Studenten zien in MyTimeTable de vakken die ze eerder hebben toegevoegd, opeens weer verdwijnen. De koppeling tussen Osiris en Canvas hapert, waardoor inschrijvingen vanuit het ene systeem niet goed worden overgezet naar het andere systeem. Van 5.000 vakken zijn er 250 waar het aantal inschrijvingen in Osiris afwijkt van Canvas. Studenten die daardoor niet op Canvas staan ingeschreven hebben daarmee geen toegang tot collegemateriaal en toetsen.

Het is een greep uit de problemen die de U-raad aan het College van Bestuur voorlegde. Boudewijn van Dongen, U-raadslid voor de personeelsfractie PUR en universitair hoofddocent bij Wiskunde & Informatica, vertelt uit eigen ervaring dat ook hij voor bepaalde vakken niet kan zien op welke locatie hij ze moet geven en hij heeft ook geen zicht op het aantal studenten dat zich er voor ingeschreven heeft. "Gelukkig zorgt een belletje met de juiste persoon er bijna altijd voor dat het toch nog wordt opgelost. Dat hoor ik ook van collega's."

Hoogste prioriteit

Collegelid Jo van Ham, onder wiens verantwoordelijkheid de systemen vallen, zei gisteren in de U-raadsvergadering de problemen zeker niet te bagatelliseren en ze de hoogste prioriteit te geven. “We zijn er niet blij mee, wat ook wel valt op te maken uit onze reactie op de lijst met incidenten van de U-raad.” Op dit moment wordt een taskforce samengesteld die de problemen zo snel mogelijk moet oplossen. Wie daar in komt te zitten is nu nog niet bekend. Ook zal er extra personeel voor worden aangesteld.

Van Ham wees op de samenloop van ontwikkelingen die de kwestie tamelijk complex maken. “De invoering van de systemen vond plaats in de tijd dat we ook bezig waren met een grootscheepse reorganisatie van de ondersteunende diensten. Daardoor zijn mensen in nieuwe functies terecht gekomen en die mensen hebben ook tijd nodig om zich daar weer in te werken. Als gevolg van de reorganisatie was er voor de periode van acht maanden ook een vacaturestop. Daarnaast kende de TU/e ook dit jaar weer een sterke groei van het aantal eerstejaars, wat veel druk zet op onze medewerkers en faciliteiten.”

Snel actie

Vanuit de U-raad kwam het dringende verzoek om snel actie te ondernemen en ervoor te waken dat de mensen die nu bezig zijn met het opvangen van de problemen niet overbelast raken. Van Ham was het met die aanbevelingen eens. “Het vertrouwen in onze dienstverlening moeten we hoog houden. Onze organisatie is op dit gebied lean & mean en dat heeft veel voordelen, maar bij deze kwestie zien we er ook de nadelen van.”

Van Ham waarschuwde wel dat door nu prioriteit te geven aan dit onderwerp, andere zaken die ook op de agenda staan, naar achter geschoven kunnen worden in tijd. “We verwachten dat de U-raad daar dan in de toekomst begrip voor heeft.”