“Nee hoor, de TU/e doet het landelijk gezien nog altijd goed als het gaat om de gemiddelde snelheid waarmee onze promovendi hun promotie afronden”, zegt Koenraad. “Dat gemiddelde ligt zo rond de 4,5 jaar. Dat is dus niet de reden dat we vandaag Hora Finita invoeren. Maar tot nu toe hadden we geen systeem waarmee we onze promovendi op centraal niveau registreren en hun voortgang zichtbaar maken. We verzamelen er wel jaarlijks informatie over voor de overzichten van de VSNU, maar met de invoering van Hora Finita gaan we dat nu centraal en met detail doen. Met dit systeem willen we ook een beter zicht krijgen op het grote aantal bursale, not-on-payroll promovendi aan de TU/e. Die blijven nu vaak buiten beeld.”

Go/no-go-moment

Koenraad zegt dat vandaag niet direct gestart wordt met alle functionaliteiten die in het systeem voorhanden zijn. “We beginnen met de onderdelen registreren en alles wat gedaan moet worden voor het afronden van de promotie. Komend collegejaar rollen we dan het derde belangrijke onderdeel uit: het volgen van de promovendus gedurende zijn promotietijd." 

In dat onderdeel komen zaken als een begeleidings- en opleidingsplan, een go/no go-moment na de eerste negen maanden, jaargesprekken en een eindevaluatie. Koenraad: "Hiermee moet voorkomen worden dat een promovendus en/of de begeleider verderop in het promotietraject, soms zelfs nog in het vierde jaar, besluiten de promotie te staken. Ontzettend triest voor de persoon in kwestie, maar ook nadelig voor de promotoren, de onderzoeksgroep en de faculteit; eigenlijk dus voor de instelling als geheel. Jaarlijks gaat het om zo’n veertig promovendi die pas na enige jaren het promotietraject staken. Het zou goed zijn als het ons lukt die mensen er al eerder van te overtuigen niet verder te gaan.”

Zelf zegt Koenraad daar voor zijn eigen promovendi al zeer actief werk van te maken. “Die moeten na negen maanden een stuk schrijven over het onderzoek waarmee ze bezig zijn en beschrijven hoe ze het verder gaan aanpakken. Op basis daarvan geven ze dan voordracht van een half uur, waarbij ook externe deskundigen aanschuiven, om ervoor te zorgen dat er een onbevooroordeeld oordeel wordt gegeven.” Hij zegt er direct bij dat hij zeker niet de enige aan de TU/e is die op deze manier te werk gaat, “maar met de invoering van Hora Finita willen we dat universiteitsbreed invoeren”.

Administratieve handelingen

Wat volgens Koenraad vanaf dag één heel belangrijk wordt, is het overtuigen van alle betrokkenen dat de administratieve handelingen die Hora Finita met zich meebrengt, lonend zullen zijn. “Onze wetenschappers moesten de afgelopen jaren al steeds meer digitale, administratieve handelingen verrichten, waarvan ze zeggen dat die ten koste gaan van het onderzoek”, zegt hij. “Dit is er weer één, zullen ze zeggen, dus we moeten ze overtuigen van de voordelen.”

Ter illustratie verwijst hij naar een analyse die binnen de faculteit Electrical Engineering gedaan was in het kader van een onderzoeksvisitatie. “Bij EE kregen de leiders van onderzoeksgroepen hierdoor zicht op de promotietijd van de promovendi van elkaars groepen. Daaruit bleek dat in sommige groepen promovendi veel sneller waren, en men is om tafel gaan zitten om te kijken wat daar de reden van was en of men er gezamenlijk baat bij kon hebben. Dat is wat ik bedoel als ik zeg dat de hele instelling er voordeel bij zal hebben.”

Aanscherping

Bij zowel de faculteit Electrical Engineering als Mathematics and Computer Science heeft enige maanden een pilot met Hora Finita gelopen. Koenraad zegt dat beide testcases mede door de inzet van Information Management & Services (IMS) en Education & Student Affairs (ESA) geleid hebben tot een verdere aanscherping van het systeem. “Hora Finita wordt inmiddels al aan zes andere Nederlandse universiteiten gebruikt, maar elke instelling maakt er maatwerk van. Zo heeft elke universiteit weer eigen systemen waaraan het gekoppeld moet worden. Ook bestaat er een landelijke gebruikersgroep die verschillende keren per jaar bij elkaar komt en waar problemen en oplossingen worden besproken. Wij hebben geprobeerd het voor onze universiteit zo gebruikersvriendelijk mogelijk in te richten.”

Koenraad zal echt blij zijn als na verloop van tijd onder andere blijkt dat het aantal late afvallers significant is afgenomen. “Het doet je als begeleider altijd pijn als iemand zelf besluit te stoppen, of als tegen die persoon verteld moet worden dat hij of zij de promotie beter kan staken. Ongeacht om welke reden dat is, of in welke fase van de promotie.”