In de wandelgangen van Matrix, MetaForum en Auditorium wordt er flink gemopperd over Unit4, het financiële systeem dat sinds januari in gebruik is genomen aan de TU/e. Facturen die niet betaald worden, leveranciers die daardoor in de problemen komen. Freelancers die sinds januari al geen betaling hebben gehad. Huilende ZZP’ers aan de telefoon omdat hun geld te laat komt. Opdrachtgevers die vervolgens niet kunnen inzien wat de status van de factuur is en zich daar rot over voelen. Wat is er aan de hand?

Achterstand

In de eerste maanden dat Unit4 actief was, duurde het veel langer dan normaal voordat facturen betaalde werden. Per dag komen er bij de TU/e honderden facturen binnen. Extra verwerkingstijd leidt dan al snel tot een flinke achterstand.

De eerste helft van februari was er een voorraad van ongeveer 5.000 facturen, waaronder een aantal facturen uit 2023, zegt Henk-Jan Bodewitz, directeur Finance & Control (F&C) desgevraagd. In de eerste week van april is de werkvoorraad volgens hem gezakt naar een volume van 1.700 facturen. Het overgrote deel is van recente datum, dat wil zeggen hoogstens twee weken oud. “Er zijn nog enkele tientallen facturen die ouder zijn dan drie weken. Deze laatste facturen krijgen specifiek aandacht om ze zo snel mogelijk te betalen”, aldus Bodewitz.

Kinderziektes

De F&C-directeur geeft graag uitleg over het ontstaan van de problemen en de manier waarop achter de schermen gewerkt wordt om ze op te lossen. “Op 1 januari is uniFI daadwerkelijk live gegaan. Het project uniFI omvat een financieel system Unit4 en een inkoopsysteem Proactis.  Bij de start is een achterstand in de factuurverwerking ontstaan", vertelt Bodewitz. “Oorzaak was deels het gevolg van het leren werken met de nieuwe systemen. Daarnaast hadden de systemen last van kinderziektes. Dat was vooraf ook door het projectteam uniFI gecommuniceerd. Er treden namelijk altijd hickups op als systemen in productie gaan. Zo werkte in dit geval bijvoorbeeld de koppeling tussen de twee systemen nog niet op alle punten optimaal. Die knelpunten zijn opgelost door het team uniFI samen met de leverancier.”

Freelancer

Afgelopen week kreeg Cursor de volgende noodkreet van een freelance vertaler die voor de Engelse teksten zorgen. “Sorry dat ik hiermee stoor, maar ik zit een beetje met een probleem. Mijn facturen worden namelijk niet meer betaald door TU/e. Ik heb al heel wat herinneringen verstuurd en er achteraan gebeld. Ze zeggen dan steeds dat ze er naar gaan kijken maar er gebeurt maar niks. Ik heb nog facturen uit januari die nog niet betaald zijn en waar ik al omzetbelasting over heb moeten betalen”, aldus Lente van den Berg. Gelukkig heeft ze meer opdrachtgevers. “Ik kom er zelf niet door in de problemen, maar bij elkaar is het nu toch duizenden euro's die ik nog niet binnen heb.”

Inhaalslag

Ondertussen is F&C hard aan het werk om de achterstand in te lopen. Bodewitz: “Voor de livegang hadden we al extra capaciteit ingezet. We hebben opgeschaald toen bleek dat de achterstand opliep. We hebben die extra capaciteit gericht ingezet om de oudste facturen zo snel mogelijk weg te werken. Voor de facturen uit 2023 hebben we een aparte inhaalslag gemaakt.”

Inmiddels zijn over de eerste drie maanden van dit jaar zo’n 15.000 facturen verwerkt en betaald. “Dat is een normaal aantal voor het eerste kwartaal. De TU/e hanteert een betaaltermijn van 30 dagen. In de eerste maanden van dit jaar hebben we die betaaltermijn echter helaas niet altijd gehaald”, zegt Bodewitz. Vertaalster Van den Berg heeft op moment van schrijven nog zeven facturen die niet op tijd betaald zijn, de oudste is van 26 januari 2024.

Dienstverlening F&C

‘Het nieuwe systeem biedt mogelijkheden om efficiënter te werken en de dienstverlening van Finance & Control naar een hoger niveau te tillen’, staat er op de intranetpagina van F&C. Freelancer Van den Berg noemt het goede bedoelingen, “maar naar mijn ervaring heeft het een averechts effect gehad. Hiervoor had ik namelijk nooit problemen.”

Bodewitz begrijpt de ellende van de indieners van facturen. “Het is natuurlijk erg vervelend dat partijen langer dan gebruikelijk op hun geld hebben moeten wachten, zeker in het geval van freelancers die het direct nodig hebben voor hun inkomen. De extra capaciteit en de maatregelen hebben, helaas en hoe vervelend ook, niet kunnen voorkomen dat er partijen die later zijn betaald dan wenselijk is.”

Volgens Bodewitz zijn de grootste problemen achter de rug. “We zitten weer in een situatie waarin we de inkomende facturen betalen binnen de gebruikelijke termijn. De komende weken blijven we extra personeel inzetten. Mochten er nog individuele gevallen zijn, dan kunnen we die daarmee snel oplossen.”