De werkgroep Governance werd eind 2023 opgericht met de opdracht de huidige organisatiestructuren op de TU/e - ook wel ‘governance’ genoemd - eens goed onder de loep te nemen en advies te geven over hoe het beter zou kunnen. Een kleiner aantal faculteiten en diensten zou tot makkelijkere en snellere besluitvorming leiden en bovendien het onderwijs en onderzoek beter laten aansluiten op grote maatschappelijke vraagstukken zoals digitalisering en de energietransitie. Het College van Bestuur (CvB) heeft daarom in 2023 de werkgroep Future Governance TU/e (FGTU/e) ingesteld om hier onderzoek naar te doen. Na meer dan een jaar tijd werd het eindrapport afgelopen 28 november intern gepubliceerd.

Van den Heuvel, naast voorzitter van de werkgroep ook decaan van de faculteit Mathematics & Computer Science, legt in een interview uit wat de vervolgstappen zijn. Om ook te weten hoe er binnen de faculteiten en diensten wordt gedacht over de plannen schuiven Kees Storm (decaan Applied Physics & Science Education) en Daisy van der Schaft (directeur Education and Student Affairs) ook aan bij het interview.

Hoe is de governance bij andere universiteiten georganiseerd?

“We hebben veel gekeken naar wat andere universiteiten doen, ook internationale. Veel universiteiten hebben begin 2000 al faculteiten bij elkaar gevoegd. Dat zou helpen met een betere organisatiestructuur”, vertelt de werkgroepvoorzitter. “Neem bijvoorbeeld Nijmegen, maar ook Leiden, Utrecht en zelfs Delft”, vult Storm aan. “De TU/e heeft in die periode bewust gekozen dit niet doen. Ik vermoed vanwege de kleine schaal toentertijd”, vervolgt hij. De afgelopen jaren is de TU/e enorm gegroeid. Van den Heuvel: “Dus nu was er voor het CvB aanleiding om een werkgroep op te richten om naar de governance te kijken.”

Wat is uit het advies van de werkgroep gekomen?

“Wanneer je heel veel faculteiten hebt, dan heb je ook heel veel randen. Door het aantal faculteiten te verminderen kun je deze randgebieden makkelijker tot wasdom brengen. Dan zegt men misschien: de ideale indeling is één faculteit. Maar dan heb je zo veel vakgebieden bij elkaar, dat heeft ook negatieve kanten”, zegt Van den Heuvel.

Storm bevestigt dit. “Elke faculteit heeft verschillende tradities. De faculteit Wiskunde werkt heel anders dan de Industrial Design-gemeenschap bijvoorbeeld. In de eerste wordt succes gemeten door onder andere het tellen van het aantal artikelen en bij de tweede door het schrijven van boeken of het deelnemen aan beurzen en exposities.”

“Dus negen is wat veel, één is onmogelijk vanwege onderlinge verschillen en ergens daartussen ligt het optimale”, vervolgt Van den Heuvel. “Het advies in het eindrapport is om van de huidige negen naar vier faculteiten te gaan. Vier leek vanuit de werkgroep een goed aantal om de faculteiten in balans te brengen. Zo is het mogelijk dat iedere faculteit ongeveer hetzelfde budget, aantal FTE (werkuren personeel, red.), en aantal studenten heeft”, legt hij uit.

“Die vier faculteiten moesten vervolgens op een bepaalde manier ingedeeld worden. Na een rondje langs alle decanen kwam een indeling op basis van disciplines bovendrijven. Op basis daarvan hebben we ter illustratie een mogelijke indeling van vier nieuwe faculteiten geformeerd. Dat was niet bedoeld als onderdeel van het advies, maar als voorbeeld hoe het eruit zou kunnen komen te zien.” Het rapport schrijft hierover: 'De FGTU/e-werkgroep zal niet de precieze clustering van onderzoeksgroepen voorschrijven, noch de precieze faculteitsgrenzen. Het clusteringsproces kan namelijk het beste bottom-up plaatsvinden.'

Het voorbeeld uit het eindrapport van hoe een indeling in vier faculteiten eruit zou kunnen zien.

• Faculty of Basic Sciences. Chemistry and Materials (afsplitsing CE&C) / Applied Physics / Biomedical Engineering / Mathematics (afsplitsing M&CS). 
• Faculty of Applied Engineering. Computer Science (afsplitsing M&CS) / Electrical Engineering.
• Faculty of Manufacturing Technologies. Chemical Engineering (afsplitsing CE&C) / Mechanical Engineering / Built Environment Engineering (afsplitsing BE).
• Faculty of Design and Innovation. Industrial Engineering & Innovation Sciences / Industrial Design / Built Environment Design (afsplitsing BE).

Hoe reageerden de faculteiten en de diensten op dit advies?

