Office 365, de online service van Microsoft met daarin diensten als Exchange, Office 2016 en OneDrive, gaat volgens Henny van Alphen, projectmanager bij het CIO Office, studenten en medewerkers van de TU/e dit jaar een zee aan extra mogelijkheden en opslagruimte opleveren. “Binnen dit systeem is het straks ook veel makkelijker om op allerlei niveaus met elkaar samen te werken”, is de stellige overtuiging van Van Alphen.

De uitrol ervan gaat in fases en op 12 februari zijn als eerste de studenten van Scheikundige Technologie aan de beurt. “Die ontvangen dan een mail met instructies, want je moet er in het begin zelf wel enige zaken voor aanpassen. Als we die operatie hebben afgerond, wachten we twee weken om te kijken hoe de invoering bij die groep uitpakt. Daarna doen we hetzelfde nog eens met de studenten van Electrical Engineering. Eind maart moeten alle studenten om zijn”, vertelt Van Alphen.

Het is overigens niet zo dat er de afgelopen tijd niet met Office 365 is proefgedraaid. Volgens de projectmanager loopt al geruime tijd een pilot met driehonderd gebruikers. “Maar dit zijn mensen die echt voorop lopen met dit soort ontwikkelingen en vaak zelf oplossingen bedenken voor de problemen waar ze tegenaan lopen. Maar daardoor koppelen ze die ook niet altijd terug naar ons. We verwachten echter niet veel problemen met de eerste fase. Maar om zeker te zijn en de eerste grote groepen studenten optimaal te kunnen ondersteunen bouwen we toch die rustperiode van twee weken in en herhalen we dit proces nog een keer bij Electrical Engineering.”

Vijf apparaten tegelijk 

De voordelen die het studenten gaat bieden, zijn volgens Van Alphen evident. “Met Office 365 kun je straks altijd en overal bij je gegevens en je kunt het installeren op maar liefst vijf apparaten. De ruimte in je mailbox wordt vergroot van 250 MB nu naar 100 GB en met OneDrive krijg je in de cloud een opslagruimte van 1 TB tot je beschikking. Samenwerken met je medestudenten en het zoeken in al je gegevens met Delve wordt ook veel eenvoudiger.”

Met de invoering van OneDrive hoopt de universiteit ook het gebruik van Dropbox terug te dringen. Zowel bij de studenten als later ook bij de medewerkers. Van Alphen: “Het is begrijpelijk dat mensen bij gebrek aan een goed alternatief daar gebruik van maken, maar met OneDrive is de veiligheid van je gegevens veel beter gegarandeerd. SURF, de ict-samenwerkingsorganisatie van het onderwijs en onderzoek in Nederland, heeft dat na uitgebreid onderzoek ook vastgesteld.”

Nog een voordeel van Office 365 is dat applicaties voortdurend en met kleine stapjes automatisch worden aangepast, stelt Van Alphen. “Daardoor zijn grote ombouwoperaties zoals we die in het verleden kenden en die vaak veel onrust veroorzaakten, niet meer noodzakelijk.”

Na de zomervakantie gaat de uitrol onder de werknemers van start. “Hierbij verwachten we wat meer begeleiding te moeten verlenen dan bij de studenten, want de wijze waarop jongere generaties met dit soort processen omgaan is toch wezenlijk anders dan van de oudere of minder digitaal vaardige mensen. Die zijn nog opgegroeid met handleidingen op papier, maar die zijn er in dit digitale tijdperk nauwelijks meer. Microsoft maakt echter voortdurend duidelijke instructiefilmpjes, waarnaar we dan ook zullen verwijzen. Want dat soort filmpjes zelf nog maken is voor het CIO Office ondoenlijk en we besparen daarmee veel tijd en geld, dat we weer in andere vormen van ondersteuning en ontwikkelingen kunnen steken.”