De kwestie:

Beste Alain,

Het zit me al jaren dwars, waarom schrijven wetenschappers zich pas op het laatste moment voor een event (lezing, congres, etc.) in, en is toch de no-show zo hoog, met name bij gratis events? Dat laatste is natuurlijk makkelijk, het kost niets om in te schrijven, uitschrijven kost blijkbaar te veel.

Maar toch, waarom hebben deze hoogopgeleide personen niet het fatsoen zich netjes af te melden? Of is er iets anders aan de hand?

Groetjes,

Sacha

Het antwoord:

Beste Sacha,

Je hebt last van moeilijke klanten; wetenschappers zijn natuurlijk maar een raar volkje. Geen zorgen, ik doel niet op clichés, zoals witte sokken in sandalen, het gebrek aan vrouwen in een toga, of het gebruik van, bij tijd en wijle, ingewikkelde zinsconstructies.

Nee, ik doel op het arbeidsethos van wetenschappers. Ze werken zich veelal uit de naad als een juniorconsultant, zwoegen zestig uur per week op labopstellingen en complexe verhalen, maar hebben geen salaris of lease-auto dat dit compenseert. Het is dan ook geen verrassing dat zij veelal gedreven zijn door hun passie voor onderzoek en dat ze daarom ongerelateerde afspraken in hun uitpuilende agenda’s proberen te lozen.

Natuurlijk is het vervelend, Sacha, dat zij dus ook op het laatste moment jouw events overslaan. Los van de entertainment value van wat jij organiseert, kan ik je wel een paar tips geven die zelfs overwerkte wetenschappers kunnen verleiden. Overigens gaat deze vlieger ook op voor afhakende studenten, hoewel zij het meestal alleen druk in hun hoofd hebben.

Allereerst helpt het als er een sociale norm heerst dat het bijwonen van jouw events ‘normaal is’ of ‘erbij hoort’. Je wilt bereiken dat collega’s verbaasd reageren op iemand die er niet bij is. Aan jouw verhaal te lezen leeft die norm nog niet zo, dus dan zul je die moeten gaan creëren. Zo kun je in de uitnodiging aangeven dat ‘iedereen van de vakgroep komt’ of dat er zelfs schaarste heerst, bijvoorbeeld: ‘het is een populair evenement, dus meld je op tijd aan’. Om dit te bereiken, kun je ook gebruikmaken van belangrijke of populaire collega’s om jouw boodschap te verkondigen.

Daarnaast helpt het als iemand zich moet aanmelden voor een evenement, zodat die persoon zich vastlegt. Tegelijkertijd moet je ervoor zorgen dat de aanmeldprocedure zo simpel mogelijk is; het liefst slechts met één muisklik, want mensen zijn lui, ontzettend, ongelooflijk lui. Wat dat betreft kun je overwegen, indien mogelijk, dat iedereen per definitie aangemeld is, tenzij ze zich later afmelden. Zorg er dan wel voor dat er een agenda-item wordt aangemaakt - met herinnering!

Verregaande verleiding kun je proberen: overlaad je publiek met cadeaus! Natuurlijk heb je geen tijd en geld om aan iedereen te verkondigen ‘Merci, dat je er bent’, dus het mag ook iets onbenulligs zijn, zoals een tip in de uitnodiging, een voorbeeld van hun naamplaatje of iets dat ze op het evenement kunnen ophalen. Alles is goed, zolang hetgeen dat je aanbiedt maar enige mate van reciprociteit oproept: Jij geeft hen iets, dus verwacht je ook iets terug; hun aanwezigheid!

Overigens gaat het niet helpen als je een evenement geld laat kosten. Niet alleen kan dit een drempel voor deelname opwerpen - je moet een betaling voltooien - ook gaat dit ten koste van het effect van de sociale norm. Iemand die twee euro betaalt voor een evenement bekostigt hiermee niet alleen de lunch, maar koopt ook de sociale verplichting van aanwezigheid af.

Mocht je nou echt de wanhoop nabij zijn, kun je altijd zoals Lex Lemmens doen, dean van het Bachelor College: Bied kroketten aan, heel veel kroketten.

Groetjes,

Alain

Heb jij ook een vraag die verrast dient te worden met een antwoord? Is je huisbaas incontinent, snap je niet waarom Vertigo groen is of loop je ergens anders tegenaan in je TU/e-bestaan?Just Ask Alain!