Vorig jaar kwam softwarebedrijf Unit4 als winnaar uit de bus van de Europese aanbesteding voor het nieuwe financiële systeem en Proactis won de aanbesteding voor het nieuwe inkoopsysteem. Binnen de TU/e wordt al sinds 1997 het Orca-systeem van Oracle gebruikt voor alle zaken met betrekking tot financiën en inkoop.

In de tweewekelijkse nieuwsbrief die hier vorige week melding van maakte, staat dat het Orca-systeem ‘er inmiddels 25 jaar op heeft zitten’ en ‘dat er sprake is van technische veroudering’. Zo is volgens de nieuwsbrief het huidige systeem bewerkelijk (veel handmatig werk) en is het niet meer in staat om ingewikkelde wijzigingen door te voeren.

Standaardisatie

Met de invoering begin 2023 van de systemen van Unit4 en Proactis maakt de universiteit de overstap van maatwerk naar standaardisatie, zo is te lezen. Want volgens de Strategie 2030 is het uitgangspunt om te standaardiseren waar dat mogelijk is. Het moet leiden naar 'een toekomstbestendig systeem dat voldoende flexibel is, een lagere beheerlast heeft, dat minder verschillende werkwijzen kent en minder handwerk, met minder losse werkdocumenten en meer volgbare processen'. Het moet de dienstverlening van Finance & Control ook naar een hoger niveau tillen.

Op dit moment is een projectteam bezig met de voorbereiding van de invoering van beide systemen, waarbij veel aandacht is voor gebruiksvriendelijkheid en kwaliteit. Ook wordt gekeken naar de impact die de veranderingen met zich mee zal brengen. Om die reden is een verandermanager aangesteld en zullen bij het testen eindgebruikers worden betrokken. Tevens worden in 2022 informatiesessies georganiseerd voor leidinggevenden en secretariaten.

Wie nu al vragen of suggesties heeft kan die bij het projectteam indienen via de mail. 

Vier jaar nadat het Orca-systeem aan de TU/e was ingevoerd, eind 2001, speelde een foutieve dubbeltelling in het systeem nog een wezenlijke rol bij een bestuurlijke crisis die toen woedde over de begroting. Willem te Beest, het derde lid van het College van Bestuur met financiën in zijn portefeuille, stapte uiteindelijk op. Drie studentleden in de universiteitsraad hadden ontdekt dat door die dubbeltelling het tekort op de begroting voor 2002 bijna een miljoen gulden groter was dan waar rekening mee was gehouden.