Het leest als een constatering en klinkt bíjna logisch: je kunt je immers niet concentreren en communiceren met een ander op hetzelfde moment. De zin is echter geen constatering, maar een leidend principe voor de inrichting van de werkomgeving in Het Nieuwe Werken. Volgens dit principe wordt er een strikte scheiding gehanteerd tussen ‘werk-/concentratieplekken’ en ‘ontmoetingsplekken’. Werkplekken worden daarmee compacte stations tussen boekenkasten, in glazen omhuizingen, of in de open ruimte. In extra ruimte en een stoel om aan te schuiven hoeft niet te worden voorzien. Voor ontmoeting creëren wij immers aan het andere einde van de gang lounges, koffiecorners en hangplekken, uitgevoerd in warme materialen en met verse bonen.

Informele gesprekken zijn de olie in de motor van de organisatie

Kunt u zich de laatste keer herinneren dat u onverwacht met een collega in gesprek raakte over een artikel dat zij aan het lezen was, over dat probleem waar u tegen aan blijft lopen in uw analyses, over hoe toch om te gaan met een AiO met faalangst? Zo’n gesprek waarop u niet gerekend had, maar waar u beiden wijzer en tevreden uit weg liep? Kans van 9 op 10 dat dat gesprek plaatsvond in uw kamer of die van haar. Dat is namelijk waar alle randvoorwaarden voor spontane, inhoudelijke en verrijkende ontmoeting voorhanden zijn: een geschikte gesprekspartner, een inhoudelijke aanleiding, en de rust om interactie aan te gaan zonder anderen te storen of er ongewild in te betrekken. Juist dit soort informele gesprekken zijn de olie in de motor van een organisatie. En het zijn ook juist die gesprekken die ons voldaan doen glimlachen aan het eind van de dag, of ons even laten bijtanken in de hectiek van mails, deadlines en vergaderingen.

Dit type gesprekken ontstaat niet bij de koffieautomaat, niet in de lounge, niet in het restaurant: de directe aanleiding ontbreekt, er zijn teveel dan wel te weinig mensen, of gewoonweg niet de juiste voor dit gesprek. Maar ze vinden ook niet plaats in de concentratiecellen, aanlandplekken of gedeelde kantoren die ons worden voorgeschreven door Het Nieuwe Werken, omdat daar ofwel de ruimte voor ontbreekt, ofwel de collega’s zo talrijk zijn dat van vertrouwelijkheid geen sprake kan zijn en alleen een moratorium op interactie kan garanderen dat wij nog enigszins aan ons werk toe komen. Onderzoek in velerlei kantoren bevestigt dat: één en tweepersoonskamers ondersteunen mensen het best in concentratie én in interactie.

Wij kunnen met behulp van de nieuwste ict boeken en eigen kamers laten verdwijnen, mensen virtueel bijeen brengen en iedereen vindbaar en bereikbaar maken, maar als ouderwets meisje zet ik met plezier mijn deur voor je open en gooi hem met kracht voor flexplekken dicht.

Yvonne de Kort | hoogleraar Omgevingspsychologie bij Human-Technology Interaction