Ruim driehonderd items worden gemiddeld wekelijks geleend via de TU/e-bibliotheek - maar even níet van 26 tot en met 30 juni. Die week wordt namelijk de laatste hand gelegd aan de overgang van VUBIS naar WorldCat, het nieuwe bibliotheeksysteem waarmee de TU/e gaat werken.

En dat mócht ook wel, zegt projectleider Joost de Vletter. “Al is het systeem in de loop der jaren wel regelmatig vernieuwd, het was toch wat verouderd. Voorheen was alles gericht op papier, op gedrukte boeken, rapporten en dergelijke. Tegenwoordig is bijna alles elektronisch beschikbaar. Veel bibliotheeksystemen hebben daar moeite mee gehad; de workflows om papieren of elektronische titels te bestellen en beheren, waren nogal gescheiden. In nieuwere systemen zijn die allemaal geïntegreerd.”

Na een Europese aanbesteding heeft de TU/e gekozen voor WorldCat, een van de twee meest gebruikte systemen op dit gebied. In Nederland werken op dit moment zes andere universiteiten ermee en de bevindingen daar zijn volgens De Vletter bovenal positief: “De ervaring heeft geleerd dat mensen er over het algemeen ook vlot weer hun weg in vinden”.

Dat neemt niet weg dat gebruikers (bovenal studenten en medewerkers van de TU/e, maar ook betalende externen) veranderingen gaan zien. Zo wijzigt de zoekinterface (“al lijken die in essentie allemaal een beetje op Google”) en zullen vooral mensen die het systeem wat intensiever gebruiken, merken dat het aantal zoekmogelijkheden uitgebreider is.

Speurwerk

Aan de TU/e wordt achter de schermen al maanden gewerkt om de overgang voor te bereiden. Informatie over gedrukte materialen wordt via speciale conversieprogramma’s overgezet in het nieuwe systeem, vertelt De Vletter. Elektronische titels zitten vaak in pakketten (afhankelijk van met welke uitgevers een instelling zaken doet), die veelal met duizenden titels tegelijk kunnen worden overgezet. In theorie slechts een kwestie van de juiste pakketten in een grote knowledge base aanvinken, zegt De Vletter, “maar stiekem gaat er veel tijd in zitten”. Zo zitten er soms wel honderd pakketten van eenzelfde uitgever in zo’n database en kan alleen al de wisselende naamgeving ervan het nodige speurwerk vragen.

Op 3 juli gaat WorldCat aan de TU/e in de lucht; de week ervoor moeten gebruikers het even zónder bibliotheeksysteem stellen. Het betreft een tentamenweek en dat zijn volgens De Vletter qua uitleen traditiegetrouw rustige weken: “De piek in zoeken en uitlenen zit altijd daarvóór”. Als iemand in die week desondanks echt dringend iets nodig heeft: veruit de meeste items zijn volgens de projectleider ook elektronisch beschikbaar en mensen kunnen ze anders ook altijd in de bibliotheek komen inkijken.

Het project is na de lancering zeker nog niet afgerond. “We zullen nog best een tijdje bezig zijn om alle losse eindjes goed aan elkaar te knopen”, verwacht De Vletter.