Volgens Ingrid Bevers, hoofd Inkoop- en contractmanagement, is de TU/e de eerste Nederlandse universiteit die bij de zoektocht naar een nieuw learning management systeem gebruik heeft gemaakt van een Europese aanbesteding. “Dat betekent dat het ook voor onze afdeling pionieren was. Ook andere universiteiten zijn hier inmiddels mee bezig en geregeld wordt gevraagd naar onze ervaringen met dit proces.”

Bevers vertelt dat uiteindelijk van drie partijen offertes werden ontvangen en dat na uitgebreide sessies met toekomstige gebruikers -docenten en studenten- de keuze viel op Canvas van leverancier Instructure. De looptijd van de overeenkomst is voor vier jaar met de mogelijkheid om optiejaren af te nemen.

Anne Floor Erdman is gespecialiseerd in implementaties van nieuwe ict-systemen in het hoger onderwijs. Al sinds begin 2015 is ze bezig geweest met het inventariseren van de wensen die bij docenten en studenten bestonden voor een nieuw aan te schaffen systeem. “Dit onder meer door het afnemen van veel interviews, het doen van bureauwerk en het doorploegen van rapporten”, vertelt Erdman.

Dit resulteerde uiteindelijk in een Program of Requirements en op basis daarvan kon de Europese aanbesteding worden uitgezet. Erdman heeft bij de drie voorstellen die dat uiteindelijk opleverde, vooral gekeken naar de gebruiksvriendelijkheid van de systemen. “We hebben dat in twee groepen getest; dertig docenten en dertig studenten. Ook hebben we gekeken of het systeem aansluit op onze onderwijsvisie, waar bijvoorbeeld blended learning een belangrijk onderdeel van is. Maar ook praktische zaken als de implementatie van het systeem, de aansluiting op een nieuw Studenten Informatie Systeem (SIS) en de tijd die het kost om gebruikers op dit systeem voor te bereiden, hebben een rol gespeeld.”

Volgens Erdman kwam Canvas op al deze punten glansrijk als beste systeem uit de bus. “Ook bij de docenten en studenten is het met afstand het favoriete systeem. Nu de contracten getekend zijn, komt voor ons een nieuwe uitdaging: een soepele invoering van het systeem.”

Goede ondersteuning voor zowel de docent als student wordt daarbij cruciaal, aldus Erdman. “Canvas, dat in 2011 werd ontwikkeld, biedt de gebruiker zeer veel mogelijkheden en het is van groot belang dat iedereen straks ook precies weet wat er allemaal mogelijk is.” Erdman hoopt die ondersteuners te vinden binnen de universiteit. “Dan denk ik aan mensen die er sowieso al in geïnteresseerd zijn en die betrokken waren bij de zoektocht ernaar en die het ook leuk vinden om anderen daarbij te helpen. Ook moet er een site komen, waar mensen terecht kunnen met hun vragen.”

In september wil Erdman met een paar vakken gaan proefdraaien met Canvas en het kwartiel daarop moet daar weer een aantal vakken aan worden toegevoegd. “Als de universiteit in maart 2017 van start gaat met een nieuw Studenten Informatie Systeem, waar op dit moment de werkzaamheden ook voor plaatsvinden, moeten we helemaal over op Canvas. Tot die tijd zal ook het oude systeem OASE nog gewoon draaien.”

Erdman zit in ieder geval tot eind van dit kalenderjaar nog op de universiteit om het hele proces in goede banen te leiden.