Al ruim tien maanden kunnen medewerkers van de TU/e via de portal van het Business Intelligence Cluster zelf rapportages of data ophalen. Het BI Cluster is opgezet om werknemers te ontlasten bij hun zoektocht naar data en het moet een gezamenlijk referentiekader scheppen, waardoor iedereen werkt met dezelfde cijfers. Door vanuit verschillende domeinen databestanden optimaal te koppelen is er volgens Merle Rodenburg, hoofd BI Cluster, ook steeds meer mogelijk.

De medewerkers van haar groep zijn afkomstig uit bijna alle ondersteunende diensten en besteden een deel van hun werktijd aan het opstellen van de prognoses. Rodenburg: “Zij gaan op pad en vragen binnen de universiteit welke input nodig is om ergens een goede prognose over te kunnen maken en ze willen ook weten hoe die er dan uit moet komen te zien.”

1 oktober prognose

De meest recente loot aan de almaar uitdijende prognoseboom van het BI Cluster is de 1-oktober-prognose. Hoeveel eerstejaars staan er op 1 oktober van dit jaar ingeschreven bij de bacheloropleidingen? “Tot nu toe maakte ESA die prognose”, vertelt Rodenburg, “maar het College van Bestuur wil dat die nog nauwkeuriger wordt en dat die prognose ook wekelijks wordt geüpdatet. Door het invoeren van gegevens uit de voorgaande jaren voor wat betreft vooraanmeldingen en te kijken naar de huidige stand van zaken, is nog een hoop winst te behalen.”

De prognose ging gisteren live en past zich de komende weken steeds aan op basis van de meest recente data. Op dit moment is onder meer te zien dat de twee opleidingen waar komend collegejaar ook een numerus fixus voor geldt, Werktuigbouwkunde en Bouwkunde, hun caps niet zullen halen. Voor Werktuigbouwkunde ligt die op 330 eerstejaars, maar in de prognose staat een verwachte instroom van 176 studenten. Daarbij wordt wel aangetekend dat er een onzekerheidsfactor van vijftig studenten gehanteerd wordt, omdat op dit moment nog onduidelijk is hoeveel internationals zich zullen melden. De bacheloropleiding van W wordt komend collegejaar voor het eerst aangeboden in het Engels, dus historische data op dit vlak ontbreken. In september 2018 stroomden er nog 263 eerstejaars in.

Philip de Goey, decaan van Werktuigbouwkunde, schrikt niet van de cijfers, "mits deze niet structureel blijken te zijn. We hadden dit eerste jaar met een numerus fixus wel een terugval in de instroom voorzien, en als het uiteindelijke cijfer met internationals erbij straks uitkomt op zo'n 220 kunnen we daar goed mee leven. Dat we de cap van 330 zouden halen, hadden we sowieso niet verwacht en een jaar wat minder studenten vinden we niet heel erg."

Bouwkunde

Voor Bouwkunde ligt de prognose nu op 174 eerstejaars, wat bijna honderd studenten minder is dan de cap van 275. Dit collegejaar gingen nog 279 eerstejaars van start met het eerste jaar Bouwkunde. Jan van der Meulen, opleidingsdirecteur bij Bouwkunde, zet vraagtekens bij die prognose. “Dit strookt niet met de verwachtingen die wij hiervan hebben. In totaal hebben 390 kandidaten hun selectieprocedure voor de bachelor afgerond en hebben 250 kandidaten een plek geaccepteerd en er zijn er nog in de race. Onze verwachting is dat we ergens tussen de 225 en 250 studenten uitkomen. We maken ons hier dus geen zorgen over.”

Rodenburg zegt de reactie van Van der Meulen te begrijpen: “Bij meer opleidingen is de actuele stand van geaccepteerde aanmeldingen hoger dan onze prognose, die gebaseerd is op aanmeldingspatronen. Vanwege verschillende redenen gaan studenten in de komende maanden toch nog afhaken, ondanks dat ze nu in mei hun plekje geaccepteerd hebben. Bijvoorbeeld omdat ze hun eindexamen niet halen, of omdat ze zich voor meerdere opleidingen hebben ingeschreven en uiteindelijk een andere opleiding of universiteit kiezen.”

De huidige prognose is volgens haar gebaseerd op aanmeldpatronen en ratio’s tussen vooraanmeldingen in een bepaalde week, en studenten die vervolgens ook daadwerkelijk op 1 oktober zijn gestart. “Dat is een rekenkundig model, en op basis daarvan komt onze - lagere - prognose naar voren bij Bouwkunde. Daarmee verwachten we nu minder studenten dan het aantal huidige geaccepteerde aanmeldingen van 250. Het blijft uiteraard een prognose, waarbij dit de beste berekening is die op dit moment, vijf maanden voor 1 oktober, gemaakt kan worden.”

Dat Bouwkunde nu voor het eerst een numerus fixus heeft, is een factor waar binnen het model rekening mee is gehouden, vertelt Rodenburg. “Maar we hebben nog geen historische data van deze specifieke opleiding in een jaar met een decentrale selectie. Daarom is voor Bouwkunde een minder zekere voorspelling te maken dan voor andere opleidingen.”

Machine learning

Op termijn moet bij het maken van de 1 oktober prognose ook machine learning ingezet kunnen worden, maar volgens Rodenburg zijn daar op dit moment nog niet voldoende vergelijkbare historische gegevens voor beschikbaar om de betrouwbaarheid te kunnen garanderen. Ze zegt ernaar te streven dat de 1-oktober-prognose van haar groep straks qua nauwkeurigheid een bandbreedte heeft van slechts 1 procent.

“Uiteindelijk moet onze methode een zelfdenkend algoritme opleveren, waardoor we op allerlei terreinen - instroom, personeel, huisvesting, financiën - meerjarenprognoses kunnen opstellen. Als we die combineren moet dat leiden tot een integrale prognose, zeg maar een totaalplaatje van de TU/e. Dat willen we eind 2019 presenteren en dat wordt voor het CvB een zeer handig instrument om alle voornemens uit het Visiedocument 2030 mee te plannen. Maar natuurlijk niet alleen handig voor het CvB; iedereen van elke faculteit of dienst kan hier straks zijn of haar voordeel mee doen.”

Om vragen over deze nieuwe prognose te beantwoorden vindt op maandag 20 mei in Vertigo van 14.00-15.00 uur een informatiesessie plaats. Die is toegankelijk voor alle gebruikers en geïnteresseerden van de BI-portal, maar specifiek bedoeld voor gebruikers die in hun dagelijks werk gebruik maken van de data beschikbaar in deze rapportage, waaronder opleidingsdirecteuren, hoofden ESA en onderwijs beleidsmedewerkers.