Het was een mazzeltje, het Graduate School Event voor aankomende masterstudenten begin maart, dat luttele dagen voor de intelligente lockdown nog net in fysieke vorm kon plaatsvinden. Daarna gingen het land en ook de TU/e voor langere tijd zo goed als op slot, en kwamen ook alle fysieke voorlichtingsactiviteiten en -evenementen tot nader order te vervallen, vertelt Maarten van den Dungen, hoofd onderwijsmarketing en -communicatie van de TU/e.

De universiteit werkt al jaren met een zogeheten wervingsfunnel: een soort trechter van op elkaar aansluitende, steeds meer verdiepende activiteiten, die studiekiezers moeten ondersteunen in hun keuzeproces. “Die hele funnel hebben we dit jaar moeten ombouwen.” De meeloopdagen, als eerste op de rol binnen de lockdownperiode, werden in maart binnen drie weken in een virtuele jas gehesen.

Maar ook de open dag voor aankomende bachelorstudenten in het najaar (met een vervolg in februari 2021) stond al gauw hoog op de agenda, vertelt Van den Dungen. Een groot publieksevenement met jaarlijks zo’n 5500 bezoekers, “het was meteen duidelijk dat we dat dit jaar niet in die vorm konden houden”.

Essentie

Hoofdvraag volgens hem was: “Wat is de essentie van die open dag en wat moeten we daarvan overeind zien te houden? In evaluaties zien we onder meer dat scholieren het directe contact met onze studenten waarderen, dat ze het fijn vinden dat ze vragen kunnen stellen en de sfeer kunnen proeven. Die eerste twee kunnen we vrij gemakkelijk ook digitaal bieden, maar digitaal sfeer overbrengen is moeilijker”.

Om die beleving toch zo dicht mogelijk te benaderen, is een online evenement opgetuigd in de look and feel van het TU/e-gebouw Atlas, ondersteund met veel - bewegend - beeldmateriaal. “Het toont die omgeving zoals je deze ook in het echt zou zien.” Bezoekers worden straks verwelkomd in een virtuele lobby, van waaruit ze meer dan tweehonderd verschillende onderdelen kunnen bezoeken. Zo is er een exhibition hall vol virtuele stands, “scholieren kunnen hier informatie pakken, flyers en video’s bekijken, maar bijvoorbeeld ook chatten met aanwezige studenten”.

Ook kunnen bezoekers - na registratie vooraf via Mystart@TU/e - verschillende presentaties bijwonen die live worden gegeven via Teams. “Veel andere universiteiten kiezen voor vooraf opgenomen presentaties. Dat is efficiënter en organisatorisch een stuk minder ingewikkeld, maar wij hebben bewust gekozen voor live. Computer Sciences heeft bijvoorbeeld zes rondes, die presentatie wordt dus ook zes keer echt gegeven. Dat biedt in onze ogen toch een echtere, meer authentieke ervaring, met meer ruimte voor connectie tussen presentator en publiek.”

Een kleine positieve bijkomstigheid van een online open dag, zo stelt Van den Dungen voorzichtig, is het wegvallen van de grenzen en beperkingen van een fysieke omgeving. “Dit jaar kunnen we meer rondes en meer bezoekers faciliteren, simpelweg doordat we het evenement digitaal schaalbaar kunnen maken.” Op dit moment hebben zich ruim duizend belangstellenden aangemeld voor de open dag op 10 oktober, maar vanuit ervaring rekent Van den Dungen op de nodige lastminute aanmeldingen. “Ik zou drieduizend deelnemers heel mooi vinden.”

Twee varianten

Hij vervolgt: “Ik vind die echte campuservaring heel belangrijk, dat staat als een paal boven water. Ik hoop dan ook dat we zo snel mogelijk terug kunnen naar een fysieke open dag, maar wil wel bekijken hoe we de beste eigenschappen van het aankomende online evenement kunnen bewaren”.

Van den Dungen wijst bijvoorbeeld op internationale studenten, voor wie een bezoek aan de fysieke open dag normaliter vanwege de afstand al geen optie is. “Daar kunnen we nu op anticiperen. Ik zou me kunnen voorstellen dat er in de toekomst twee varianten van de open dag komen, online en fysiek.” Maar, zo benadrukt hij: “Eerst gaan we deze editie goed evalueren, om te zien wat goed is gegaan, hoe bezoekers het evenement hebben beleefd en of het überhaupt een redelijk alternatief is”.