Je las het goed: er is gepland dat er in de tweede week van deze tentamenperiode rond de 1.250 studenten 's avonds naar de campus komen om een tentamen te maken. Het betreft voornamelijk herkansingen. Docenten hebben woensdagavond een mail gekregen om voorbereidingen te treffen de avondtentamens van volgende week online mogelijk te maken. 

“Deze tentamenperiode worden 387 centraal georganiseerde tentamens afgenomen. Hiervan zijn er 112 on campus (29 procent) en 50 hybride (13 procent)”, zei Patrick Groothuis, directeur van Education & Student Affairs (ESA) eerder.

De ketenmanager Tentamens en Fraude dealt op dit moment met de vijfde tentamenperiode sinds COVID-19 zijn intrede deed. Sinds 1997 werkt ze aan de TU/e en als afgestudeerde in Lucht- en ruimtevaarttechniek had ze dit natuurlijk niet zien aankomen, maar ze kan er bijna om lachen: “Tentamenorganisatie is op het moment ook rocket science.” Haar slogan: Probeer rustig te blijven.

Terugblik

In de eerste geteisterde tentamenperiode, april 2020, was er sprake van paniek: ”Onverwacht en plots moesten tentamens online”. In juni daarop, Q4, was er al wat ervaring en zijn verbeteringen doorgevoerd: “De processen waren bekend”. De derde tentamenperiode was de zogenoemde interim, in de zomervakantie konden herkansingen worden afgenomen: “Hier hebben we hybride tentamens ingevoerd”. Alternatieve vormen om kennis te toetsen had en heeft trouwens de voorkeur van de tentamenorganisatie.

“Dit collegejaar hebben we in Q1 de mogelijkheid gehad een deel van de tentamens on campus te houden en we stonden paraat om te switchen mocht er een vernieuwde lockdown komen”, zegt El Fahmi. Er kwam ook een verzwaring van de maatregelen van het ministerie in november, maar het hoger onderwijs werd ontzien.  “Nu starten we net als de vorige tentamenperiode en hangt ons een avondklok boven het hoofd.”

Het hoofd van El Fahmi blijft koel met een goed 'back-up plan'. “We hebben geen stress momenteel. We zijn op het ergste voorbereid. Meer dan vijftig medewerkers staan wederom paraat en we blijven rustig. Niets is erger dan door stress communicatieve fouten te maken.”

Opt-out

De TU/e biedt studenten de mogelijkheid om in plaats van een online tentamen thuis te maken, naar de campus te komen voor een papieren tentamen. Zij vragen daarvoor een opt-out aan.

Robbie Oerlemans, Onderwijsplanning ESA, houdt zich normaliter bezig met het monitoren, analyseren en voorspellen van de bezetting van onderwijsruimtes aan de TU/e, maar sinds corona vooral ook met de impact van de overheidsmaatregelen op de manier van tentaminering. Hoeveel studenten mogen per dagdeel op de campus komen en gaat dat passen?

Voor de online proctoring tentamens biedt de TU/e studenten de mogelijkheid een opt-out aan te vragen. Deze tentamenperiode hebben 47 studenten voor 68 tentamens aangegeven zonder online proctoring het tentamen te willen maken. In enkele gevallen heeft de docent het tentamen na de aanvraag nog gewijzigd van vorm. Niet vanwege die aanvraag, maar omdat er bijvoorbeeld zo weinig studenten inschreven dat een andere vorm gevonden kon worden.  Voor veertig studenten ging Oerlemans in Q2 aan de slag.

Van een online tentamen een papieren tentamen te maken is in systeem ANS Delft redelijk eenvoudig, maar kost docenten en ondersteuners nog steeds wel extra inspanningen. En soms moet een docent zelf een papieren tentamen uitwerken. In beide gevallen moet het tentamen geüpload worden naar Surfdrive. ESA kan het tentamen downloaden, printen, in een envelop stoppen met een instructievel voor de surveillanten, bewaren in een afgesloten kast en zorgen dat het op het juiste tijdstip in de juiste zaal aanwezig is. Alle opt-out studenten zitten, als het kan, in dezelfde ruimte.

Niemand hoeft aan te geven waarom een opt-out wordt aangevraagd. Oerlemans kan het zich wel voorstellen. “Als je je echt niet prettig voelt bij online proctoring, dan mag je van het aanbod gebruik maken, daar is het voor.” Hij heeft wel een tip: “Je kan ook via Book my space een ruimte boeken om rustig, en met een betrouwbare wifi-verbinding, je online proctoring tentamen te maken op de campus.” Of dat veel gebeurt kan hij niet zeggen; in het reserveringssysteem staat niet of de aanvraag voor studeren of presteren is.

Nóg een oplossing

Voor de opt-out studenten moet bij ingang van een avondklok ook een oplossing bedacht worden (wat nu dus toch niet aan de orde is, maar tijdens het interview nog niet bekend was, red.). Dat wordt maatwerk, stelt El Fahmi, want de TU/e gaat hen niet verplichten tot proctorio-tentamens. In het uiterste geval kijkt de examencommissie naar een dergelijke situatie. “Het is belangrijk dat we hierover goed communiceren met de betrokken studenten en docenten. Zij zullen persoonlijke mails ontvangen.”

El Fahmi merkt een zekere moeheid rondom coronamaatregelen, daarom vraagt ze nogmaals begrip voor alle betrokkenen. “Studenten, docenten, organisatoren, ondersteuners, externe surveillanten, iedereen heeft het er lastig mee en iedereen doet zijn best om het primaire proces, het onderwijs, doorgang te laten vinden.”