Er wordt wel eens een enquête gehouden over een deelonderwerp, zoals werken in coronatijd, maar een brede medewerkers-survey – dat is jaren geleden, vertelt Monique van der Hagen-de Boer. Ze legt uit dat de Employee Experience Survey (EES) volgt uit de Strategie 2030-agenda. “Onderdeel daarvan is het kwaliteitszorgkader dienstverlening, QSP, wat staat voor Quality of Service Performance. De survey is een deelproject binnen QSP.”

Van der Hagen, in het dagelijks leven HR-adviseur met een focus op employee wellbeing, leidt het project. “We hebben een projectgroep samengesteld en daarnaast is er een klankbordgroep, die ons inhoudelijk adviseert.” Onder die adviseurs zijn hoogleraar Arbeids- en organisatiepsychologie Eva Demerouti, universiteitsraadslid Martijn Klabbers en QSP-verantwoordelijke Patrick Groothuis.

Het onderzoek wordt uitgevoerd door IVA Onderwijs. “Dat bureau heeft veel ervaring met dergelijke surveys en neemt ze ook af op andere universiteiten, zoals de TU Delft, wat extern benchmarken mogelijk maakt.”

Werkdruk

Hoe is de projectgroep te werk gegaan bij het samenstellen van de vragenlijst? Van der Hagen: “We hebben als projectgroep gebrainstormd over de te bevragen thema’s, waaronder werkbelasting, sociale veiligheid, medezeggenschap en leiderschap. IVA Onderwijs beschikt over een database met gevalideerde vragensets die aansluiten bij deze thema’s. Samen met specialisten binnen de TU/e op deze onderwerpen hebben we daar keuzes uit gemaakt, om te komen tot een zo compleet mogelijke survey.”

Het gaat voor het overgrote deel om gesloten vragen, om zo het verwerken en benchmarken van de resultaten werkbaar te houden. Maar soms vraagt een onderwerp om een uitzondering, zegt Van der Hagen: “Zo hebben we na de pilot een open vraag toegevoegd aan het onderwerp ‘werkdruk’, omdat  bleek dat medewerkers daar graag hun antwoorden wilden kunnen toelichten.”

PhD’s

In de EES wordt waar mogelijk aangesloten op andere onderzoeken. Zo mogen PhD’s een gedeelte van de vragenlijst overslaan, en krijgen ze in plaats daarvan een extra vragenlijst voorgeschoteld, die deel uitmaakt van een landelijk onderzoek onder promovendi.

Van der Hagen: “Ook meten we met de EES de psychosociale arbeidsbelasting onder medewerkers. Dat moet de TU/e doen als onderdeel van de zogenaamde Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E).”

Respons

Van der Hagen werkt samen met de directeuren bedrijfsvoering bij de verspreiding van de survey. “Zij hebben een sleutelrol in het motiveren van medewerkers om deel te nemen. De aankondiging van de survey wordt via de mailbox van de directeuren verstuurd, zodat duidelijk is dat zij er belang aan hechten.”

Een totale respons van minstens 50 procent is nodig, maar mooier zou zijn als deze richting de 80 procent gaat, zegt Van der Hagen. Een pilot bij de faculteit Bio Medical Engineering (BME) en de dienst Real Estate (RE) leverde een respons op van respectievelijk 55 en 78 procent. “Dat verschil tussen faculteiten en diensten is typerend voor universiteiten, begrepen we van IVA Onderwijs.”

Over de uitkomsten kan Van der Hagen nog niets zeggen. “Dat kan de resultaten van de echte survey beïnvloeden. Wat ik wel kan zeggen, is dat de antwoorden in het algemeen heel positief waren, al blijft er op onderdelen ruimte voor verbetering.”  

Medewerkers BME en RE hoeven de survey straks trouwens niet opnieuw in te vullen. “Hoewel sommige vragen na de pilot zijn aangescherpt, kunnen hun antwoorden straks gewoon meegenomen worden in de resultaten en vergelijkingen.”

Herleidbaarheid

Uit de evaluatie van de pilot bleek, dat veel medewerkers geïnteresseerd waren in de waarborging van hun privacy: wat als mijn baas straks kan herleiden dat ik degene ben die kritiek heeft geuit? Daar hoeft niemand zich zorgen over te maken, benadrukt Van der Hagen.

“Er is bewust voor gekozen dat alle data bij IVA-Onderwijs, die komen bij niemand op de TU/e terecht. Daarnaast worden er in de analyse geen uitspraken gedaan over een groep, wanneer minder dan tien medewerkers daaruit de survey hebben ingevuld, zodat niet herleidbaar is wie de antwoorden heeft gegeven. Is jouw team kleiner dan tien medewerkers, dan krijg je straks niet de resultaten op teamniveau te zien, maar die van de laag daarboven, mits daar voldoende mensen de survey hebben ingevuld.”

Na de pilot heeft de projectgroep de communicatie over waarborging van de privacy verduidelijkt, onder andere op de intranetpagina over EES.

Vervolgstappen

Een brede enquête onder alle circa 6500 TU/e-medewerkers (ca. 4000 on payroll en ca. 2500 in tijdelijke constructies), dat is een groot project. Hoe voorkomen we dat de uitkomsten straks op de plank stof liggen te happen? Er wordt veel in het werk gesteld om juist dat te voorkomen, aldus Van der Hagen.

‘’Elk team bespreekt straks samen de rapportage van de eigen dienst of faculteit, of – waar mogelijk – van het eigen team. Met behulp van een speciaal ontwikkelde gesprekstool focussen teams zich daarbij op wat goed gaat en wat beter kan, op afdelingsniveau en teamniveau. Elke faculteit en dienst stelt vervolgens een plan van aanpak op en gaat aan de slag.”

Ook op TU/e-niveau wordt een rapportage gemaakt.

En de financiering van de verbeteringen?  Daar gaat Van der Hagen  niet over, maar wat ze wel kan zeggen is: “Veel van de onderwerpen uit de survey sluiten aan op thema’s die al langer relevant zijn binnen de TU/e en ook landelijk, zoals social safety, werkdruk en leiderschap. Ik heb er alle vertrouwen in dat er altijd mogelijkheden gevonden worden om goede plannen te realiseren.”