“Ja, wij hebben hem echt gered, hoor.” Een twinkeling in de ogen van Steef Blok, directeur van het Innovation Lab. Alwin Maas, personal assistant bij het Innovation Lab, lacht mee. Hij kent het gevoel voor humor van zijn leidinggevende inmiddels wel, en deelt het. De twee werken nu acht jaar samen en zijn ‘maatjes’.

Het is hard werken op het Innovation Lab. Steef: “Ik verwacht 7 dagen per week, 24 uur per dag commitment. Ik ben pisnijdig als hij pas om 5 over half 9 binnen is. Niets zo vervelend als een negen-tot-vijfmentaliteit. Flexibiliteit is belangrijk.” Alwin: “Dan krijg ik zondagochtends om 7 uur mailtjes met ‘waar ben je’? Maar, als hij me in het weekend nodig heeft, dan is er ook wel iets.” Die flexibele instelling wordt al vanaf het begin verwacht. Alwin: “Ik weet het nog goed, acht jaar geleden. Het was donderdag en ik kreeg de vraag wanneer ik kon beginnen. Zeg ik maandag, krijg ik als reactie ‘Als je wil werken, dan begin je toch morgen’. Dat is kenmerkend, alles moet kunnen.”

Het is een af en aan lopen van studenten, promovendi en medewerkers bij management assistant Emma Eltink, op de derde verdieping van Helix. Emma switcht voortdurend van het Nederlands naar het Engels en helpt de ene persoon na de andere aan een antwoord of aan het juiste formulier. Ze werkt inmiddels acht jaar samen met Emiel Hensen, decaan bij Scheikundige Technologie en hoogleraar Inorganic Materials Chemistry.

Uit het telefoongesprek voorafgaand aan het interview is al duidelijk dat Emma Emiel behoorlijk goed kent. “Als je een e-mail stuurt, geef dan uitgebreid aan waarover het interview gaat en welke vragen je wilt stellen, dan heb je de grootste kans dat hij tijd wil vrijmaken en akkoord gaat.”

De Mexicaanse Mercedes Fuentes Velasco, net afgestudeerd bij Sustainable Energy Technology, werkte nauw samen met Mariëlle Besling-Dullaert voor activiteiten van Technology for Global Development. Ze omhelzen elkaar bij hun begroeting.

Ze zagen en spraken elkaar wekelijks in het IPO-gebouw. Mercedes als lid van de activiteitencommissie, Mariëlle als secretaresse bij TGD. De gesprekken gingen over de organisatie van filmavonden, lunchlezingen of een tentoonstelling. En nu en dan ook over persoonlijke zaken. “Ze is erg trots op haar kinderen”, vertelt de Mexicaanse.

“Soms voelde ik me wel eens schuldig dat ik haar tijd in beslag nam”, bekent Mercedes. “Ze heeft al weinig uren om haar werk te doen.” “Ben je gek”, reageert Mariëlle. “Dat maakt het werk juist extra leuk voor me. Studenten zitten in een mooie fase van hun leven.”

Thuis voelen

Ook het contact met veel internationale studenten is voor haar een pluspunt. “Ik heb zelf veel gereisd en vijf jaar in Frankrijk gewoond. Ik weet hoe het is als je ergens anders moet wennen.” Mercedes: “Ze heeft ervoor gezorgd dat ik me hier thuis voelde. In Mexico was ik gewend met veel mensen aan de universiteit te praten. Dat kan met Mariëlle ook. Bovendien is ze enorm behulpzaam. Ik ging vorig jaar naar Indonesië en het papierwerk regelen ging daardoor een stuk vlotter.”

Mariëlle: “Ik help graag mensen. Al zitten er natuurlijk ook altijd wel grenzen aan.” Mercedes: “Laatst was ze er twee weken niet. Dan valt het hier allemaal wel in elkaar, hoor!”

Wat kregen we een enthousiast mailtje van Luuk Meeuwis, commissaris onderwijs bij studievereniging GEWIS, over Manon van Leeuwen - secretaresse bij Wiskunde en Informatica. “Wat een topvrouw is dat! Ze staat altijd klaar voor ons als studievereniging.”

Luuk somt op: “Ze helpt met het organiseren van een grote, internationale programmeerwedstrijd, met het bereiken van medewerkers als we deze willen uitnodigen voor een activiteit - denk aan medewerkersborrels of een onderwijsdebat. En voor afspraken met het faculteitsbestuur is zij een natuurlijk aanspreekpunt. Ze staat er altijd voor open om ons te helpen of te herinneren aan afspraken die we hebben gemaakt. Buiten dit alles is ze een schat van een vrouw, begroet ze ons altijd vrolijk en staat haar deur altijd open.”

