“Vind je het goed dat ik nu even langskom?” Een collega van een ander gebouw belt met de moed der wanhoop naar mijn collega.  Naar zijn idee de enige person die het declaratieproces van het nieuwe financiële programma kan doorzien en voltooien. Per 1 januari is de TU/e overgestapt naar het financiële pakket uniFy. Op zijn eigen afdeling heeft nog niemand de tijd genomen om het proces te doorgronden. De helpdesk verwijst naar de bijgeleverde handleiding (34 pagina’s) en online instructiefilmpjes.

Even later zitten we met zijn drieën achter de laptop. Wat dat betreft is uniFy een goed gekozen naam: het brengt mensen samen. Ik denk aanvankelijk dat we dit klusje zo geklaard hebben. Het is mij namelijk al een keer gelukt om het hele proces te doorlopen, met hulp van een collega. Ze drukte op wat toetsen en koppelde iets ergens aan en klaar. Binnen een week stonden de gedeclareerde kosten op mijn rekening. Eitje.

We bekijken het scherm, waarin al verschillende zaken zijn ingevuld. We zien ook dat er inmiddels al 65 kopietjes van de kassabon zijn geüpload. Zo vaak heeft onze collega dus al een poging gedaan voordat het ‘ergens’ stokte. Maar waar? En dat voor een declaratie van een nieuwjaarsborrel van 350 euro.

We pakken het gestructureerd aan, aan de hand van de handleiding. Ik schrijf tegelijkertijd in mijn eigen woorden alle stappen op die we zetten, zodat we het voor de volgende keer in één keer snappen. Jammer genoeg is de handleiding die we erbij hebben net iets te klein geprint. We kunnen wel de zwarte instructietekst lezen, maar net niet de verhelderende lichtgrijze plaatjes ontcijferen.

Het lukt ons de 64 kassabonnen te verwijderen. Het bedrag was al ingevuld, we voegen een omschrijving toe en een kostenplaats. Maar dan? Het knopje “send for approval” blijft grijs, wat we ook proberen. Wat mist er nu nog? We wijken al af snel van de stap- voor-stap-methode. Mijn collega klikt zo snel op zoveel knopjes, tabjes en pijltjes, dat het voor mij niet meer bij te houden is. Ik schrijf niet meer mee. En dan ineens is het raak: we kunnen “send for approval” aanklikken. De declaratie is verstuurd. Het is ons gelukt! Maar vraag me niet hoe.

Annemarie van Malsen is communicatiemedewerker aan de faculteit Industrial Design van de TU/e. Ze schrijft deze column op persoonlijke titel