“Tijdens de kerstvakantie knapte een waterleiding in Potentiaal in een schacht tegenover een serverkast, met allerlei hinderlijke gevolgen. De oorzaak van de schade was niet de vorst, maar ouderdom. Als dit soort spontaan bederf zich voordoet, is het niet meteen een ramp. Maar het zijn wel signalen dat het gebouw aan het einde van zijn levensduur zit. En het besef leeft hier dat je elke cent die je aan stenen uitgeeft, niet meer kunt spenderen aan onderzoek. Het is een onprettig dilemma waar je voor staat en waar we compromissen op hebben gesloten.” Suzanne Udo omschrijft de gevoelens die er leven binnen de faculteit Electrical Engineering over de nieuwbouwplannen. De directeur bedrijfsvoering heeft de afgelopen tijd vele, soms moeilijke, discussies gevoerd met studenten en medewerkers. “De bottom line is uiteindelijk geld.”

Ook het gebouw N-laag van de faculteit Technische Natuurkunde heeft zijn beste tijd gehad. Tiny Verbruggen, directeur bedrijfsvoering, heeft met zijn achterban eveneens pittige gesprekken gevoerd. “Acht jaar geleden hebben we laboratoria verplaatst naar Spectrum. De vrijgekomen ruimtes in N-laag zijn een soort sociale plekken voor de groepen geworden. Niemand wil die graag kwijt, en veel mensen zijn vergeten hoe het daarvoor was.”
Het eerste programma van eisen dat beide faculteiten hadden opgesteld voor de nieuwbouw, bleek financieel bij lange na niet haalbaar. Door het beperkte budget kan de universiteit niet hetzelfde volume terugbouwen dat straks verloren gaat als Potentiaal en N-Laag worden afgestoten. De toverspreuk om dat gemis op te vangen luidt: ‘minder maar beter’. Het scheelt niet alleen in de bouwkosten, ook onderhoud en energieverbruik vallen gunstiger uit. Door de vierkante meters slimmer te benutten, wordt een programma van eisen mogelijk dat uiteindelijk op een breed draagvlak kan rekenen. 
“Het is vooral een zoektocht om aan alle wensen tegemoet te komen en iedereen een goede werkplek te bieden”, meent Anne van Dortmont. De projectleider van Dienst Huisvesting vormt samen met Udo en Verbruggen de trojka die de nieuwbouw begeleidt. De ‘minder maar beter’-oplossing vergt volgens haar een totaal andere filosofie over huisvesting. Flexibiliteit van een gebouw speelt hierin een grote rol. “Het moet de groei of krimp van een faculteit kunnen opvangen. Een van de kenmerken is het denken in capaciteitsgroepen. Dat zijn de figuurlijke bouwstenen. Het gaat om oppervlaktes van ongeveer vijfhonderd vierkante meter met onder meer individuele werkplekken, colloquiumzaaltjes en groepsruimtes. Koffiehoekjes, pleintjes en overlegruimtes verbinden de capaciteitsgroepen met elkaar. Als de ene groep groeit en een andere club krimpt, kunnen ze ruimtes erbij nemen of afstoten. Het wordt een beetje organisch. Met die flexibiliteit kunnen we meer doen met minder vierkante meters. Vergis je niet. Het verschil met het eerste programma van eisen is niet marginaal. Het is geen kaasschaven, maar principieel anders denken.”
De laboratoriums waren vooral bij EE een terugkerend heet hangijzer. Udo: “De labs zijn heel dure vierkante meters. Als je daar niet kritisch op bent, kun je hele sloten geld niet efficiënt gebruiken. We gaan straks flink terug in labruimte. De gesprekken daarover zijn heel ingewikkeld geweest. Moet alles meeverhuizen, moeten we alles blijven doen? Onderzoek is toch onze core business.”
Verbruggen: “Omdat onze ‘heftige’ labs in Spectrum zijn ondergebracht, ging bij ons de discussie vooral over de werkplekken. Ook gaan we met practicumruimtes flink terug. Door ze intensiever te gebruiken, proberen we dat te compenseren. Maar het moet nog blijken hoe handig dat gaat. Het is niet ideaal om opstellingen die ‘s morgens zijn neergezet weer op te ruimen, zodat er na de middagpauze een andere groep aan de slag kan. Hetzelfde geldt voor de centrale werkplaats. Die is nu ongeveer zeshonderd vierkante meter. Een oppervlakte die in het nieuwe gebouw niet haalbaar is. Voor een deel zijn we straks aangewezen op de Gemeenschappelijke Technische Dienst. Iedereen maakt zich daar zorgen over. Hoe gaat dat lopen?”

De werkplekken bleken tijdens de discussierondes en workshops voor studenten en medewerkers een gevoelig punt. Van Dortmont: “Daar is heel uitvoerig over gesproken. De werkplekken worden goed, maar zijn minder groot en ruim. Het is ook niet langer vanzelfsprekend dat er voor mensen in deeltijd altijd een eigen kantoorruimte klaar staat. We hebben de keuze voorgelegd: grotere ruimtes die met meer mensen worden gedeeld of kleinere, persoonlijke werkplekken voor twee personen. De medewerkers en studenten kozen voor de laatste optie.”
Verbruggen: “Er is enige weerstand, met name onder de universitaire docenten, tegen de kleinere ruimtes. Ze vinden met zijn tweeën op kantoor niet prettig. We hebben ons zelf dan ook de vraag gesteld: willen docenten straks nog wel op de TU/e werken? We denken dat op te lossen door de boel iets slimmer in te richten.”
De verhuizing naar de nieuwbouw wordt logistiek een behoorlijke klus. In het programma van eisen wordt in 2014 uitgegaan van 440 studenten voor EE en 420 studenten voor TN. Dat betekent voor beide opleidingen een groei ten opzichte van de huidige situatie. Tel daarbij nog eens ongeveer 400 medewerkers van EE en 300 van TN. Aangevuld met een sterk wisselend aantal losse medewerkers die niet op de payroll staan. “Het is een van de belangrijke eisen in het programma dat we het gebouw kunnen uitbreiden. Misschien komt dat al aan de orde voordat het wordt opgeleverd. We zien namelijk een toenemende instroom aan bachelorstudenten. Ik hoop dat die groei snel doorzet en zich manifesteert. Dan kunnen we op tijd bijsturen”, zegt Udo.
Verbruggen: “Iedereen beseft dat dit een ‘moment of opportunity’ is om de nieuwbouw te realiseren. Door de economische crisis zullen de bouwkosten per vierkante meter naar verwachting relatief laag zijn. Er is de laatste twintig jaar vaker over nieuwbouw gesproken. ‘Eerst zien en dan geloven’, was onderhand het motto. Nu is het zover en dat is toch even schrikken voor iedereen. We gaan aan het begin van het volgende jaar verhuizen. Daarna gaat de N-laag compleet tegen de grond.”
De projectgroep beseft als geen ander dat niet ieders wensen vervuld kunnen worden. Maar daar staat veel positiefs tegenover, vinden ze. Het nieuwe gebouw wordt duurzaam, zorgt voor meer uitstraling en biedt meer comfort. De gezamenlijke huisvesting van EE en TN zal naar verwachting ook leiden tot minder kosten. Udo: “En de indeling zorgt ervoor dat sociale ontmoetingen tussen groepen van allerlei snit vaker tot stand komen.”
Na twee jaar intensief overleg binnen hun faculteit, hebben beide directeuren een breed draagvlak gevonden. Dat ging niet zonder slag of stoot, maar zoals Verbruggen kernachtig samenvat: “Er is geen keuze om het niet te doen.”