Kijk naar de taken die secretaresses uitvoeren en schaal ze niet in op basis van hun plek in de organisatie, zoals nu gebeurt. En bespreek of secretaresses nog op de juiste plek zitten en maak carrièrepaden inzichtelijk. Dit zijn de belangrijkste aanbevelingen van de projectgroep, die vorig jaar het advies 'doorontwikkeling toekomstige secretaressefunctie TU/e’ presenteerde - zo meldden we eerder al in Cursor.

Het College van Bestuur keurde het advies april vorig jaar goed en een implementatiewerkgroep, bestaande uit hr-adviseurs, mocht handen en voeten aan het advies geven. Dat wil onder meer zeggen dat de inschaling voor secretaresses inmiddels anders verloopt. Conform het advies worden secretaresses voortaan ingedeeld op basis van de opgedragen taken en niet meer op basis van hun plek in de organisatie. Eerder werd de functie ingedeeld op de volgende niveaus: werken op ‘instellingsniveau’, secretaresse bij een faculteit of grote dienst, actief bij een capaciteitsgroep of bij een kleine dienst. De concrete invulling van de indeling aan de hand van taken is verder uitgewerkt.

Om tafel gaan

Verder heeft de werkgroep voorgesteld dat secretaresses met hun leidinggevende om tafel gaan om de taken en ambities uitgebreid te bespreken. Deze onderdelen komen aan bod in een startgesprek, als onderdeel van een ‘ontwikkelgerichte gespreksroute’. Om een dergelijk gesprek goed te laten verlopen, hebben de leden van de implementatiewerkgroep een gespreksleidraad opgesteld, vertellen Chantal Beijers en Sandra van de Weijer. Zij zijn beiden hr-adviseur en maken deel uit van de werkgroep. De werkgroepleden spraken eerder met hr-adviseurs en directeuren (bedrijfsvoering) over hoe er invulling gegeven kan worden aan de ‘ontwikkelgerichte gespreksroute’ en wat het doel is van het startgesprek. 

Beijers: “Dit gesprek wordt gezien als een startgesprek voor de verdere ontwikkeling van de medewerker. Daarin wordt gesproken over de inhoud van de functie en naar factoren die daarop van invloed kunnen zijn - zoals projectmatig werken, internationalisering én iemands ambities. De secretaresses hebben geen garantie op bijvoorbeeld scholing, maar de mogelijkheid wordt op deze manier wel beter bespreekbaar gemaakt. En de uitkomst kan ook zijn dat zowel leidinggevende als secretaresse tevreden is over het huidige takenpakket en dat er verder weinig verandert.”

Ontwikkelvraagstukken

Volgens de twee hr-adviseurs heeft dit gesprek daarmee een ander doel dan het jaarlijkse ‘standaard’ jaargesprek. Van de Weijer: “Dat gaat ook over je huidige werkzaamheden en de nadruk ligt minder op ontwikkelvraagstukken. Maar de uitkomst van het startgesprek en daaropvolgende gesprekken wordt wel ingebed in het jaargesprek.”

De eerste gesprekken tussen secretaresses en leidinggevenden over hun functie-inhoud en ambitie staan inmiddels op de rol. Het is de bedoeling dat alle TU/e-secretaresses voor mei van dit jaar hun startgesprek hebben gehad.

Hieronder vind je het stroomdiagram dat als leidraad dient.