Justyna Grabowska, werkzaam bij ICT Services, is al enigszins bekend met werken in een kantoortuin in gebouw Matrix. Ze maakt zich zorgen over geluidsoverlast. “Het is straks heel belangrijk dat er ook plekken zijn waar je echt goed geconcentreerd kunt werken. Ook werken we bij onze dienst veel samen met externen. Met die mensen moet je een rustig overleg kunnen hebben in een aparte ruimte. En als ik dan mijn bureau verlaat, moet ik al mijn programma’s kunnen laten doordraaien. Het kost me anders ontzettend veel tijd om alles weer opnieuw te moeten opstarten.”

Toezichthouder

Aan tafel zit ook Milou Schellekens, die net vier weken aan de slag is bij Dienst Huisvesting. Bij haar vorige werkgever op Strijp-S werkte ze ook met meer mensen in een grote ruimte. “Het was een soort loft en als mensen met elkaar wilden overleggen trokken ze zich even terug of ze gingen even een eindje lopen. Wat ik daar een groot voordeel vond, was dat je direct kon zien wie er die dag wel en niet was. Zelf heb ik weinig moeite om me te concentreren, ook in een wat rumoerige omgeving, dus ik voorzie weinig problemen. En bij Dienst Huisvesting zijn we sowieso veel op pad en dan neem je je computer gewoon mee.”

Het aanstellen van een soort toezichthouder in de beginfase, lijkt Shirley Mandagi, die de inkoop doet bij Dienst Interne Zaken, wel een goed idee. “Iemand die zorgt dat de opstartfase soepel verloopt.” Zelf zit ze nu met twee collega’s op een kantoorruimte in Traverse. Ze vindt het nu al best lastig als zij en een collega tegelijkertijd aan het telefoneren zijn. Ook vraagt ze zich af hoelang ze haar spullen straks op het bureau mag laten liggen als ze zelf even in een vergadering zit. “Ik hoorde dat je binnen een half uur terug moet zijn. Dat lijkt me te kort en daarmee niet handig.” Een langslopende ambassadeur vertelt haar dat het timeslot een uur wordt.

Afwachtend

Programmaleider Van Steen heeft in het verleden al vergelijkbare programma’s uitgevoerd bij onder meer Woonbedrijf en Tilburg University. “Mensen kijken vaak heel verschillend tegen zo’n verandering aan. Mensen zijn enthousiast, sommigen vinden het spannend, anderen zijn juist weer heel afwachtend. Bij Woonbedrijf was iedereen na ongeveer een week gesetteld. Dat wil niet zeggen dat iedereen direct helemaal gewend is. Wennen aan een nieuw werkconcept en omgeving kost tijd, die tijd moeten we elkaar ook gunnen. Zie het als jouw eigen verhuizing. Het werk moet altijd leidend zijn en ook thuiswerken heeft daar een functie bij. Afspraken daarover moet een werknemer straks maken met zijn leidinggevende en het team. We hopen dat iedereen zich steeds meer eigenaar van dit proces gaat voelen. Want om het echt goed van de grond te krijgen hebben we de medewerking en inzet van alle betrokkenen nodig.”