Een korte rondgang langs andere uni’s laat zien dat het aantal meldingen, teruggerekend naar een jaar, iets lager ligt dan bij andere universiteiten maar daarbij moet worden opgemerkt dat de TU/e een relatief kleine universiteit is. Als je het zou vergelijken op studentenaantallen zou je weer relatief veel meldingen zien bij de TU/e. Ook valt op te merken dat deze ombuds gericht is op de medewerkers. Studenten zelf kunnen bij Soedira geen zaken melden, maar zij hebben sinds kort een eigen ‘studentenombuds’. Daarover zal Cursor binnenkort ook een stuk schrijven.

Vertrouwelijkheid en verweer

De ombuds heeft kritiek op de opzet van onderzoeken bij misstandszaken omdat die het verweer van betrokkenen momenteel kunnen beperken: ‘Het kan evenwel anders worden als met de conclusies en aanbevelingen van een onderzoek niets of onvoldoende wordt gedaan. Dit geldt te meer als het rapport van het onderzoek vertrouwelijk is – en dit is eigenlijk standaard - en slechts een beperkt aantal betrokkenen inzage krijgen. Betrokkenen die zien dat met de adviezen en aanbevelingen in het rapport nauwelijks iets wordt gedaan, kunnen zich hier mede vanwege de vertrouwelijkheid niet op een goede manier tegen verweren. In dergelijke situaties kan met recht de vraag worden opgeworpen wat het doel en zin was van het onderzoek.’ Cursor schreef onlangs nog over een zaak bij de faculteit Bouwkunde waar drie hoogleraren opstapten en precies over dit punt klagen: het CvB en het faculteitsbestuur zouden volgens hen niet hebben gehandeld naar de conclusies en aanbevelingen in het onderzoeksrapport over hun zaak. Maar dit is door de vertrouwelijkheid niet controleerbaar voor anderen of de media.. 

Misbruik van mediation

De ombuds heeft verder tijdens haar werk geconstateerd dat mediation aan de TU/e niet altijd wordt ingezet zoals het zou moeten en soms misbruikt wordt om van medewerkers af te komen: ‘Mediation valt of staat met vrijwillige deelname aan het proces. Vrijwilligheid is immers een van de kernwaarden van mediation naast de principiële bereidheid het eigen standpunt ter discussie te stellen. Ik constateer evenwel dat deelneming aan mediation niet altijd een vrijwillige basis kent, maar dat het ook aan medewerkers wordt opgelegd. Ook als de condities voor effectieve mediation door het voortraject ernstig ondermijnd zijn. In het verlengde daarvan zie ik dat mediation in bepaalde gevallen wordt gebruikt voor een ander doel dan waarvoor het is bedoeld: mediation als voorportaal voor het kunnen inzetten van het traject tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst. Het spreekt voor zich dat dergelijke handelwijzen niet samengaan met een sociaal veilige werkomgeving.’

Verder geeft de ombuds nog enkele concrete aanbevelingen:

• Leidinggevenden zouden regelmatig feedback of een beoordeling van hun werk moeten vragen aan ondergeschikte medewerkers;
• Er zouden consequenties moeten zijn als een leidinggevende stelselmatig faalt in zijn of haar leiderschap;
• Jaargesprekken moeten ook echt jaarlijks worden gehouden. Ook moet het formulier opnieuw worden bekeken door HR. De jaargesprekken lijken nu vaak op beoordelingsgesprekken, iets dat HR stelt dat eigenlijk niet mag. Om dit te voorkomen moet het formulier worden aangepast;
• Bij interne doorschuiving moet een potentieel leidinggevende even streng worden beoordeeld als een kandidaat van buiten. Intern doorschuiven levert lang niet altijd de beste leiders op;
• De klokkenluidersregeling moet worden nagelopen of deze voldoende geborgd is. (dit rapport is al enkele maanden geleden verschenen, ondertussen is duidelijk dat de huidige regeling niet voldoet aan de wet, red.);
• De waarden en normen van de TU/e zouden in elke kamer moeten hangen zodat ze ieder bekend zijn en men elkaar erop kan wijzen indien nodig;
• Er zouden verplichte exitgesprekken moeten komen. Je reden van vertrek anoniem melden zou ook moeten kunnen;
• Re-integratietrajecten moeten beter worden begeleid door HR en de betrokken leidinggevende. Dergelijke trajecten worden nu niet altijd volgens de regels uitgevoerd omdat HR en leidinggevenden hun rollen niet of niet voldoende uitvoeren;
• De secretaris van de Raad van Toezicht zou in het kader van onafhankelijkheid niet dezelfde persoon moeten zijn als de secretaris van het College van Bestuur. Het is ook niet wenselijk dat als iemand een melding wil doen van een misstand waar het College van Bestuur bij betrokken is, en dat moet doen bij de Raad van Toezicht, die geconfronteerd wordt met een secretaris die als bestuurssecretaris tevens ‘onderdeel’ uitmaakt van het CvB;
• De klachtenprocedure zou opnieuw bekeken moeten worden om te zien of er een procedure mogelijk is die minder schade berokkent bij betrokkenen. Vooral het oproepen van betrokkenen naar een zitting lijkt de ombuds potentieel schadelijk.

De ombuds geeft in haar rapport ook aan dat ze de inzet van verschillende afdelingen binnen en buiten de universiteit om te werken aan verbetering zeker ziet, maar dat er tegelijk ook echt nog veel meer nodig is. Het publieke rapport zal over drie weken nog besproken worden in de U-raad (interne link). De redactie maakt hierbij duidelijk dat dit een openbaar rapport is, maar dat dit niet via de ombudsman aan de redactie is verstrekt.