“Bij de invoering van een nieuw systeem komen, als het op grote schaal gebruikt gaat worden, altijd kinderziektes aan het licht. In dit geval zijn we onaangenaam verrast door het feit dat sommige van die kinderziektes zeer hardnekkig blijken zijn”, zegt Patrick Groothuis, directeur Education and Student Affairs (ESA), eveneens lid van de taskforce.

Ook Groothuis is vanzelfsprekend niet gelukkig met alle problemen, maar wijzend op de omstandigheden waaronder ze ontstaan zijn, probeert hij er wat begrip voor te kweken. “Naast het feit dat in een testsituatie de realiteit nooit helemaal is na te bootsen, zat de universiteit tijdens de invoering in maart ook midden in een reorganisatie van de onderwijsondersteunende diensten. Daardoor kreeg een deel van de mensen andere taken. Tevens werden we geconfronteerd met een instroom die veel harder groeide dan verwacht”, aldus Groothuis. “En dan is er natuurlijk de inwerkperiode waar je altijd rekening mee moet houden bij de invoering van een nieuw systeem.”

Campuskaarten

Op de meest recente voortgangsreportage van de taskforce staan zeker nog zo’n honderddertig ‘issues’ die om een oplossing vragen. Volgens taskforce-voorzitter Lemmens valt een probleem vaak uiteen in meerdere issues en moet er onderscheid gemaakt worden tussen problemen op systeemniveau en op procesniveau.

Als voorbeeld van de eerste soort noemt hij het niet aanmaken van campuskaarten voor studenten die zich wel ingeschreven hebben. Ook zijn er campuskaarthouders die geen toegang krijgen tot de gebouwen waartoe zij wel toegang zouden moeten hebben. “Het komt er vaak op neer dat Canvas en Osiris maar moeizaam met elkaar kunnen communiceren”, aldus Lemmens.

Aan de proceskant gaat het dan bijvoorbeeld om kennis die nog niet in voldoende mate aanwezig is bij medewerkers, of om het proces van cijferverwerking, dat deels plaatsvindt in Canvas en deels in Osiris, en waarbij de overgang tussen de twee systemen door docenten te arbeidsintensief wordt gevonden.

Flexibele schil

Drie externe specialisten zijn inmiddels aangetrokken om de meest urgente problemen aan te pakken. Ook is een zogeheten flexibele schil van vier medewerkers opgericht, die snel kunnen bijspringen op plekken waar dat nodig is. Hier gaat veel van het extra geld in zitten dat het College van Bestuur beschikbaar heeft gesteld. Groothuis: “Op deze manier willen we de meest urgente problemen eind januari opgelost hebben. Daarna kijken we welke issues er nog staan en die aan het begin van het nieuwe collegejaar moeten zijn aangepakt.”

Van de PlanApp wordt op 28 januari een verbeterde versie uitgebracht, want de versie die in maart live ging, functioneerde zeer gebrekkig. “Dat had deels ook te maken met het feit dat de PlanApp goed geladen moet worden door faculteiten. Doe je dat niet, dan krijg je foutmeldingen”, vertelt Groothuis. “Maar ook hier werkte de aansluiting met Osiris niet optimaal. We hopen dat dat bij de verbeterde versie is opgelost.”

Een goed functionerende PlanApp moet het studenten veel makkelijker maken hun individuele studieplan in te vullen met USE-vakken, keuzevakken en keuzepakketten. Lemmens: “Hiermee worden ook de examencommissies ontlast, die dan veel minder tijd kwijt zijn om te kijken of studieplannen voldoen aan de norm.”