Een nieuwe internationale werknemer heeft onder andere een burgerservicenummer (BSN) nodig. Daarnaast moeten bijvoorbeeld ook een Nederlandse bankrekening en zorgverzekering worden geregeld, maar daarvoor heb je eerst dat BSN nodig. Dat nummer wordt in Eindhoven geregeld bij het Holland Expat Center waar nieuwe werknemers uit het buitenland zich registreren in de basisregistratie personen (BRP), vervolgens krijgen ze - indien van toepassing - hun verblijfsvergunning van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) en op dat moment het begeerde BSN.

Bij het Holland Expat Center en de gemeente Eindhoven – het Stadskantoor is de tweede optie om dit te regelen - bestaat momenteel een personeelstekort, waardoor de internationale mensen pas vanaf de tweede helft van december voor het eerst terecht kunnen voor een afspraak. Dat is te laat, want halverwege december sluit het financiële jaar van de TU/e en de salarisverwerking vindt al plaats in de eerste helft van december. Dit heeft tot gevolg dat er pas weer internationale medewerkers kunnen worden aangenomen vanaf 1 januari 2023. De gemeente Eindhoven heeft bevestigd dat er een personeelstekort is. 

Na publicatie van dit artikel kwam naar buiten dat de gemeente extra capaciteit heeft vrijgemaakt om dit probleem aan te pakken. De directeur HRM van de TU/e laat weten: "Onze ruimte bij het HEC om nieuwe TU/e-medewerkers te helpen bij de noodzakelijke stappen, zit tot medio december vol. Daarom heeft de gemeente extra capaciteit beschikbaar gesteld, bij het gemeentekantoor zelf. We zijn de gemeente daar zeer dankbaar voor. Die extra capaciteit is beperkt, en reserveren we hoofdzakelijk voor nieuwe internationale medewerkers (payroll) voor wie het indiensttredingsproces in AFAS reeds vóór 19 september 2022 is opgestart én die nog in 2022 in dienst zouden treden, én voor noodgevallen. Denk bij dit laatste aan een onderzoeker die financiering kwijt zou raken als de indiensttreding niet op tijd geregeld is.” Bij verdere navraag bij de gemeente wordt echter duidelijk dat dit niet klopt en de extra capaciteit niet gaat om extra mensen die nu direct nieuwe medewerkers kunnen inschrijven in de BRP, maar om het opleiden van nieuwe BRP-medewerkers die na hun opleiding kunnen worden ingezet. De gemeente Eindoven:  "In de begroting 2022 van de gemeente Eindhoven is extra geld beschikbaar gesteld om de formatie uit te breiden, waardoor we nu nieuwe mensen kunnen opleiden. Er is capaciteit geregeld voor uitbreiding met 5 fte. Omdat in de huidige arbeidsmarkt geen ervaren krachten te vinden zijn, volgen deze nieuwe mensen nu een interne opleidingsklas. Na de benodigde opleiding van ongeveer 8 maanden zijn ze inzetbaar voor BRP-registratie."

Aannemen versus starten

Een mail over dit probleem is 23 september jongstleden verstuurd naar verschillende onderzoeksgroepen binnen de TU/e. Een bezorgde onderzoeker attendeerde Cursor op de kwestie. Cursor heeft contact gezocht met een van de ondertekenaars van de mail, maar die verwijst naar de directeur HRM, Mariska Brzözek. De mail is op haar verzoek verstuurd. Het tijdelijke uitstel is van kracht van 19 september tot 1 januari 2023. Brzözek laat weten "dat het niet om een aannamestop gaat, maar om een startstop". Internationaal personeel zou dus momenteel niet kunnen starten maar wel kunnen worden aangenomen. Op de vraag wat aannemen dan precies inhoudt, wil de directeur HRM verder niet ingaan. Ze zegt dat "Personeel sowieso kan worden aangenomen, maar met ingangsdatum per 1-1-2023." Uit de originele mail blijkt in ieder geval wat er momenteel niet mogelijk is:

• een BSN aanvragen,
• een bankrekening aanvragen;
• een belastingkorting regelen;
• een salaris uitbetalen;
• een zorgverzekering regelen;
• een huisarts regelen;
• toeslagen ontvangen.

Een contract opstellen ter aanname zou hiermee in ieder geval niet volledig kunnen zijn.

Op de vraag waarom de mensen in Eindhoven naar het Holland Expat Center moeten voor hun registratie en waarom de gemeente het niet overneemt, laat Brzözek weten dat “de medewerkers Basis Registratie Personen in dienst zijn van de gemeente Eindhoven; het Stadskantoor van de gemeente Eindhoven leent deze personen uit aan het Holland Expat Center. Als men bij het Holland Expat Center niet meer terecht kan, kunnen er slechts in beperkte mate afspraken worden ingepland bij het Stadskantoor van de gemeente Eindhoven. Van deze mogelijkheid maken we als TU/e reeds gebruik. Daarbij zijn we met de afdeling Burgerzaken van het Stadskantoor dringend in gesprek om dit jaar toch nog een aantal plekken voor de TU/e beschikbaar te hebben voor zeer urgente situaties: denk dan aan een promovendus die nog dit jaar moet starten omdat anders de externe financiering wegvalt.”

Het probleem dat zich nu aandient, is ook niet 1-2-3 op te lossen: “Eerder dit jaar hebben we van het Holland Expat Center vernomen dat het ongeveer negen maanden duurt om een BRP-medewerker volledig op te leiden”, zegt de directeur HRM. Op de vraag of dit probleem al eerder is voorgekomen, laat zij weten: “Kort voor de zomerperiode was er korte tijd sprake van enigszins langere doorlooptijden voor de inschrijving in de BRP. Oorzaken hiervan waren gelegen in de enorme groei van de stad Eindhoven, duizend Oekraïners die met voorrang dienden te worden ingeschreven in de BRP, het groeiend aantal internationale medewerkers bij ASML, TU/e, et cetera, en een (landelijk) gebrek aan BRP-medewerkers. Nadat de inschrijvingen van de Oekraïners grotendeels achter de rug waren en er extra capaciteit beschikbaar was gemaakt, werden de lange doorlooptijden vrij snel verkort en weer beheersbaar. Met de huidige instroom zijn de doorlooptijden weer toegenomen.”

Grote impact

Shuxia Tao, een onderzoekster bij de faculteit Applied Physics die ook met deze stop te maken kreeg, uit haar bezorgdheid over de kwestie: “De impact op onderzoeksgroepen zoals de mijne is heel groot omdat ik van plan was drie nieuwe promovendi aan te nemen in de komende maanden, die nu allemaal maanden vertraging oplopen. Om het nog maar niet te hebben over de impact op deze jonge mensen die graag snel hun carrière willen starten. Daarnaast kan ik me voorstellen dat het ook impact heeft op de groei-ambities van de TU/e. Ik hoop dat de betrokken partijen een manier kunnen vinden om dit probleem aan te pakken.”

Voor de duidelijkheid: voor nieuwe internationale medewerkers waarvan het recruitmentproces al voor 19 september is gestart in InSite én die gaan starten in 2022 én die al een afspraak hebben bij het Holland Expat Center vóór 13 december, geldt bovenstaand probleem niet. Nieuwe medewerkers die al een BSN hebben (zowel Nederlandse als internationale vanwege eerdere registratie in Nederland) kunnen wel starten met hun baan, al werpt ook de huizencrisis hier natuurlijk een drempel op, zo valt te lezen in de mail.