Processen, ik ben er gek op. Mijn leerstoel heet niet voor niets: “process analytics”. Om processen te bestuderen maken we gebruik van allerlei modellen. Dat kunnen formele wiskundige modellen zijn, conceptuele modellen, maar ook tekstuele beschrijvingen.  

Zoals elk bedrijf heeft de TU/e ook een groot aantal processen beschreven, zowel formeel als in tekst. De formele modellen dienen als basis voor onze ondersteunende systemen, zoals Unify, Osiris, Planon en noem ze maar op. De schriftelijke modellen dienen als leidraad voor examencommissies, opleidingsdirecties en allerlei diensten.  

Al tijdens mijn promotieonderzoek hebben mijn collega’s en ik laten zien dat het formeel beschrijven van processen niet eenvoudig is. Mijn studenten laten me ieder jaar opnieuw zien dat procesmodelleren voor hen geen triviale taak is, maar zelfs in commercieel beschikbare modellen is ruim 5% fout (mijn collega Luc Brunsveld kan tevreden zijn dat dat werk ook in het Duits gepubliceerd is¹.)  

Ook aan de TU/e bevatten processen veel onduidelijkheden, fouten en onnodige stappen. En hoewel er voor elke individuele processtap vaak een historische uitleg is waarom deze ooit ingevoerd is, is het geheel vaak veel te complex. Zo wordt een verzoek om van universitair docent bevorderd te worden tot universitair hoofddocent bekeken door HR, tweemaal door het volledige college van promoties, door een benoemingsadviescommissie bestaande uit facultaire, interfacultaire en externe leden en door een faculteitsbestuur. De kosten van zo’n procedure loopt daarmee in de tienduizenden euro’s. 

Een ander voorbeeld is het verwerken van declaraties. Een proces wat tot en met vorig jaar heel erg efficiënt werkte. Nu hebben we Unify en zoals verwacht zit er “Sand im Getriebe”. Ik krijg zelf al wekenlang herinneringen om een lege declaratie goed te keuren. Volgens de helpdesk (LIS) kan deze declaratie niet bestaan, maar hij bestaat wel. En binnenkort gaan we Osiris-zaak gebruiken om verzoeken van studenten aan de examencommissies te behandelen. Ik ben benieuwd. 

De universiteit heeft als doel om organisch te groeien. Als de universiteit wil groeien, zullen we samen op zoek moeten naar efficiëntie in onze processen. Dat heet “economy of effort” en in tegenstelling tot wat veel mensen denken is dat niet hetzelfde als van bovenaf opgelegde standaardisatie. We moeten juist niet bang zijn om minder gedetailleerd te specificeren en meer met gezond verstand te kijken naar alles wat we doen. Want laten we eerlijk wezen: “moet het allemaal echt zo ingewikkeld?”.  

Boudewijn van Dongen is professor Process Analytics aan de TU/e. Hij schrijft deze column op persoonlijke titel 

¹ Mendling, J., Neumann, G., Aalst, van der, W. M. P., Dongen, van, B. F., & Verbeek, H. M. W. (2006). SAP's Referenzmodell: Sand im Getriebe. IX Magazin fuer professionelle Informationstechnik, 13(8), 131-133.