Ik had het gevoel dat de kern van het probleem niet werd geraakt en dat gevoel bleef lang rondmalen in mijn achterhoofd, omdat ik zelf de vinger ook niet op de zere plek kon leggen. Maar ik denk dat ik er nu de verklaring voor heb.

Onze rector heeft wel eens opgemerkt dat wij een excellente universiteit zijn omdat we excellente medewerkers hebben die graag een stapje extra doen. Hij sloeg de spijker op zijn kop, en had het volgens mij beslist niet alleen over de wetenschappers.

Die drive om goed en extra werk te leveren is helaas ook een valkuil, omdat daardoor de werkdruk makkelijk hoog oploopt: al die medewerkers willen extra taken graag op zich nemen en hebben niet de automatische reflex om dan meteen een andere taak af te stoten. Sterker nog, in een werkcultuur waarin het willen doen van een extra stapje de norm is, is het ongebruikelijk om taken niet (meer) te willen doen.

Er is daarom een ander mechanisme nodig om de werkdruk in toom te houden, en dat is precies het probleem: dat mechanisme ontbreekt deels aan de TU/e.

Houvast

Eerst een voorbeeld van hoe dat mechanisme er wel kan zijn. Voor onderwijstaken wordt op mijn faculteit, en ik neem aan ook op andere, voor elk van de verschillende onderdelen (bijvoorbeeld colleges voorbereiden en geven, instructies voorbereiden en geven, tentamens opstellen, tentamens nakijken) een ruwe schatting gemaakt van het aantal uren dat daaraan wordt besteed. Ik zal de laatste zijn om te beweren dat die schattingen nauwkeurig zijn, maar ze zitten er geen factor tien naast en geven medewerkers een houvast om te zien of ze hun taak ongeveer in de beoogde tijd kunnen vervullen. Zeg maar, of ze het efficiënt genoeg doen.

Leidinggevenden biedt het een houvast om te zien welke medewerker wellicht nog capaciteit heeft als er nog een docent of instructeur voor een vak wordt gezocht. Als je vindt dat de werkelijkheid echt te veel afwijkt van de schatting, dan kun je er over in discussie gaan met je leidinggevende.

Voor mijn taken als studieadviseur ontbreekt echter sinds jaar en dag zo'n schatting. Dat is van de ene kant begrijpelijk, want de taken van een studieadviseur zijn diverser en meer versnipperd dan die van docenten. Maar het betekent ook dat er geen enkel houvast is als je een discussie wilt voeren over de hoeveelheid taken die je hebt. Wie kan er dan iets zinnigs zeggen of dat de taken die je hebt wel of niet binnen de beschikbare hoeveelheid uren passen waarvoor de TU/e je betaalt?

Wonderlijk

Deze situatie is voor meer medewerkers van toepassing. Ook voor de verschillende taken van medewerkers op de onderwijsadministratie zijn er voor zover ik weet geen schattingen van de benodigde hoeveelheid uren. Ik vermoed dat dat bij nog wel meer functiegroepen zo is.

Dat vind ik wonderlijk. Ik werk al vrijwel mijn hele werkzame leven aan de TU/e, dus ik ben zeker geen expert op het gebied van bedrijfsprocessen, maar ik kan me niet goed voorstellen dat de state-of-the-art op het gebied van werkverdeling is dat je vooral níet moet proberen in te schatten hoeveel tijd taken kosten.

De TU/e is het punt voorbij dat werkdruk als een probleem van enkele individuele medewerkers wordt gezien. Moet iemand dan niet eens gaan uitzoeken hoe je de hoeveelheid werk en de druk kunt meten? Het is goed om nu maatregelen te nemen om de werkdruk in te tomen, maar we moeten later kunnen nagaan of dat ook heeft geholpen.

Foto | Shutterstock