In een goed gevulde Blauwe Zaal in het Auditorium werden de betrokken medewerkers vandaag ingelicht over de aanstaande veranderingen door collegelid Jo van Ham en universiteitssecretaris Nicole Ummelen. Medewerkers die niet alleen afkomstig waren van het Onderwijs en Studenten Service Centrum (STU), maar ook van diverse andere diensten en vanuit de faculteiten.

Volgens Van Ham is er een aantal redenen waarom een ingrijpende verandering van de onderwijsondersteuning noodzakelijk is. Van Ham: “Onder meer door de komst van het Bachelor College en de Graduate School, waardoor studenten vrijer vakken kunnen kiezen bij andere faculteiten. Ook de toename van de instroom, die zorgt voor meer werkdruk, is een reden. En het feit dat we bezig zijn met de ontwikkeling van een Studenten Informatie Systeem (SIS) en een Learning Management System (LSM), wat voor docenten en studenten allerlei handelingen makkelijker moet gaan maken. In die twee systemen gaan we miljoenen euro’s investeren. Om ze mogelijk te maken moeten de processen die erachter zitten beter op elkaar afgestemd worden.”   

Het veranderingstraject dat nu in gang wordt gezet, is gebaseerd op een rapport dat KPMG heeft opgesteld en dat aangeeft waar nu de knelpunten zitten en wat mogelijke oplossingen kunnen zijn. Zo mist KPMG een duidelijke scheiding tussen de dienst die verantwoordelijk is voor het strategisch beleid, dat is Dienst Algemene Zaken, en degenen die de uitvoering voor hun rekening nemen. “Daarnaast is het nu niet precies duidelijk wie wat doet”, zo verwoordde Van Ham een ander probleem. “Er is te weinig standaardisatie van processen en ze zijn niet goed vastgelegd, door de hele keten van ondersteuning ontbreekt het aan de juiste sturing. Ook missen we bepaalde competenties en moet de ondersteuning meer vraaggestuurd zijn.”

KPMG geeft in het rapport ook aan hoe knelpunten opgelost kunnen worden. Het betekent onder meer dat alle ondersteuners doorgelicht moeten worden en dat bekeken gaat worden of en in hoeverre hun taken en functies aangepast moeten worden. “Dat is een groot proces”, aldus secretaris Nicole Ummelen, “maar zeker niet bedoeld als een bezuinigingsoperatie. Maar het gaat wel invloed krijgen op ieders werkzaamheden, taken en soms zelfs je werkplek”, zo vertelde zij haar toehoorders.

In december moet volgens Ummelen bekend zijn of er sprake is van een reorganisatie. “Dat is een technisch verhaal en heeft ermee te maken in hoeverre de hele operatie uitstijgt boven de verschillende eenheden. Ik neig er toe te denken dat het wel die kant op gaat. Maar banen zullen er niet door op de tocht komen te staan. We blijven met iedereen in gesprek, we zoeken naar draagvlak en we moeten het samen doen.”

Volgens Ummelen en Van Ham staat een budgettaire taakstelling van 700.000 euro bij STU voor komend jaar los van deze operatie. Ummelen: “Die taakstelling, waar STU inmiddels al voorstellen voor heeft aangeleverd, is zeker niet de reden voor dit veranderproces, maar beide trajecten zullen elkaar waarschijnlijk wel raken. Ook daar zullen echter geen vaste banen verdwijnen.”

In mei 2016 moet het personeelsplan klaar zijn en zou het voor alle betrokken medewerkers duidelijk moeten zijn hoe hun nieuwe functie er in de toekomst komt uit te zien. Volgens Van Ham zal hierbij niemand uitgezonderd worden. Voor de start van het collegejaar 2016-2017 moeten de veranderingen zijn ingevoerd.

Meer info:

intranet.tue.nl/onderwijs/toekomstgerichte-onderwijsorganisatie/