‘Lost in our intranet jungle?’ is een van de punchlines in de communicatie rondom de lancering van het nieuwe TU/e-intranet. Dat zegt veel over hoe lastig het was om je weg te vinden in het oude intranet, dat tien jaar is meegegaan.

“De zoekmachine was daar inderdaad een zoekmachine – geen vindmachine”, zegt Maarten van den Dungen, directeur a.i. van het Communicatie Expertise Centrum, met een knipoog. Hij is voorzitter van de stuurgroep voor het nieuwe intranet. Rein van den Bosch, die vanuit Library Information Services (LIS) leiding geeft aan het project, legt uit waarom het nu anders is: “We stappen over naar een intranet in Sharepoint: een toekomstbestendig systeem met een goede zoekmachine, dat verbonden is met andere Microsoft-producten voor een integrale beleving, Zo doorzoekt de zoekmachine bijvoorbeeld ook Teams en OneDrive.” 

“Niet schrikken dus als je je eigen documenten terugziet in de zoekresultaten: die staan niet op het intranet”, stelt Van den Dungen alvast gerust.

Nieuwe releases

Wat de snelheid van het zoeken en de kwaliteit van de resultaten overigens ook zal verbeteren, is dat er door de redacteuren flink is gesnoeid in het aantal pagina’s met informatie. Ook is nu duidelijker van welk organisatieonderdeel bepaalde informatie afkomstig is.

Directe aanleiding om over te stappen naar een nieuw intranet was dat het einde van de levensduur van het huidige systeem, Typo3 v.8, in zicht kwam, zegt Van den Dungen. “De keuze was tussen een dure upgrade of verder kijken.” Sharepoint heeft zoals gezegd als voordeel dat het goed samenwerkt met andere Microsoft-applicaties. Ook is het nieuwe intranet prima mobiel te gebruiken.

En: Sharepoint heeft als mogelijkheid om het intranet op den duur personaliseerbaar te maken. “Zodat je informatie krijgt die voor jou relevant is: bijvoorbeeld over de openingstijden van het gebouw waar je werkt.” Ook is het in Sharepoint mogelijk om het intranet steeds socialer te maken, met mogelijkheden om contact te leggen met collega’s. Deze laatste opties zijn in de 1.0-versie nog niet aanwezig, maar komen er wel aan, belooft Van den Dungen. “We willen naar een intranet dat – aansluitend bij onze kernwaarden – niet alleen informeert, maar ook verbindingen legt tussen medewerkers en hen laat samenwerken.”

Engels

En waar het vorige intranet, dat tien jaar heeft gefunctioneerd, “een statische set pagina’s was die eigenlijk al vanaf de lancering begon te verouderen”, zal het nieuwe intranet veel dynamischer zijn: “Er ligt een roadmap: je kunt elk jaar een nieuwe release van het intranet verwachten met nieuwe features.”

Nieuw is ook dat het intranet niet langer tweetalig is, maar volledig Engelstalig. Voor wie toch liever in het Nederlands leest, is een handleiding beschikbaar om pagina’s eenvoudig naar het Nederlands te vertalen. Sommige pagina’s, bijvoorbeeld met veiligheidsvoorschriften, zijn overigens wel tweetalig. Dit vanwege wettelijke regels.

De keuze tussen een- of tweetalig was er een tussen twee kwaden, aldus Van den Dungen. “We hebben gekozen voor één taal, en dus voor minder pagina’s, waardoor er meer menskracht overbleef om ervoor te zorgen dat alles technisch goed loopt.” En waarom Engels? “Dat is de voertaal op de TU/e en bovendien een inclusievere keuze dan Nederlands. Bij de start van het vorige intranet was misschien tien procent van het medewerkersbestand internationaal; nu is dat dertig procent.”

Snelschaken

“We zijn in januari 2022 begonnen met de opbouw van het project en op 15 december was de migratie gereed – waarna we de launch over de feestdagen heen hebben getild.” Projectleider Rein van den Bosch is trots op het intranet dat er nu staat, en op zijn team die dit binnen een jaar heeft neergezet. “Vanwege de tijdsdruk moesten we veel verschillende activiteiten parallel uitvoeren. Het was snelschaken op meerdere borden tegelijk, naast ieders andere werkzaamheden. Het team heeft echt een knappe prestatie neergezet.”

Behalve de stuurgroep was er ook een klankbordgroep betrokken, samengesteld uit wetenschappelijk en ondersteunend personeel, “met bijvoorbeeld secretaresses maar ook een managing director.” Het voorjaar werd uitgetrokken om de strategie te bepalen, knopen door te hakken en een proefversie te bouwen. “Toen de toestemming van het College van Bestuur binnen was, hebben we de zomer doorgewerkt om de overzetting technisch voor te bereiden en om TU/e-breed de verbinding te leggen met alle betrokkenen, onder wie de redacteuren.”

Nu rest alleen nog de lancering, die Van den Bosch met vertrouwen en een kleine dosis gezonde spanning tegemoet ziet. “Na de livegang blijven we in gesprek met de klankbordgroep voor de doorontwikkeling van het intranet. Ook starten we een keyuser community: een groep ervaren gebruikers uit de diensten en faculteiten, die ons doorlopend van feedback voorzien en ondersteunen bij de doorontwikkeling.”

Gebruikers die een bug willen melden of een tip willen delen, kunnen dat doorgeven via de supportpagina in het intranet (zie hoofdmenu) of door telefonisch contact op te nemen met de servicedesk.