Het is duidelijk dat de reorganisatie die de TU/e vijf jaar geleden uitvoerde voor de onderwijsondersteunende dienstverlening, fungeert als een soort blauwdruk van datgene waar alle ondersteunende diensten de komende jaren mee te maken krijgen. Onder de naam SQUAD, wat staat voor Support Quality Drive, zullen alle elf ondersteunende disciplines gefaseerd worden doorgelicht en krijgen de directeuren de opdracht een zelfevaluatie te schrijven voor hun ondersteuningsdomein. Het College van Bestuur trekt 1,3 miljoen euro uit om de diensten daar de ruimte voor te geven en om externe expertise in te huren.  Na een visitatieronde moet uit die zelfevaluatie een verbeterplan voortkomen. Daarmee wordt er voor de dienstverlening aan de TU/e een intensieve kwaliteitszorgronde ingezet, aldus vicevoorzitter Nicole Ummelen, "zoals voor onderwijs en onderzoek ook gebruikelijk is".

Ummelen, die er vanuit het CvB leiding aan geeft, legt uit waarom het noodzakelijk is om de ondersteuning op de schop te nemen. “Om te beginnen moeten we ook de dienstverlening meenemen in de uitgangspunten die we in 2018 hebben geschetst in onze Strategie 2030. Want met de groei van de universiteit en de veranderingen in het onderwijs en onderzoek verandert ook de vraag die onze wetenschappelijke staf stelt aan onze ondersteuners." 

Bestedingsruimte

En die vraag wordt volgens haar ook steeds diverser. "Waarmee ik overigens niet wil zeggen dat er op dit moment van alles fout gaat in de ondersteuning", aldus de vicevoorzitter. "Maar we moeten eerlijk zijn en kijkend naar onze financiële bestedingsruimte, die niet erg groot is de komende jaren, zijn we gedwongen de ondersteuning efficiënter in te richten. Je wilt toch de goede kwaliteit blijven leveren. Maar even snel wat extra mensen aantrekken als de vraag groeit is niet altijd mogelijk, en dus moet je op die vraag reflecteren en erover in gesprek gaan. Het betekent dat ondersteuners niet alleen met de wetenschappers in gesprek moeten, maar dat ze dat ook onderling moeten doen. Kijk waar raakvlakken zijn, opereer als dienst niet op je eigen eilandje, maar werk samen waar dat nodig en mogelijk is.”

Volgens Ummelen zal er in de toekomst ook vaker gekozen moeten worden voor gestandaardiseerde processen en systemen en in minder mate voor maatwerk. “Ik begrijp dat iedereen de voorkeur geeft aan maatwerk, maar dat is heel duur, dus we zullen daar de juiste balans in moeten vinden.”

Verbolgen

Leon van de Vorstenbosch, werkzaam bij Real Estate en voorzitter van het dagelijks bestuur van de Dienstraad, de belangenbehartiger van de centrale diensten, zegt zich grote zorgen te maken over de aanstaande operatie. "Om te beginnen zijn we als Dienstraad zeer verbolgen over het feit dat we pas twee weken terug door het CvB zijn geïnformeerd over het plan en we toen pas de stukken erover kregen toegestuurd. Dat, terwijl het al op intranet stond en het plan al binnen twee diensten was besproken met de medewerkers."

De zorgen van Van de Vorstenbosch spitsen zich vooral toe op de oplopende werkdruk bij het ondersteunend personeel en de zeer scherpe verhouding OBP-WP die er nu al aan de TU/e is. "Al jaren is die verhouding de laagste binnen heel universitair Nederland: 0,34 op 1. Die cijfers zijn terug te vinden in de Visie op de bedrijfsvoering en de zorgen over werkdruk staan onder meer verwoord in het TU/e Werkplan dat er in 2018 over verscheen. Als Dienstraad vragen we ons dan ook af wat er nog te winnen is aan efficiëntie. We moeten nu eerst de werkdruk aanpakken. Kijk bijvoorbeeld eens hoe groot die nu al is bij Education & Student Affairs (ESA) vanwege de groei van studenten van de afgelopen jaren. Daar komen nauwelijks mensen bij en een deel van de medewerkers staat echt op omvallen. Onder deze omstandigheden is het ook moeilijk om nieuw jong talent voor het OBP aan te trekken, of om het te behouden als het er eenmaal zit."

De Dienstraad en de Universiteitsraad hebben twee weken terug afgesproken om voor wat betreft SQUAD de komende jaren nauw samen te gaan optrekken, vertelt Van de Vorstenbosch.  

