkele voorbeeldbureaus hier rouleerden, zijn we uitgekomen op vijftig procent bureaus die tot stahoogte zijn te verstellen.”

Resing is enthousiast geworden van de rondleidingen die zij kreeg, de laatste bij de oplevering van het gebouw. “Het ziet er echt supermooi uit, het gebouw heeft een luxe uitstraling en voelt ondanks de grootte comfortabel aan. De akoestiek is prettig, geluiden worden goed gedempt.”

Terug op het oude nest

Voor Resing is nog een bijzondere bijkomstigheid dat ze, toen ze van 1994 tot 1998 promotieonderzoek deed aan de faculteit W&I, in kamer 9.33 in het Hoofdgebouw werkte. Zij komt dus weer terug op het oude nest. Pas als de diensten zijn ingetrokken, gaan vanaf half januari de faculteiten naar Atlas. “Een van de dingen die daarbij komen kijken, is dat we tijdens de weken van verhuizing op zowel de oude als de nieuwe locatie moeten kunnen printen en koffiedrinken. Een verhuizing van deze omvang doe je niet zo maar even.”

Voor wie naar Atlas verhuist, heeft de TU/e een vragenlijst opgesteld. Die enquête heeft als doel een beeld te geven van hoe medewerkers hun werkomgeving in hun huidige locatie ervaren. Enige tijd na de verhuizing naar het Atlas-gebouw wil de Human Performance Management-onderzoeksgroep van de faculteit IE&IS de deelnemers opnieuw benaderen om de nieuwe situatie te vergelijken met die van vóór de verhuizing.

Wil je hieraan meewerken en heb je tien minuten tijd? Hier is de link naar de enquete. Voor vragen kun je contact opnemen met Len Wismeyer.

Wil je nog meer weten over Atlas? Bekijk deze FAQ.