“Toen ik de vier voorbeeldfaculteiten in het adviesrapport zag, dacht ik: ‘Ik denk niet dat dit het moeten worden’. Dat mijn faculteit (AP&SE) gegroepeerd wordt onder ‘Basic Sciences’ klopt voor mij niet. We hebben inderdaad fundamenteel onderzoek, maar we zijn ook ontzettend trots op ons toegepaste onderzoek. En ik zou niet willen dat deze twee uiteindelijk worden opgeknipt, zoals in dit advies bij sommige faculteiten is gebeurd”, aldus Storm.

“Theo Salet (decaan Built Environment, wiens faculteit wordt gesplitst in ‘BE engineering’ en ‘BE design’ in het plan, red.) heeft dan ook meteen gezegd: ‘Dat gaat niet gebeuren’”, zegt Storm. Salet bevestigd desgevraagd dat hij stevig stelling heeft genomen. ‘De faculteit BE zet in haar missie en visie in op systeemoplossingen voor maatschappelijke vraagstukken in het stedelijke gebied en kiest sinds haar bestaan juist strategisch voor de versterking van de verbinding tussen ontwerp en engineering. Hier zetten we met de facultaire strategie 2020-2030 vol op in’, mailt hij.

Voor de diensten lijken de voorgestelde veranderingen minder moeilijk dan de faculteiten. “Ik kan mij vinden in de grove denkrichting van het advies. Een duidelijke en eenvoudige governance zou helpen in de besluitvorming.  Bovendien zijn er al diensten, zoals ESA, die in de gesuggereerde ketens werken. Aan de diensten zal het dus niet liggen, wij bewegen al mee, kijk ook maar naar de ontwikkelingen nu in SQUAD (programma ter evaluatie en verbetering TU/e-diensten red.). Het zijn vooral de faculteiten die onderling verschillen in cultuur”, aldus ESA-directeur Van der Schaft.

Wat gaat er nu gebeuren?

“Onze opdracht was om een analyse van de huidige governance te maken en een advies voor de toekomst, niet om een implementatieplan op te stellen. De analyse en het advies zijn nu afgerond. Er zal nog detaillering nodig zijn voor een implementatieplan, maar dat was dus niet de opdracht van deze werkgroep. Het is dus wachten op een nieuwe voorzitter”, zegt Van den Heuvel. “Het advies ligt nu bij het CvB en zij zijn aan het nadenken over de vervolgstappen.”

“Ik verwacht in het begin vooral voorbereidende stappen”, zegt Storm. “Voordat je de hele universiteit een majeure verandering laat ondergaan, moet je vanuit leiderschap eerst de hand in eigen boezem steken. Jezelf de vraag stellen: wat kunnen wij al doen? Faculteiten zijn nu namelijk erg autonoom en worden toegestaan verschillend beleid te verzinnen op dezelfde vraagstukken. Dan kun je naar het CvB kijken, maar je kunt ook als decaan zelf alvast kijken naar uniformering. Samenvoegen op korte termijn zie ik in ieder geval niet gebeuren. Dat is de uitkomst van de heidag.”

“Het moet uiteindelijk voor iedere laag duidelijk worden: what’s in it for me? Nu weten we dat het advies een bestuurlijk voordeel geeft, maar het is nog beperkt duidelijk wat een onderzoeker of een docent eraan heeft”, vervolgt Storm. “Ik denk dat project Beethoven een prachtige casus is. Vier faculteiten die samen werken aan hetzelfde project. Eén centrale stuurgroep die besluit over alles van personeel tot marketing tot Real Estate. Dat is eigenlijk een kleinere versie van wat we willen met de nieuwe governance.”

Is het plan voor nu dan van de baan?

“Het advies wordt op dit moment niet door iedereen omarmd, dus we gaan het niet 1 januari invoeren, nee. Het is in mijn ogen niet van de baan, maar het is naar de lange termijn verschoven”, aldus Van den Heuvel. “Dit is voor het eerst dat er serieus naar de organisatie is gekeken en dat er een poging gedaan is om een nieuw organisatievoorstel te doen. Dit is een moment om te zeggen: als we naar een andere governance willen, wat zijn dan de stappen die we moeten nemen?”

“Ik heb het ook nooit als een voorstel gezien voor volgend jaar. De timing is nooit helder gemaakt”, valt Storm bij. “We hebben tijdens de overleggen eens iemand van de Universiteit Utrecht te gast gehad en hij zei: reken zeker tien jaar voor zo’n verandering.”

Was de inspanning van de werkgroep dan verloren tijd?

“Dit was absoluut een essentiële discussie, daar zijn we eerder te laat dan te vroeg mee begonnen. Veranderingen zijn altijd moeilijk en het gaat nu best goed dus dan wordt er gedacht: waarom zouden we veranderen? Maar hoe zorgen we dat het over tien of dertig jaar nog steeds goed gaat? ”, vraagt Storm. “Het is dus absoluut geen verloren tijd geweest. Er moest een aftrap gemaakt geworden en dat voelt voor mij als decaan ook moeilijk op bepaalde plekken, maar we moeten hier over nadenken.”

“Ik denk ook dat als dit rapport door iedereen omarmd was geweest, dat het geen goed rapport was”, vult Van den Heuvel aan. “Dus zoals Jack Welch zei: ‘Change before you have to’”.