Zelfevaluatie

Volgens vicevoorzitter Ummelen zijn de komende periode de directeuren van de diensten aan zet. Met ondersteuning vanuit het programmateam en de eigen dienst, waar onder meer de 1,3 miljoen euro voor bedoeld is om daar de mensen voor vrij te maken, zullen zij in een tijdsbestek van een viertal maanden een zelfevaluatie van hun dienst moeten opstellen.

Dit gaat gefaseerd plaatsvinden en de diensten IMS (Information Management and Services) en DML (Data Management & Library) bijten hierbij het spits af. Ummelen geeft aan dat die keuze niet zonder reden is, “want dit zijn twee diensten waar we veel mogelijkheden voor samenwerken zien. Ook in het verdere traject trekken telkens de diensten samen op, die gezien hun werkzaamheden en taken aansluiten op elkaar”.

Puzzelstukjes

Na de eerste fase met IMS en DML volgen nog drie rondes, waarbij de andere diensten aan de beurt komen. “Want tijdens deze operatie moet de winkel wel openblijven”, aldus Ummelen. “Gedurende het hele proces van zelfevaluaties blijven we wel telkens naar het hele plaatje kijken, want aan het einde van de rit moeten alle puzzelstukjes wel aan elkaar gelegd kunnen worden.”

Dat er van de elf bestaande diensten uiteindelijk een aantal intensiever gaan samenwerken, of zelfs verdwijnen als individuele dienst sluit Ummelen niet uit. “Ja, dit kan ertoe leiden dat diensten zullen besluiten samen te gaan.” Ze wijst er op dat vijf jaar geleden bij de operatie rondom de onderwijsondersteuning niets is samengevoegd. “Faculteiten en diensten zijn toen onderling wel gaan samenwerken op TU/e-brede thema’s én diensten.”

Herplaatsbaar

De komende operatie kan er volgens haar ook toe leiden dat in die nieuwe organisatievorm niet iedereen met zijn of haar takenpakket nog past. “We zullen daar tijdens het hele proces eerlijk en transparant over zijn, want we werken niet met een geheime agenda. Maar voor mensen die niet herplaatsbaar zijn, of waar het moeilijk voor wordt om ze om te scholen, zullen we naar andere oplossingen moeten zoeken.”

Maar volgens de vicevoorzitter mag SQUAD niet gezien worden als een verkapte bezuinigingsronde. “Nee, zeker niet. Het uitgangspunt is dat de dienstverlening wint aan efficiëntie, meer op zoek gaat naar onderlinge samenwerking, en de wetenschappelijke staf nog beter gaat faciliteren. En de mensen die het betreft, zullen we zeer nadrukkelijk betrekken bij dit hele proces. Precies zoals we dat vijf jaar geleden ook gedaan hebben bij de reorganisatie van de onderwijsondersteuning.”

Stuurgroep

Voor SQUAD is inmiddels een stuurgroep ingesteld, waar onder meer Gerrit Kroesen, decaan van de faculteit Applied Physics, en Johan Lukkien, decaan van de faculteit Mathematics & Computer Science, deel vanuit maken. Van de kant van de dienstverlening zitten erin: Mariska Brzözek, directeur HRM, Patrick Groothuis, directeur ESA, en Martin Boers, directeur FMC (Facility Management Center).

Ummelen wil na de zomervakantie van start gaan. “Ik zie dat de afgelopen periode veel gevraagd heeft van onze medewerkers, ook die bij de dienstverlening. Daarom hoop ik dat iedereen tijdens de zomervakantie de mogelijkheid pakt om goed uit te rusten, zodat we in september kunnen starten hiermee.” Als externe specialist en adviseur op dit gebied heeft de TU/e Pieter Binsbergen ingehuurd, die volgens Ummelen in het verleden al vergelijkbare klussen onder zijn hoede heeft gehad bij onder meer de Radboud Universiteit Nijmegen en de Universiteit Twente.

Marjo van der Valk, woordvoerster namens de bonden van de TU/e, zegt dat de vertegenwoordigers van de bonden al een tijd geleden zijn geïnformeerd over wat er gaat komen en over de start van het proces. Van der Valk: “Het staat inmiddels telkens op de agenda van ons reguliere gezamenlijke overleg en op korte termijn maken we kennis met de programmamanager.” 

Voor wie vragen heeft over SQUAD is er op intranet een Q&A-pagina in te zien.