De TU/e wil meer inzicht hebben in de betaalverplichtingen en een compleet financieel plaatje hebben. Dat is er nu niet, vertelt projectmanager Dennis Raijmakers, afdelingshoofd Functioneel Beheer & Onderhoud van de Dienst Financiële en Economische Zaken. "Veel directe bestellingen worden telefonisch of via de mail gedaan en dan valt later een keer een factuur op de deurmat. We hebben daardoor geen compleet beeld van onze uitgaves."

Het huidige systeem met webshops, EasyOrder, wordt vervangen door een nieuw systeem: Oracle iProcurement. Raijmakers: "We stappen over, omdat bij het Oracle-systeem niet alleen bestellingen kunnen worden gedaan, maar ook de goedkeuring, ontvangstmelding en de factuurafhandeling zijn geïntegreerd." Het moment van goed- of afkeuren (alleen voor orders boven de vijfhonderd euro) verschuift van de factuur naar het plaatsen van de bestelling, dus naar het begin van het proces.

Het streven is dat eind 2017 meer dan tachtig procent van de gebruikers hun producten via het nieuwe systeem bestelt. Via het nieuwe systeem kunnen gebruikers - met name secretaresses, labmedewerkers en ict'ers - aanvankelijk via aangesloten webshops kantoorartikelen, chemicaliën, elektrotechnische materialen en ict-materialen bestellen. Het is de bedoeling dat die webshops uiterlijk 1 oktober binnen Oracle iProcurement actief zijn. Later volgen de artikelen die niet in de webshops zijn opgenomen - de zogenoemde non-catalogusproducten.

Volgens Angela Stevens-van Gennip, TU/e-verantwoordelijke voor het inkoop- en contractmanagement, doen zo'n vijfhonderd TU/e'ers regelmatig bestellingen en zijn er zevenhonderd TU/e-medewerkers die goedkeuring verlenen. De pilotfase, die in februari startte door verschillende actieve gebruikers ervaring te laten opdoen, is inmiddels afgerond. Daarbij konden bestellingen geplaatst worden bij de drie aangesloten webshops (Conrad, Farnell en RS Components) en bij alle leveranciers die in Oracle bekend zijn.

Stevens-van Gennip: "De bevindingen zijn over het algemeen positief. Verschillende gebruikers waren huiverig dat de goedkeuring lang zou duren. In de praktijk blijkt dat degenen die die goedkeuring moeten verlenen, daar wel oog voor hebben."

Volgens Stevens-van Gennip was de wens om over te stappen er al veel eerder, maar had dit "veel voeten in de aarde. En het is groter geworden dan de bedoeling was. Aanvankelijk ging het alleen om de webshops, nu is onder meer ook de facturenstroom geïntegreerd. Vergelijk het met dat je alleen je plafond wil schilderen in je huis en uiteindelijk alles doet." Het project is een gezamenlijk initiatief van Dienst Financiële en Economische Zaken en Dienst Interne Zaken.

Deze instructiefilmpjes laten zien hoe je bestellingen kunt plaatsen.