De Amerikaan, sinds 2014 woonachtig in Amsterdam, zal straks in TU/e's Blauwe Zaal niet iederéén veel nieuws vertellen. Onder anderen TU/e-medewerker Joost Gabriëls past Getting Things Done (kortweg GTD) al zo’n tien jaar toe en kan zich amper nog heugen dat hij ooit ánders deed.

De research support officer van de faculteit Wiskunde & Informatica kwam zo’n tien jaar terug als TU/e-student met Allens methode in aanraking. “Ik nam mijn studie heel serieus, maar mijn hobby’s ook. Maar als ik aandacht aan het ene besteedde, ging dat vaak ten koste van het andere. Ik vroeg me steeds vaker af hoe ik alles op tijd gedaan kon krijgen.”

Online zoekwerk bracht hem al snel bij ‘Getting Things Done’, voor het eerst uitgebracht in 2001. Allens actiegerichte benadering, adviezen en schrijfstijl: ze spraken Gabriëls direct aan. Niet dat diens handreikingen volgens hem nou zo complex of wereldschokkend zijn: “Hij noemt het zelf advanced common sense. Dat ís het ook, maar dan heel methodologisch aangepakt en toegankelijk opgeschreven. Daar kon ik iets mee.”

GTD draait om de vijf basisprincipes Collect, Process, Organize, Review en Do. Of, zoals Gabriëls beschrijft: “Verzamel alle alledaagse input, zoals mails, afspraken en taken, op een centrale plek; probeer alles wat op je afkomt, te kanaliseren. Maak inzichtelijk waar je nou precies mee te maken hebt, formuleer duidelijke stappen, bekijk alle actiemogelijkheden, maak een beslissing wat nu het beste is om te doen en ga aan de slag”.

Het externe brein

Het “externe brein”, zo noemt de W&I-medewerker zijn systeem, met Outlook als basis. “Dat heb ik zó ingericht dat ik precies kan bijhouden welke commitments ik ben aangegaan, welke actiepunten openstaan en op welke dingen ik bijvoorbeeld nog wacht. Doordat ik dat allemaal niet langer in mijn hoofd hoef te houden, komt er ruimte voor andere zaken - zoals creativiteit.”

Met kleine stappen, vallen en opstaan maakte Gabriëls zich GTD eigen. En met veel discipline, “anders verval je snel in je oude patronen”. Na zo’n tien jaar van oefenen en leren, vergeet hij naar eigen zeggen steeds minder. En ja, dat hebben ook zijn collega’s gemerkt. “Als je mij iets hebt beloofd, dan houd ik je accountable. En herinner ik je bijvoorbeeld twee dagen voor een deadline aan onze afspraak, in plaats van je op de dag zelf bij wijze van spreken de huid vol te schelden. Heel af en toe zuchten mensen wel eens, maar dat is vooral omdat ze dan zelf beseffen dat ze iets hebben laten liggen.” Overigens zijn sommige collega’s zelf inmiddels ook aan de slag gegaan met GTD, vertelt Gabriëls, deels gecoacht door hem.

Elementen

Cees Gniewyk, derdejaars Technische Bedrijfskunde, is eveneens ervaringsdeskundig op het vlak van GTD. De student omarmde de methode weliswaar niet zo nadrukkelijk als Gabriëls, “maar dat is, om er profijt van te hebben, ook niet per se nodig. Ik denk dat het belangrijk is dat mensen weten dat je er ook alleen bepaalde elementen uit kunt halen die bij je passen en die je helpen”.

Zelf heeft hij naar eigen zeggen onder meer baat bij de Two-minute rule: “Dingen die je binnen twee minuten kunt doen, doe die ook metéén. Dat ruimt enorm op”. Ook van Waiting for maakte hij een goede gewoonte. “Ik hou goed in het oog op welke mails ik bijvoorbeeld nog een antwoord of vervolg verwacht. Vaak vergeet je dat als je een mail eenmaal hebt verstuurd”.

TU/e-medewerker Gabriëls plukt naar eigen zeggen ook buiten werktijd de vruchten van GTD. “Of je nu, zoals jij, een artikel moet schrijven voor Cursor, moet kijken naar opties voor de vakantie, een project in goede banen moet leiden of sinterklaasinkopen moet doen - het zijn allemaal dingen die je moet doen waarbij GTD je kan helpen. Of, zoals Allen zegt: ‘Werk is eigenlijk alles wat je ánders wilt hebben dan het nu is, maar dat nog niet is’.”

Ontploffingen

Gabriëls realiseert zich dat het wellicht allemaal wat mechanisch klinkt. Maar, zo benadrukt hij: “Als ik een complete inventaris heb van ál mijn plannen, afspraken en to-do’s en ik weet: ‘alles is onder controle, er gaat nu niks ontploffen’: hoe relaxed ga je dan bijvoorbeeld op vakantie of kun je ‘ja’ zeggen tegen een nieuw initiatief?”.

Om toe te voegen: “Onverwachte ontploffingen blijf je houden, die horen bij het leven. Maar het maakt wel een verschil of je op dat moment nog aan het jongleren bent met tien ándere dingen die net ontploft zijn, of dat je vanuit een stabielere basis werkt.”

Kaarten voor de lezing en workshop van David Allen zijn (gratis) verkrijgbaar via de website van de Wervingsdagen (voor studenten die deelnemen aan de Trainingsdagen) of via Studium Generale (voor overige studenten en medewerkers).