Met de komst van het Bachelor College komt het steeds vaker voor dat studenten hun keuzevakken bij een andere faculteit doen. En het kan zomaar zijn dat die andere faculteit een andere manier van aanmelden kent. Vakaanmeldingen komen nu via Owis binnen of via Studyweb - of via een weer ander kanaal. Lastig voor de student, maar ook voor roostermakers, studieadviseurs en docenten. Een conclusie die ook de ict-onderwijstafel trok, een overlegorgaan op de TU/e waarbinnen wordt bekeken welke zaken prioriteit verdienen. Al snel werd SIS geprioriteerd.

Via een make or buy-analyse is vervolgens gekeken of de TU/e zelf een systeem zou bouwen of dat er een nieuw systeem moest worden aangekocht. Bas Rijnbende, TU/e-projectleider SIS, deed die analyse en volgens hem was de conclusie - er moet een nieuw systeem komen - een ‘logische optelsom’. “Owis is aan het einde van zijn levensduur. Daarnaast worden er verschillende standaardoplossingen aangeboden op de markt. Feitelijk zijn wij de laatste Nederlandse universiteit die nog gebruikmaakt van een ‘zelfbouwsysteem’. Het is een logische keuze om een systeem dat op de markt is aan te schaffen. Onderwijs en onderzoek zijn de kerncompetenties op de TU/e en het is goed om daarop te focussen in plaats van op het bouwen van een eigen SIS.”

De TU/e had de systemen tot nu toe zelf gebouwd. Owis is daarbij het administratieve gedeelte, Studyweb het Learning Management System en OASE geeft daar als portaal toegang toe. Daarbij hebben verschillende vakken nog hun eigen omgeving.

In het nieuwe SIS moeten studenten zich onder meer kunnen aanmelden en inschrijven voor een studie, hun studieprogramma kunnen samenstellen, studieresultaten moeten worden verwerkt, diploma’s moeten worden aangemaakt, enzovoort, zo licht Rijnbende toe. Inmiddels is de aanbesteding gestart. Lex Lemmens, dean van het Bachelor College: “Criteria zijn onder meer een goede aansluiting op ons onderwijsmodel en  gebruiksvriendelijkheid." Op 1 april is naar verwachting bekend welke leverancier de opdracht gegund krijgt.

Het duurt nog even voor studenten en medewerkers toegang hebben tot het nieuwe systeem: de planning ligt nu op januari 2017.  Rijnbende: “Dat lijkt ver weg, maar er gaat een heel logistiek proces aan vooraf. Je moet onder meer goed kijken hoe je verschillende data koppelt en je zult gegevens uit de database van Owis moeten omzetten.”