- De universiteit
- 03/07/2018
Slimmer omgaan met data moet werkdruk verlagen
De nieuwe portal van het Business Intelligence Cluster dient vanaf half juli als de virtuele toonbank waar iedere TU/e-medewerker zelf rapportages of data kan ophalen. Het heeft tot doel werknemers te ontlasten bij hun zoektocht naar data en zorgt voor betere prognoses. Als op termijn databestanden van verschillende domeinen gekoppeld kunnen worden, nemen de mogelijkheden nog verder toe.
Dat je niet al je tijd kwijt bent met het verzamelen van benodigde data maar meteen aan de slag kunt met de inhoud, dat is een belangrijk doel van de nieuwe portal van het Business Intelligence Cluster. De rapportages die ieder zelfstandig kan downloaden, verlagen de werkdruk van TU/e-medewerkers, zo is de stellige verwachting.
“Nu vragen negen faculteiten aan de dienst Education and Student Affairs (ESA) ongeveer dezelfde informatie en iedere keer moet via handwerk opnieuw een lijst of rapport worden opgesteld om antwoord te geven op deze vragen", zegt Merle Rodenburg, kwartiermaker van het project. "Vervolgens moet een medewerker in een faculteit deze weer verzamelen, samenvoegen in excel, analyseren, mogelijk nog een keer terug naar een dienst om aanvullende informatie te vragen, et cetera.”
Rodenburg vindt het zonde dat daar zoveel tijd in gaat zitten, die idealiter ook aan andere taken besteed had kunnen worden. “Het is inhoudelijk veel interessanter als voor de medewerkers de gegevens al klaar staan, en zij direct met de analyse, duiding en de beslissingen aan de slag kunnen gaan. Dit, in plaats van heel dat proces van data verzamelen te moeten doorlopen. Bovendien kunnen alle faculteiten dan ook vanuit dezelfde basisset en definities werken, waardoor onderlinge afstemming veel eenvoudiger wordt”, vult ze aan.
Koppelingen
Een belangrijke tweede doelstelling van de nieuwe TU/e-brede BI-omgeving is dat er voor het eerst in één omgeving domeinoverstijgende rapportages kunnen worden gemaakt. Rodenburg geeft een voorbeeld: “Zo zouden we de studentenprognoses kunnen gaan koppelen aan nieuw te ontwikkelen prognoses rondom ons personeelbestand, en daar weer een relatie mee leggen voor onze huisvestingsvraagstukken en de bijbehorende financiële kaders. Op dit moment zijn dat soort complexe analytische vragen nog erg moeilijk, tijdrovend en arbeidsintensief om te beantwoorden, omdat het uit allemaal verschillende bronsystemen moet komen, die weer werken met verschillende definities en peildata.”
Lees door onder de foto.
Het eerste domein dat het BI Cluster onder handen nam was onderwijs. Daar was behoefte aan omdat sinds de livegang van studenteninformatiesysteem Osiris de oude BI-omgeving uit de lucht was en alle rapportages gemaakt door ESA daardoor handwerk werden. Afgelopen juni is ook gestart met personeelsmanagement en vanaf 2019 volgen de domeinen onderzoek, financiën en overige bedrijfsvoering. Rodenburg verheugt zich op het moment dat de domeinen kunnen worden gekoppeld: “Dan gaan we pas écht interessante reportages maken, die we kunnen aanbieden aan grote groepen gebruikers.”
Prognoses
De data ondersteunen lange en korte termijn beslissingen. Het College van Bestuur wil betrouwbare gegevens om op basis daarvan besluiten te nemen rondom bijvoorbeeld decentrale selectie. Hoeveel studenten er verwacht worden in 2025 is dan weer van belang voor een ict-medewerker omdat in de begroting rekening moet worden gehouden met licentieaantallen. Een opleidingsdirecteur zal moeten weten hoeveel nieuwe eerstejaars hij of zij kan verwachten en een directeur bedrijfsvoering zoekt misschien trends met betrekking tot de tweede en derde geldstroom.
Het is ook mogelijk terug te kijken en te leren van vroegere situaties. Af en toe zijn wetswijzigingen van het ministerie heel mooi terug te zien in de grafieken. In 2012 maakt de dalende lijn van de studieduur een scherpe knik. Informatieanalist en BI Cluster-lid Diana Braspenning verklaart die knik met de invoering van de harde knip (student moet eerst de bachelor helemaal afgerond hebben voor aan de master mag worden begonnen) en de dreiging van de langstudeerboete.
De BI-omgeving is op dit moment beschikbaar voor TU/e-medewerkers die al via SURF een licentie hebben. Rodenburg verwacht half juli iedere belangstellende TU/e-medewerker toegang te kunnen geven.
Hoofdfoto | Het team van het Business Intelligence Cluster, met als derde van links kwartiermaker Merle Rodenburg.
Discussie