Donderdagmiddag 30 september kwamen de medewerkers van de diensten Data Management and Library (DML) en Information Management and Services (IMS) voor het eerst fysiek bij elkaar na eerder online georganiseerde SQUAD-informatiesessies, over het te volgen traject van SQUAD. De DML'ers kwamen bijeen in de bioscoopzaal in de Zwarte Doos, en voor het personeel van IMS was de Blauwe Zaal in het Auditorium gereserveerd. Cursor kreeg geen toegang tot beide bijeenkomsten, maar was wel in de gelegenheid om na afloop ervan vragen te stellen aan de bezoekers van de DML-bijeenkomst. Daar keken de bezoekers van de bijeenkomst terug met een tevreden gevoel.

Communicatieadviseur Anne Kwak en onderwijscoordinator Roberta De Franco zijn er ontspannen onder. Kwak: "Het was een relaxte sfeer en ik voelde me serieus genomen. De Franco vult haar aan: "Ik heb gevraagd naar het doel van deze fase (informatieverzameling, red.) en het verwachte verloop. Men gaf aan dat de verwachting is in 2024 klaar te zijn met het maken van de plannen, maar dat die dan nog niet geimplementeerd zijn."

Vanessa Henraat gaf namens het projectteam van SQUAD aan dat het onderwerp zeker leeft onder de medewerkers. "Er werden veel vragen gesteld en dat is heel goed. Het ging bijvoorbeeld over de tijdlijn, wat het betekent voor overige programma's die lopen en voor samenwerkingen met faculteiten. Het streven van SQUAD is echt om in dialoog te zijn met je partners: wat gaat goed en wat kan er beter en dat continu doorvoeren. SQUAD stopt niet, het moet echt in het bloed gaan stromen."

DML-directeur Merle Rodenburg, die begin 2022 aan de slag gaat als directeur bedrijfsvoering bij de faculteit Bouwkunde, kijkt ook tevreden terug op de eerste fysieke bijeenkomst met haar personeel. "Het was fijn om te zien dat mensen zoveel vragen durfden te stellen en ik denk dat vicevoorzitter Nicole Ummelen ook goed over wist te brengen dat we het echt samen moeten doen. Maar ze was ook eerlijk dat we nog niet precies weten waar we over een paar maanden zullen staan."

Vergadering Dienstraad

In de ochtend was Cursor wel aanwezig bij de maandelijkse openbare vergadering van de Dienstraad, het medezeggenschapsorgaan voor alle elf centrale diensten, die nog via Teams wordt gehouden. De leden van de DR kregen hierbij de gelegenheid vragen voor te leggen aan Pieter Binsbergen van organisatieadviesbureau Fundatis, die door het College van Bestuur is aangesteld als programmamanager. In juli had DR-voorzitter Leon van de Vorstenbosch, die vandaag niet aanwezig was bij de bijeenkomst, al aangegeven zich grote zorgen te maken over SQUAD.

Zijn collega's in de DR vroegen Binsbergen onder meer hoe er straks een evenwichtige balans bereikt kan worden tussen kwaliteit en doelmatigheid, terwijl nu al duidelijk is er er in de toekomst geen extra geld beschikbaar komt voor de ondersteunende diensten. Bij het bepalen van het budget voor de diensten geldt straks het jaarbudget van 2018 als graadmeter. Waarom het niet de budgetten van 2019 of 2020 zijn, lichtte Binsbergen kort toe. In die jaren zouden volgens hem op incidentele basis extra middelen naar het OBP zijn toegegaan voor extra ondersteuning van onderwijsactiviteiten. Daardoor zou een vertekend beeld zijn ontstaan van het werkelijke budget. Binsbergen erkende dat de ratio wetenschapper-ondersteuner al scherp gesteld is aan de TU/e, maar volgens de programmamanager is de Eindhovense universiteit daarmee niet langer koploper in universitair Nederland. Al kon hij in de vergadering niet direct een instelling noemen waar die de ratio nog scherper is. 

Maatwerk

Ook wilde de DR weten wat er dadelijk afgaat van het takenpakket als er nieuwe taken bijkomen, terwijl het budget gelijk blijft. Dit kijkend naar de werkdruk, die volgens de DR nu al extreem hoog is onder de OBP'ers. Binsbergen: "Nieuwe dingen kun je inderdaad alleen doen wanneer je stopt met bepaalde oude dingen. Daar moet straks het gesprek ook over gaan met degenen waar jullie je diensten aan verlenen. Ik kan me voorstellen dat jullie je werk zo goed mogelijk willen doen en maatwerk willen leveren, en daar moet dan het gesprek over gaan, want voor maatwerk moet straks betaald worden." 

Vicevoorzitter Ummelen had in juli ook al laten weten dat in de toekomst vaker gekozen moet worden voor gestandaardiseerde processen en systemen en in mindere mate voor maatwerk. Ummelen destijds: “Ik begrijp dat iedereen de voorkeur geeft aan maatwerk, maar dat is heel duur, dus we zullen daar de juiste balans in moeten vinden.”

Eilandenrijk

Aan bod kwam ook het risico dat binnen diensten die nog niet aan de beurt zijn om een zelfevaluatie te schrijven, straks bepaalde beslissingen, zoals over het wel of niet invullen van vacatures, blijven liggen in afwachting van de voortgang in het proces. Binsbergen wil niet dat het OBP straks stilvalt, maar dit soort zaken moeten volgens hem wel goed besproken worden. "Je wilt binnen jouw dienst niet iets hebben gedaan dat er na de evaluatie toch niet uitkomt." Hij vindt dat de diensten nu nog "te veel vanachter hun eigen muren opereren. Dat moeten we zien te doorbreken, we willen van een groepje eilanden uiteindelijk één eilandenrijk maken. Liever nog: één koninkrijk."

Binsbergen werd ook gewezen op de onrust die de aankondiging van SQUAD nu al veroorzaakt onder de OBP'ers. Bij sommige diensten zou sprake zijn van een angstcultuur en zouden leidinggevenden niet openstaan voor geluiden vanaf de werkvloer. Het zou er toe leiden dat mensen al voordat deze operatie binnen hun dienst van start is gegaan, "murw zijn geslagen" en SQUAD zien als de zoveelste reorganisatie die ze maar hebben te ondergaan. Binsbergen zei op dat front snel rust te willen brengen, "zodat we de komende vijf jaar vooruit kunnen met deze operatie en in het zesde jaar kunnen we dan kijken hoe we ervoor staan."