Over wat hem enige jaren terug is overkomen wil hij het niet hebben. Maar dat hij uiteindelijk weer kon terugkeren op zijn post bij Finance & Control en nu de kans krijgt als adviseur mee te blijven denken, daarover is hij zeer gelukkig. “Een mooi voorbeeld van goed werkgeverschap”, noemt Ruud van de Donk het, die zegt “de leukste baan” aan “de mooiste universiteit” te hebben.

Een terugblik van de spin in het financiële web van de universiteit. Want dat is zoals hij de afgelopen jaren zijn rol zag aan de TU/e. Hij gebruikt er graag het acroniem voor dat ook verwijst naar zijn favoriete voetbalclub: PSV, wat staat voor Planning, Sturing en Verantwoording. “Vanuit Finance & Control kunnen we laten zien welke richting de universiteit op kan gaan of zou moeten gaan, en dat doen we op een verantwoorde wijze. Daarnaast adviseren we op allerlei vlakken en kunnen we eventueel bijsturen. Daar leggen we uiteindelijk verantwoording over af in de jaarrekening.”

Stijging omzet   

Van de Donk noemt de grootste clusters waar de middelen van de universiteit aan worden uitgeven: personeelskosten (zo’n zestig procent van het budget) en vastgoed. Wie kijkt naar de meerjarenplanning ziet dat de omzet van de universiteit de komende jaren fors gaat toenemen; van zo’n kleine 380 miljoen in 2022 naar een verwachte 500 miljoen in 2026.

Dat is in enkele jaren een flinke stijging, waar is die op terug te voeren? Van de Donk: “Ja, niet iedereen hier aan onze universiteit zal er weet van hebben dat we over enkele jaren een omzet van een half miljard zullen behalen. En dat voor een relatief kleine universiteit. Dat is op een aantal factoren terug te voeren. Zo gaan we de komende jaren echt de financiële effecten zien van de enorme groei die we de afgelopen jaren hebben doorgemaakt voor wat betreft het aantal studenten. De rijksvergoeding daarvoor ontvangt de universiteit voor een groot deel namelijk pas na het afstuderen van de student. Daarnaast heeft er de afgelopen jaren ook een indexering van het collegegeld plaatsgevonden, waardoor er meer geld binnenkomt. Ook krijgen we extra studievoorschotmiddelen en middelen uit de sectorplannen – voor 2023 begroot op zo’n 10 miljoen – en draaien we mee in enkele grote zwaartekrachtprogramma’s, waar we ook jaarlijks gelden uit ontvangen.”

Stabiele samenstelling

Dat de Eindhovense universiteit al jaren een vrij stabiele samenstelling kent van administratieve eenheden – negen faculteiten en tien ondersteunende diensten – noemt Van de Donk ook een groot voordeel, omdat er daardoor rust is en er op financieel gebied niet voortdurend van alles opnieuw moet worden ingericht.

Dat betekent volgens hem dat er ruimte is voor financiering van nieuw beleid, zoals bijvoorbeeld voor de vier onderzoeksinstituten, waar enkele tientallen miljoenen euro’s voor beschikbaar zijn gemaakt. Maar ook voor zaken zoals de invoering van het Irène Curie Fellowship programma of het optuigen van de plannen voor meer sociale veiligheid en de kosten die daaraan verbonden zijn. "Die laatste posten zijn niet heel bewerkelijk, omdat daar niet direct heel grote bedragen mee gemoeid zijn”, zegt de oud-directeur. “Maar we reserveren er natuurlijk wel geld voor in de begroting.”

Trots

Waar is Van de Donk terugkijkend op de afgelopen elf jaar nu echt trots op? “Dan noem ik bijvoorbeeld de opzet en start van JADS in Den Bosch in 2015 in het voormalige klooster Mariënburg. Ik vind het nog altijd fantastisch hoe de TU/e dit van de grond heeft weten te krijgen en weten te financieren in nauwe samenwerking met de Universiteit Tilburg, de Bossche gemeente en de Provincie Brabant. Ook het wegvallen in 2011 van de zogeheten FES-gelden (extra investeringen in onderzoek die door de overheid betaald werden uit de aardgasopbrengsten, red.) hebben we hier in Eindhoven mooi weten op te vangen met de invoering van het Impuls-programma. Daarmee werd de samenwerking met het bedrijfsleven gestimuleerd en dat zorgde voor veel extra promotieplaatsen.”

Een overeenkomst die Van de Donk wist te bereiken met de Belastingdienst en die betrekking heeft op dat deel van het universitair onderwijs en onderzoek waarover BTW kan worden teruggevraagd, leverde de universiteit al zo’n twintig miljoen euro extra op, zegt hij met een brede glimlach. “Daarvoor moesten we stevig investeren in de relatie die we hebben opgebouwd met de belastinginspecteur, daar zijn zeker enkele jaren overheen gegaan. Dat is echt een teamprestatie geweest en zelfs in de binnenwereld hier aan de TU/e krijgt men daar maar weinig van mee. Maar inmiddels kijken veel andere universiteiten naar ons hoe we dat voor elkaar hebben gekregen.”   

Overstap

Per 1 april is Van de Donk dus directeur af en zal hij gaan optreden als adviseur voor het CvB. Over de afdeling die hij achter zich laat, zegt hij dat daar zeer hard gewerkt wordt en dat het ook een uitdaging is om alle ballen in de lucht te houden en om voldoende goed gekwalificeerde nieuwe mensen aan te trekken. Dat alles zorgt volgens hem voor steeds meer werkdruk.

“De concurrentie bij de zoektocht naar geschikte mensen is groot, maar dat is niet alleen bij onze afdeling zo.” Het advies voor zijn opvolger is duidelijk: “Vertrouw op de afdelingshoofden binnen de dienst. Als directeur ben je de schatbewaarder - om maar eens een oud woord te gebruiken - van deze instelling en verantwoordelijk om die financieel gezond te houden. Dat doet F&C op heel veel verschillende vlakken, van de financiële regelingen van allerhande onderzoeksprojecten tot de bekostiging van het vastgoed. Deze functie vraagt daarom inlevingsvermogen en veel fingerspitzengefühl.” Vanuit zijn nieuwe functie wil Van de Donk daar graag een handje bij helpen.