In samenwerking met de studieverenigingen had Groep-één een overzicht gemaakt van waar het studenten op de campus aan ontbreekt kijkend naar allerhande faciliteiten. Het leverde een lange en gevarieerde lijst op en donderdag 30 juni is er over gesproken met de vertegenwoordigers van de diensten die ermee te maken hebben.

Roel Hazelhof van Groep-één zat ervoor om tafel met Monique Kuyck van het Facility Management Center (FMC) en Anne van Dortmont van Real Estate (RE). Cursor neemt met Hazelhof en Kuyck de lijst door. Die laatste vertelt dat in gebouw Traverse, waar op dit moment onder meer de studievereniging Simon Stevin van Mechanical Engineering is ondergebracht, snel te regelen was dat daar nu op donderdagavond tijdens de verenigingsborrel een receptionist(e) aanwezig is om mensen uit het gebouw te laten. Ook zal snel worden gekeken naar de kluisjes in dit gebouw, want een aantal daarvan zijn om diverse redenen, meestal de vergrendeling, niet bruikbaar en daardoor is er een tekort aan. “We zijn bezig om nieuwe sloten aan te schaffen die we straks op alle kluisjes op de campus gaan installeren”, vertelt Kuyck. “Die in Traverse nemen we dan ook mee.”

Communiceren

Niet alles is even makkelijk of even snel op te lossen. De klacht van studenten dat ze niet altijd onderwijs kunnen volgen in het gebouw waar ook de sociëteit van hun studievereniging is gevestigd, begrijpt Kuyck wel, “maar soms ontbreekt in een gebouw simpelweg de ruimte om dat mogelijk te maken. Dan zullen studenten moeten uitwijken naar een ander gebouw. Dat heeft er ook mee te maken hoe in de ruimtevisie van de TU/e afspraken gemaakt zijn over de inrichting van onze campus.”

Soms kan er al een boel kou uit de lucht gehaald worden door beter te communiceren over wat er precies gebeurd is met bepaalde studiefaciliteiten, zegt Hazelhof. “Zo voelden veel studenten in Flux zich overvallen door een vermindering van het aantal studieplekken in dat gebouw. Dat zagen ze pas toen ze na corona weer meer aanwezig waren op de campus. Niemand had ze daar van tevoren over ingelicht. Dat veroorzaakt dan snel onbegrip en ergernis.” Kuyck denkt dat de coronapandemie de afstand tussen de diensten en de gebruikers van faciliteiten – in dit geval de studenten – heeft vergroot. “In die twee jaar is er weer veel veranderd op de campus en de achterstand in het communiceren daarover moeten we nu weer inhalen.”

Over dat laatste hebben Hazelhof en Kuyck duidelijke afspraken gemaakt. Kuyck heeft aangeboden om voor de studieverenigingen en studentenfracties als contactpersoon te fungeren als het om dit soort facilitaire kwesties gaat. “Ik zal niet alles zelf op kunnen lossen, maar als ik het niet kan weet ik wel bij wie je er dan voor moet zijn”, zegt Kuyck. Via Facilitator (alleen bereikbaar via het intranet van de TU/e, red.) is er volgens haar ook een mogelijkheid om veel zaken centraal en online te melden.

Eigen verantwoordelijkheid

Zowel Hazelhof als Kuyck willen tot slot ook nog wel iets kwijt over de eigen verantwoordelijkheid van studenten en medewerkers in deze kwestie. Hazelhof: “Ook studenten en medewerkers moeten verantwoord omgaan met het boeken van ruimtes en ze annuleren als ze die niet gebruiken, anders staan er dagelijks veel ruimtes leeg en zijn die niet te boeken door mensen die er behoefte aan hebben.”

Kuyck voegt eraan toe dat ook bepaalde manieren van werken tijdens corona, zoals via Teams-meetings, hier nog een negatief effect veroorzaken. “Als nu bijvoorbeeld door een groep medewerkers of studenten wordt gekozen voor een Teams-meeting en op die dag zitten vijf van hen gewoon op de campus, zie je dat die alle vijf apart een eigen ruimte boeken waar ze dan helemaal alleen zitten. Als ze dat vooraf onderling beter regelen, er dus voor zorgen dat ze met vijf mensen in één ruimte zitten, bespaart dat weer vier extra ruimtes.”

Het boekingssysteem Planon krijgt begin juli nog een upgrade, zegt Kuyck, “en hopelijk werkt het dan beter. Voor de toekomst willen we een nieuw boekingssysteem aanschaffen. Medio 2023 vindt er een aanbesteding plaats voor de aanschaf van een nieuw facilitair management systeem, waar nu bij voorbeeld BookMySpace deel van uit maakt. Daar zullen we ook studenten en medewerkers bij betrekken en er zal een duidelijk Plan van Eisen voor worden opgesteld.”