Business en IT

Bovend’eerdt vertelt over de route die de BI-portal heeft afgelegd. “We bestaan nu vier jaar. Ooit begonnen we in het BI-cluster met onderwijsrapportages, inmiddels zijn daar HR-rapportages en Finance-rapportages bijgekomen. Naast de losse domeinen zijn er ook cross-domain rapportages ontwikkeld, die gegevens uit meerdere domeinen met elkaar combineren, zoals bijvoorbeeld de student-staf ratio. Dat doen we met een team van ontwikkelaars, informatieanalisten, een teamleider/scrummaster en een BI-analytics adviseur.

“De informatieanalisten van het BI-cluster staan met één been in de business - bijvoorbeeld bij de dienst Education and Student Affairs - en met één been in het BI-cluster”, vertelt Braspenning. “Dat is een bewuste keuze om te zorgen dat de rapportages zo worden gemaakt dat ze voldoen aan de vraag van de business en niet te veel vanuit IT worden gecreëerd. Maar tegelijkertijd moet je ook kennis van IT hebben om het systeem goed in te richten.”

Verbeterslag

De reden dat het BI-cluster destijds is opgericht, heeft te maken met een verbeterslag in de toegankelijkheid van data. “We willen het breed doen, zodat er niet per faculteit allerlei losse overzichten rondgaan en mensen verschillende definities hanteren in die rapportages. Met onze data kun je ook zuiver faculteitsgegevens met elkaar vergelijken. En alles staat op een centrale plek, dat geeft zekerheid”, zegt Bovend’eerdt.

Maar dat alles centraal wordt ingericht, betekent niet dat faculteiten niet betrokken worden. Braspenning: “Als we een rapportage gaan starten, vragen we altijd aan faculteiten om mee te denken over de definities en wat erin moet.” En dat de faculteiten graag meedenken, is voor Braspenning duidelijk te merken: “Ik zie het enthousiasme bij het onderwijs. Mensen komen met allerlei suggesties om nog in te bouwen. We zien dat mensen meer willen.” Maar dat is niet iets dat allemaal even kan worden gerealiseerd, het kost veel tijd en werk. Terry Tol, informatieanalist Human Resources: “Het maken van een rapportage is een heel proces. Je moet vragen uitzetten, overleg hebben met keyusers, userstories vertalen naar een ontwerp, het koppelen met de juiste bronsystemen en testen van het uiteindelijke rapport.”

Toekomstfocus

De trots die binnen zijn team leeft, komt duidelijk naar voren als Bovend’eerdt vertelt over de halfjaarlijkse cross-domain rapportage voor het overleg tussen het CvB en de faculteitsbesturen, waar kerngetallen in staan over hoe de faculteiten het doen. “Dat waren vroeger bij elkaar geraapte Excel-overzichten en gaat nu veel handiger", vertelt de teamleider. "Ons team zorgt ervoor dat de cijfers in de rapportages telkens op het juiste moment worden ververst. Zo zal deze halfjaarlijkse rapportage in de eerste week van de maand februari worden geüpdatet met de laatste cijfers.”

Ook de onderwijsvoorspelling is een rapportage waar veelvuldig gebruik van wordt gemaakt. “In het begin waren er nog discussies over het achterliggende model: was dat wel correct ingericht? Tegenwoordig gaat het juist meer over de resulterende scenario’s en de gevolgen daarvan voor de TU/e. Wat gebeurt er als de universiteit krimpt van 15.000 naar 13.000 studenten? Wat betekent dat voor de werklast? De data geeft daarbij veel inzichten.”

Onderzoeksinstituten

“In 2022 gaat de BI-portal veel moois bieden”, vertelt Bovend’eerdt. Zo komt het eerste onderzoek-gerelateerde rapport beschikbaar voor de vier onderzoeksinstituten van de TU/e: ICMS, EIRES, EAISI en Eindhoven Hendrik Casimir Institute. "Voor de eerste drie instituten hebben we een rapport ontwikkeld met management-informatie voor het bestuur van elk instituut. Voor het nieuwste instituut volgt dat later dit jaar. Deze rapporten worden gebruikt voor strategisch overleg met het College van Bestuur, gelijk aan hoe het bestaande BI-annual rapport nu al wordt gebruikt voor strategisch overleg tussen de faculteitsbesturen en het CvB. Die rapporten tonen de KPI’s (Key Performance Indicators, red.) op het gebied van scientific excellence, bibliometrics, community, visibility, acquisition & finding, entrepreneurship en education."

Ook op het vlak van HR worden er mooie stappen gezet: vanaf 2022 bevatten de HR-rapporten de gecombineerde gegevens van zowel het oude als het nieuwe HR-personeelssysteem. Door deze toepassing is er daar geen trendbreuk. Op een lager organisatieniveau is dat wel het geval. Dat wil volgens Bovend’eerdt zeggen dat er geen trendbreuk is te zien in de HR staffing total rapportage, maar dat de HR staffing detail rapportages, waarin je kunt doorklikken naar diepere lagen van elke beheerseenheid, wél een trendbreuk laten zien. Omdat de TU/e in 2023 ook overstapt op een nieuw financieel systeem, zullen in 2022/2023 ook de financiële rapporten worden aangepakt.