De universiteitsraad heeft de afgelopen jaren meerdere malen met het College van Bestuur en met DPO gesproken over het gebrek aan doorgroeimogelijkheden voor het ondersteunend personeel. Het probleem dat Bert Meijer aankaart, speelt namelijk breder.

Uit de recent vastgestelde visie bedrijfsvoering blijkt dat de TU/e met 1,87 WP'er per OBP'er een bijzonder efficiënte organisatie is. In vergelijking, de nummer 2 is Wageningen, met 1,55 WP/OBP en hekkensluiter is de Open Universiteit met 1,04 WP/OBP.

Om de ondersteunende organisatie van de TU/e lean and mean te houden worden aan de ene kant processen in grote mate “efficiënter gemaakt” en gaat men aan de andere kant op zoek naar hoog gekwalificeerd personeel in de ondersteuning. En daar wringt de schoen.

Het efficiënter maken van processen vertaalt zich vaak in het verplaatsen van werk weg van de diensten. Denk bijvoorbeeld aan MyTUe of het melden van storingen. Waar vroeger een telefoontje voldoende was, moet nu altijd een mailtje getypt worden dat in een geautomatiseerd systeem terecht komt.

Het nadeel van een mailtje is dat er geen vragen gesteld kunnen worden, dus de ondersteuner aan de ontvangende kant moet met weinig informatie het probleem proberen op te lossen. Als dat niet lukt, moeten er weer meer mailtjes op en neer, wat vaak ontaardt in vraag en antwoord spelletjes.

Van de ondersteuner wordt dus verwacht dat hij/zij met steeds minder informatie steeds meer weet te doen. Er wordt dus een hogere kwalificatie verwacht, maar klopt dat met het beeld dat vacatures juist om steeds lagere kwalificaties lijken te vragen?

Vraagbaak en aanspreekpunt

En dan komen we terug bij de secretaresses, want zij worden steeds vaker de belangrijkste schakel in dit proces. Zij zijn de vraagbaak en het eerste aanspreekpunt voor (nieuwe) medewerkers, gasten en studenten. Zij vullen systemen in met publicatieoverzichten voor NWO-projecten. Zij beheren vaak meerdere agenda’s, vullen doodles, boeken reizen, vullen declaraties in, beheren de MyTUe workflow, controleren projectuur-registraties, vertalen berichten, voorzien meerdere websites en publicatieborden van actueel nieuws, checken of alle publicaties in PURE staan, zorgen dat P2P niet escaleert, registreren de BEP, stages en afstudeerprojecten van studenten in de groep, organiseren groepsmeetings en zelfs hele congressen of summerschools, et cetera.  Allerlei activiteiten die niet eenduidig in te passen zijn in UFO-profielen.

De universiteitsraad heeft er op aangedrongen om ook binnen het OBP carrièrepaden mogelijk te maken. De column van Bert Meijer gaat specifiek over secretaresses, maar hier ligt een kans voor de TU/e om te laten merken dat de gehele lean and mean ondersteunende organisatie gewaardeerd wordt. De UR steunt dan ook van harte de oproep van deze universiteitshoogleraar.