Een meer gelijkwaardige verhouding tussen opdrachtgever en opdrachtnemer wordt in allerlei projecten steeds gebruikelijker. De uitvoerende partij beschikt immers vaak over meer expertise en ervaring. Toch is uiteindelijk de opdrachtgever de baas: want wie betaalt, die bepaalt. Dat spanningsveld maakt een goede communicatie over de verwachtingen bij complexe projecten cruciaal, vertelt promovendus Christian van der Krift. “Je ziet dat als beide partijen een verschillende perceptie hebben van het verloop van het project, dit ongunstig is voor het resultaat.”

Olifant

In zijn proefschrift illustreert Van der Krift hoe mensen hetzelfde project heel verschillend kunnen ervaren aan de hand van een Indische parabel over zes blinde mannen die - op de tast - een olifant moeten beschrijven. Omdat het beest zo groot is, ervaren ze elk maar een deel van de olifant: de man die de slurf voelt, beweert dat een olifant op een slang lijkt, terwijl de degene die de oren betast, denkt dat het een waaier is. En de man bij de poten zal de olifant met een boomstam vergelijken.

Op vergelijkbare wijze kan het beeld dat bij beide partijen over een project bestaat behoorlijk uiteenlopen, zo ondervond de bedrijfskundige. “Je ziet dat bijvoorbeeld de competentie van bepaalde personen verschillend wordt beoordeeld. Ook is men het niet altijd eens over of er wel voldoende informatie-uitwisseling is, en of de doelen nu wel of niet zijn gehaald.” Juist de dingen die niet in een contract te vangen zijn, kunnen het verschil maken. “Met name in de wat meer technische projecten zie je dat het vaak stukloopt op de softe aspecten, op het gebrek aan interpersoonlijke competenties van die technische mensen.”

Afwijkende geluiden

Tussentijdse evaluaties kunnen dat probleem ondervangen, legt Van der Krift uit. “Maar die zijn meestal slechts vanuit het perspectief van de opdrachtgever, terwijl die er zelf schuld aan kan hebben dat het fout loopt. Bijvoorbeeld doordat deze verkeerde informatie heeft verstrekt, of de doelstelling niet helder heeft geformuleerd. Ook zie je soms verwarring doordat verschillende afdelingen van het opdrachtgevende bedrijf afwijkende geluiden laten horen.”

De promovendus onderscheidt twee stijlen van projectmanagement: de ‘ouderwetse’ top-down-aanpak waarbij de opdrachtgever zijn macht laat gelden wordt in het vakgebied aangeduid als ‘agency’, en de modernere, meer egalitaire stijl met veel inspraak van de opdrachtnemer wordt ‘stewardship’ genoemd. Waar het volgens hem nog vaak fout gaat, is als tijdens het project de onderlinge verhoudingen plotseling wijzigen. “Dan neemt de opdrachtgever opeens de regie en verschuift het evenwicht richting agency. Voor de opdrachtnemer is dan soms niet meer duidelijk wat precies van ze verwacht wordt.”

Perceptiemeter

Om dit soort dingen te voorkomen, ontwikkelde Van der Krift een online evaluatietool, de perceptiemeter, die door de betrokkenen periodiek kan worden ingevuld en een score geeft voor verschillende onderdelen van het project. “Die uitkomst maakt perceptieverschillen inzichtelijk en dient vervolgens als startpunt voor de discussie.” Zelf begeleidde hij naast zijn promotie al diverse van dergelijke trajecten. “Dat leverde me niet alleen inzichten op voor mijn wetenschappelijke werk, maar brengt omgekeerd die inzichten ook naar de praktijk. Dat vind ik belangrijk.” Vanuit die gedachte maakte Van der Krift met ondersteuning van de Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement ook een beknopte, Nederlandstalige versie van zijn proefschrift.