Mijn dagen bestaan goeddeels uit vergaderen met collega’s of studenten, colleges voorbereiden en geven, of anderszins mensen ontmoeten. De tijd achter mijn bureau is beperkt en verdeel ik zo’n beetje tussen nakijkwerk, het redigeren van schrijfsels en af en toe aan een onderzoeksvoorstel werken. Als ik om me heen kijk naar collega’s, vorm ik hierin geen uitzondering. De ongelezen en onbeantwoorde e-mails stapelen zich ondertussen op. Het is een bekende bron van schuldgevoel, frustratie en stress.

Volgens schattingen zijn kenniswerkers ongeveer een kwart van hun tijd kwijt met het lezen en beantwoorden van e-mails, ambtenaren ongeveer de helft. Een recente survey onder vierhonderd kenniswerkers in de VS liet zien dat tachtig procent van de ondervraagden ’s ochtends thuis zijn e-mail al checkt; dertig procent doet dit zodra hij of zij wakker wordt, vanuit bed. De ongeschreven etiquette binnen veel organisaties, mede dankzij de smartphone, is dat je altijd en overal bereikbaar en responsief moet zijn. De paradox is dat we van al dit bereikbaar zijn niet productiever worden. Onderzoek laat zien dat mensen die het lastig vinden om even de boel de boel te laten, op termijn juist minder productief worden en eerder opbranden. Dus: zet uit die push-berichten. Check je e-mail enkel op gezette tijden, alleen onder werktijd, en nooit in bed.

De tsunami aan e-mail begint bij al diegenen die op de ‘send’-knop drukken, mijzelf incluis. Een goede beslisregel of je een e-mail zou moeten sturen, is of je dat bericht ook zou sturen als je enkel de ouderwetse slakkenpost mag gebruiken. Dus voor iedere geadresseerde apart een briefje schrijven, envelopje zoeken, postzegel erop, enzovoort.  Zo ja, dan prima. Zo nee, dan niet doen. En pretty-please-with-sugar-on-top: eerst tot tien tellen alvorens je die duivelse ‘reply-to-all’-knop indrukt.

Tenslotte nog een verzoek aan alle managers, van rector tot decaan, van groepsleider tot diensthoofd: stuur geen e-mails naar medewerkers in het weekend. Of ’s avonds laat. Geef het goede voorbeeld en laat zien dat je respect hebt voor rust en herstel. Daar slaap je zelf ook beter van.         

Wijnand IJsselsteijn | Hoogleraar Cognition and Affect in Human-Technology Interaction