Het zijn spannende tijden voor zo’n honderdzeventig TU/e-medewerkers. Zij gaan werken binnen de dienst Education & Student Affairs (ESA, de opvolger van het huidige Onderwijs en Studenten Service Centrum), de onderwijsondersteunende teams van faculteiten, of onderwijsondersteunende afdelingen van Dienst Algemene Zaken en Dienst Personeel en Organisatie. Zij hebben in december gehoord of ze op hun huidige functie kunnen worden herplaatst en ze konden hun belangstelling voor bepaalde functies aangeven. Een adviescommissie maakt op basis hiervan een plaatsingsplan en een selectiecommissie beoordeelt de geschiktheid voor leidinggevende functies en functies waarvoor meerdere kandidaten zijn.

De zogeheten sleutelfuncties (voor leidinggevenden) moeten in april zijn ingevuld; daarna gaan de overige medewerkers over op hun ‘nieuwe’ functie. In juli moet iedereen een definitieve plek hebben. Jo van Ham en universiteitssecretaris Nicole Ummelen van de stuurgroep Toekomstgerichte Onderwijsorganisatie (TOO) benadrukken dat iedereen aan een passende functie wordt geholpen.

Het College van Bestuur heeft de plannen voor de reorganisatie eind vorig jaar goedgekeurd. Aanvankelijk had het bestuur de hele operatie eerder willen hebben voltooid. Van Ham: “We hadden het graag eerder voor elkaar gehad, maar we zijn erg zorgvuldig te werk gegaan. We hebben dit zoveel mogelijk met en voor mensen willen doen.”

De afgelopen periode kenmerkte zich door vele gesprekken en discussies, vertellen Van Ham en Ummelen. Van Ham: “Een van de lastigste discussies ging over de taken van de hoofden ESA (waarvan er aan elke faculteit één komt, red.) en onder wiens gezag die persoon valt. We hebben er uiteindelijk voor gekozen om deze functie bij de faculteiten onder te brengen, daar waar het werk plaatsvindt. Maar die personen hebben wel nadrukkelijk taken binnen ESA centraal. We halen de functies van opleidingsdirecteur en hoofd ESA bewust uit elkaar. De opleidingsdirecteur gaat dan specifiek over de onderwijsinhoud en het hoofd ESA bemoeit zich in het bijzonder met de logistiek.”

Serieuze medezeggenschap

De vakbonden waren nauw betrokken bij het proces. Marjo van der Valk namens de gezamenlijke bonden: “We zijn blij met de zorgvuldigheid van de hele operatie en hebben serieuze medezeggenschap over het onderdeel personeel. Er wordt goed naar ons geluisterd. Het enige waar we allesbehalve blij mee zijn, is het moment waarop de brieven naar de mensen zijn gegaan, zo net voor de kerst en voor de vakantie. Wij hebben dat duidelijk aangegeven, maar het College heeft helaas anders beslist.”

Het belangrijkste doel van de hele exercitie is om docenten en studenten beter te ondersteunen en processen meer met elkaar in lijn te brengen. Enkele processen zijn gestandaardiseerd en andere processen zijn beter op elkaar afgestemd. Van Ham illustreert: “Een studentendossier wordt aan alle faculteiten hetzelfde van opzet, maar de manier waarop het dossier wordt ingevuld, kan per opleiding anders zijn.”

De komende maanden wordt de implementatie nauwgezet gevolgd. Ummelen: ”Het is niet alleen een overgang naar een andere functie, maar ook een totale cultuuromslag. We moeten voorkomen dat we op 1 juli nog op dezelfde manier werken als vorig jaar. We maken een implementatieplan en bepalen hoe we gaan evalueren.”

In Cursor verschijnt binnenkort een achtergrondartikel over dit onderwerp.