De omgang met studenten maakt het werk extra leuk voor haar, vertelt Manon, die sinds oktober 2016 aan de TU/e werkt. “Het is erg leuk om met jongeren te werken.” Luuk is in juli 2017 aan zijn bestuursjaar begonnen. “Als je vragen heb, ga maar naar het faculteitssecretariaat”, zei mijn voorganger tegen me.

Tijd voor een praatje

Het onderling contact bestaat vooral uit het bespreken van zaken die moeten worden geregeld, maar er is altijd tijd voor een praatje. En Manon doet graag wat extra. Zo heeft ze al spontaan toegezegd om bij de programmeerwedstrijd in het najaar te helpen. “Die is toch op 18 en 19 november?”, zegt Luuk twijfelend. “Op 24 en 25 november”, verbetert Manon hem. “Zie je, ze weet het gewoon beter. Het komt steeds vaker voor dat ze al iets heeft geregeld voor wij het gevraagd hebben.”

Manon: “Als ze contact met iemand van het bestuur moeten hebben, dan komen ze ook wel eens bij mij. Dan weet ik ook dat ze niet zomaar komen en neem ik ze echt serieus.”

Alfons Bruekers, managing director bij TU/e innovation Space, en secretaresse Loes van de Kimmenade zitten zoals ze het zelf zeggen ‘in hun wittebroodsweken’. De secretaressefunctie overstijgt diensten en faculteiten, maar dat maakt hun samenwerking, die in februari begon, ‘alleen maar dynamischer en interessanter’.

Het gevarieerde aspect, de kans om zelf de spin-in-het-web te worden - die ze volgens Alfons al een heel eind is - waren de belangrijkste redenen voor Loes om te solliciteren op de functie. “Het is een proces waarin we nog veel opbouwen en ontwikkelen, en dat is heel leuk. Ik leer veel, ook hoe het er op de TU/e aan toegaat, want ik werkte hier nog niet. De samenwerking binnen de innovation Space is heel prettig.”

Wegkapen

“De eerste indruk is erg goed”, stelt Bruekers. “Ik vind haar een triple-S-secretaresse. En daarmee bedoel ik slim, snel en solide. Ze schakelt snel en ze ontzorgt, en dat is precies wat een goede secretaresse moet doen. Niet aan de collegevoorzitter vertellen hoor, voor we het weten wordt ze nog weggekaapt! We hadden eerst gedacht dat we bij de verschillende faculteiten wel enkele secretariële taken konden leggen. Dat werkte prima om van de plek te komen, maar in de huidige fase is het echt wel belangrijk om eigen ondersteuning te hebben en een spil tussen verschillende partijen.”

Ze noemen hun werkrelatie ‘ontspannen en zakelijk’. Het contact loopt, ook met anderen, geregeld via Whatsapp. Het overlegmoment dat ze eerst wel eens inplanden, blijkt in de praktijk weinig nodig. Bruekers: “We zitten naast elkaar, in elkaars gezichtsveld. Dus de lijntjes zijn erg kort.”

Toen we vroegen welke secretaresse een compliment verdient en waarom, kwamen er voor één secretaresse wel heel veel reacties binnen: Marcia Bakermans-von Piekartz. Ze is secretaresse bij Werktuigbouwkunde en haar collega’s dragen haar een zeer warm hart toe.

Zo laat program coördinator Marike Koopmans ons weten dat ze ‘de heldin van de afdeling is’. “Ik ben afgelopen januari hier gestart met werken en het is zo fijn om iemand te hebben die je helemaal wegwijs maakt in de TU/e-wereld.” Joyce de Vaan (communicatie en studievoorlichting) noemt Marcia een ‘supersecretaresse’. “Altijd een vrolijke noot, behulpzaam, heeft goede inzichten in de organisatie, weet altijd de juiste mensen te betrekken en ze is gewoon een heel fijn mens.”

Studieadviseur Lonneke Boons vindt dat Marcia een compliment verdient ‘omdat zij zo hard werkt, altijd klaarstaat en zorgt dat alles op rolletjes loopt’. Ook onderwijsdirecteur Camilo Rindt doet een duit in het zakje: “Naast het feit dat ze altijd zeer gestructureerd lijstjes bijhoudt waardoor ‘wij van het team’ het van ons af kunnen laten glijden, lacht ze altijd. Weer of geen weer, ze is altijd goedgehumeurd. En dat mogen we ook allemaal horen.”