Werken volgens de agile methodiek wordt bij de nieuwe dienst die straks ontstaat na het samenvoegen van IMS en DML, het leidende principe, zegt Dennis Raijmakers, die als projectmanager deze eerste cycle van de SQUAD-operatie heeft begeleid. De komende vier jaar volgen nog drie van dit soort trajecten waarbij gekeken wordt of het wenselijk is dat, vanuit het oogpunt van optimalisering van de dienstverlening, diensten samengaan.

Veel raakvlakken

Bij IMS en DML is dit zeker het geval, aldus Raijmakers. “De taken en ondersteuning die deze twee diensten leveren aan de faculteiten en de overige diensten kennen veel raakvlakken en nu lijkt het vaak onlogisch dat ze verdeeld zijn over twee verschillende diensten. Na de samenvoeging van IMS en DML - als de U-raad er op 20 juni mee instemt - wordt straks gewerkt met zes zogeheten product areas waar ondersteuning aan verleend wordt: library and open science, research, education, corporate products, data & insights en platform products.” Het nadrukkelijke gebruik van Engelse termen hierbij is volgens Raijmakers omdat die ook zo in het plan staan en "op die manier voorkomt het verwarring hierover".

Er komt straks een managementteam dat zich gaat bezighouden met de inhoudelijke zaken en een team dat zich richt op het competentiemanagement, “de HR-tak zeg maar”, aldus Raijmakers. “De komende jaren wordt namelijk flink geïnvesteerd in de ontwikkeling van medewerkers om de benodigde competence shift mogelijk te maken. Het trainingsbudget voor de nieuw te vormen dienst wordt hiervoor verdubbeld. Competence managers zullen deze ontwikkeling van medewerkers gaan ondersteunen en faciliteren.” Volgens het veranderplan wordt hier 1,5 miljoen euro voor gereserveerd.

Plaatsingsprocedure

Dat betekent wel dat een aantal bestaande managementfuncties binnen beide diensten verdwijnen. Raijmakers: “Het gaat om zo’n tiental functies die ophouden te bestaan en waarbij voor degenen die ze nu vervullen nieuwe functies worden gezocht. Overigens gaat voor de medewerkers van beide diensten straks een plaatsingsprocedure van start, waarbij rekening wordt gehouden met de kennis, competenties en voorkeur van medewerkers. Al zal ook gekeken worden waar binnen bepaalde teams capaciteit nodig is. Ondanks dat een samenvoeging van diensten formeel een reorganisatie wordt genoemd, is het wel de intentie dat er voor iedereen die nu binnen beide diensten werkt een functie wordt gevonden binnen de nieuwe dienst. Het gaat om het verbeteren van de efficiëntie, niet om een bezuiniging.”

Nieuw te vormen teams die straks actief zijn binnen de zes product areas, worden samengesteld uit medewerkers die nu nog in aparte groepen zitten. “Nu moet een klant, een onderzoeker of docent, vaak op zoek naar waar binnen deze twee diensten de juiste experts zitten die een probleem kunnen oplossen”, vertelt Raijmakers. “Dat is een zeer tijdrovende en frustrerende bezigheid en daarom gaan we in één team verschillende expertises samenvoegen, waarbij een van de teamleden eigenaar wordt van het op te lossen probleem. Daarmee breken we de silo’s af die nu nog bestaan, iets dat ook kenmerkend is voor die nieuwe, wendbare - agile - manier van werken. Net als het gaan werken met sprints, waarbij een team onder leiding van een scrummaster in een bepaald tijdvak een bepaalde hoeveelheid werk gaat uitvoeren.” 

Servicehub

Eén belangrijk punt wil Raijmakers zeker niet onvermeld laten: “Binnen elke faculteit wordt er in 2023 ook een fysieke servicehub ondergebracht, waar onderzoekers en docenten terecht kunnen met hun vragen en problemen. Daarmee zullen we de lijntjes tussen de nieuwe dienst en de faculteiten zeer kort en overzichtelijk houden. Als bij een servicehub het probleem is aangedragen, wordt er vandaaruit verder aan gewerkt zonder dat de klant zelf nog allerlei loketten moet aflopen. Je mag het wel vergelijken met de Regiobank-formule.”

Binnen de nieuwe dienst zal dadelijk een duidelijke focus komen op het nog beter ondersteunen van de primaire processen van de universiteit, vertelt Raijmakers, “dat betekent op onderwijs, onderzoek en valorisatie. Daar willen we maatwerk kunnen leveren als dat nodig is. Dat betekent dat we mogelijk stoppen met bestaande diensten die daarbuiten vallen, of dat we daarbij gebruik gaan maken van gestandaardiseerde systemen.” Want het beschikbare budget zal volgens hem in totaliteit niet wezenlijk toenemen, wat betekent dat er keuzes gemaakt moeten worden. 

Besparing

In het veranderplan staat dat met "het standaardiseren en de herverdeling van middelen en budgetten op termijn (vanaf 2028) een besparing van 2 miljoen euro wordt gerealiseerd". Maar er staat ook dat "de nieuwe werkwijze om instroom van nieuw talent zal vragen om vacatures te kunnen vervullen en om bij te kunnen dragen aan de nieuwe manier van werken". Dit zal naar verwachting 2,4 miljoen euro kosten. Door de oplopende gerealiseerde besparingen zal dat bedrag op den duur volledig gecompenseerd worden.

Vanaf begin 2023 is de samenvoeging van IMS en DML de eerste grote organisatorische verandering die voortkomt uit de SQUAD-operatie, die in 2021 van start ging en die tot 2025 doorloopt. Raijmakers, die alleen dit huidige traject zal begeleiden, denkt dat bij de volgende drie trajecten zijn opvolgers veel baat kunnen hebben bij wat tijdens deze eerste keer geleerd is. “We hebben dit traject onder hoge tijdsdruk moeten uitvoeren. Wat we zeker geleerd hebben is dat je bij deze operatie de faculteiten nadrukkelijk moet betrekken in het hele proces. Want dat betekent dat de keuzes die gemaakt worden, gezamenlijke keuzes zijn, waardoor de faculteiten ook mede de verantwoordelijkheid dragen voor het succes van de operatie.”