Toen hij commissaris Externe Betrekkingen was bij studievereniging GEWIS, trokken zijn medebestuursleden Ralph van Ierland ’s avonds regelmatig achter zijn pc vandaan. ‘Kom Ralph, tijd voor een biertje. Het is mooi geweest voor vandaag.’

“Ik maakte lange werkdagen, dat zag ik anderen ook doen. Maar, ik miste een referentiepunt: waar doe ik het voor? Het was hartstikke leuk om te doen, maar ik had geen concrete doelen gesteld wat ik zélf uit mijn bestuursjaar wilde halen en had niet bepaald waar mijn grenzen lagen.”

Van Ierland, inmiddels masterstudent Applied Mathematics, vervolgt: “De meeste studentbestuurders nemen niet helemaal de tijd om dat voor zichzelf uit te pluizen. Ze blijven maar doorgaan en elk jaar lopen ze tegen vergelijkbare problemen aan. Ik heb regelmatig bestuursleden van verenigingen zien uitvallen met een burn-out, dat is op onze leeftijd natuurlijk idioot. Ik hoop dat we met ons vak Successfully managing your board year studentbestuurders in hun eerste maanden de juiste handvatten kunnen geven voor de rest van hun bestuursjaar.”

“Je komt er vaak pas aan het eind van het bestuursjaar achter dat je dingen makkelijker had kunnen doen. In dit vak leer je evidence-based hoe je effectiever kunt besturen. Natuurlijk is het een fantastische ervaring om een bestuursjaar te doen. Je doet het omdat je hart hebt voor je vereniging, maar het is ook belangrijk dat je jezelf centraal stelt. Met dit vak krijg je de benodigde bagage mee over leidinggeven, omgaan met conflicten, het motiveren van vrijwilligers, en diversiteit en inclusiviteit binnen het bestuur. Ook leer je onderhandelen als je met bedrijven spreekt, of als je aan tafel zit met rector Frank Baaijens, wat wel eens gebeurt als je bestuurslid bent van een studentenfractie in de U-raad.”

De uitwerking

Van Ierlands bestuursjaar bij GEWIS ligt al even achter hem, maar hij had graag gewild dat hij toen zo’n vak had kunnen volgen. Toen hij een paar jaar later in de Universiteitsraad zat voor studentenfractie Groep-één, pakte hij samen met zijn fractiegenoot Anne Jenster (student Industrial Design) het plan op om het vak werkelijkheid te laten worden.

Op een enquête die ze uitzetten onder bestuurders van verschillende verenigingen en over verschillende jaarlagen kregen ze 207 reacties. “Daaruit bleek dat het gros van hen zou overwegen om een vak over besturen te volgen”, zegt Van Ierland.

Dan kun je wel bedenken dat je een nieuw vak wilt en de doelgroep bevragen waar zij behoefte aan heeft, maar een vak ontwerpen is andere koek. De theorie en de vakkennis lieten ze graag over aan de docenten bij de faculteit Industrial Engineering and Innovation Sciences. “Eva Demerouti en Sonja Rispens van de vakgroep Human Performance Management waren meteen enthousiast over het plan. Zij hebben vanaf het begin meegedacht, de theorie ingebracht in het vak en er één geheel van gemaakt, zodat het ook vijf studiepunten waardig is”, vertelt Van Ierland.

“Education and Student Affairs biedt trainingen ter voorbereiding op je bestuursjaar, maar dit keuzevak gaat veel dieper en uitgebreider in op de theorie rond bijvoorbeeld leiderschap en hoe je dat toepast. Als bestuur word je erop afgerekend als je iets niet goed doet. Daarom is het belangrijk dat je samen duidelijk communiceert waarom dingen wel of niet lukken. En dat je samen goede afwegingen maakt. Dat is lastig, zeker als je to do-lijst lang is. Als ik dit vak op voorhand had kunnen volgen, had ik dat soort situaties veel eerder herkend en ze kunnen tackelen.”

Enkele grote valkuilen binnen studentenbesturen zijn de leidraad voor het vak, vertelt Van Ierland.

Geen rust nemen: “Vaak durf je geen rust te pakken. Je hebt last van FOMO en voelt druk om te presteren als bestuur. Met het gevolg dat je jezelf overwerkt.” In het keuzevak wordt daarom veel aandacht gegeven aan timemanagement, samenwerken, werken aan doelen en persoonlijk leiderschap.

Motiveren van vrijwilligers: “Dit is meer een uitdaging dan een valkuil, maar zó belangrijk. Als bestuur moet je bestúren, niet alles zelf doen. Je moet leren delegeren. Hoe krijg je je vrijwilligers zover dat ze doen wat nodig is? Zij maken andere afwegingen dan bestuursleden, die ervoor hebben gekozen om hun studie een jaar stil te leggen voor het bestuurswerk. Je vrijwilligers studeren fulltime en hebben een ander ritme dan jij. Het is belangrijk om deze vrijwilligers aan je vereniging te binden, want vaak zijn dit de toekomstige bestuursleden. Je leert in het vak over leiderschap; hoe je anderen, maar ook jezelf, motiveert.”

Diversiteit en inclusiviteit: “Internationalisering speelt op de hele campus. Veel verenigingen zijn daarom bezig om hier beleid op te ontwikkelen. Hoe betrek je internationals bij je bestuur? Hoe maak je je vereniging inclusief? Toen ik in het bestuur zat, vonden we het belangrijk om internationaler te zijn, en dat zaten we vervolgens te bespreken met twintig Nederlanders bij elkaar”, zegt Van Ierland met een glimlach aan de herinnering. “Je moet evidence-based te werk gaan, je niet baseren op je onderbuikgevoel. In het keuzevak krijg je de theorie erachter aangereikt, daar kun je veel van leren.”