Bestaande ruimte beter gebruiken, dat is volgens programmamanager Transformus Yvette Ramakers het doel van het project. De universiteit wil met Transformus(intranet) de voorziene groei – waar ook project Beethoven nog aan bij gaat dragen - op kunnen vangen in de huidige gebouwen op de campus. Het project valt gedeeltelijk onder het Multi Annual Budget(intranet) project, waarmee de universiteit meer financiële ruimte wil creëren. Door de groei in de bestaande gebouwen op te vangen is er minder investering nodig, legt Ramakers uit “omdat we door de gebouwen efficiënter te gaan gebruiken geen heel nieuw gebouw hoeven neer te zetten.” Afgezien van het nieuwe semicon-labgebouw, dan.

Vloerkleed

Hoewel in theorie medewerkers en afstudeerders twintig procent van hun “vloerkleed” moeten inleveren, betekent dat niet dat er letterlijk een randje van de ruimte afgaat, aldus Ramakers. “We willen dat vloerkleed vooral beter indelen. Dat doen we door te kijken naar wat er nodig is om goed te kunnen werken. Heeft bijvoorbeeld iedereen een eigen bureau nodig of is er juist behoefte aan meer vergaderplekken?”

Wanneer de vraag opkomt of een eigen bureau nodig is, denken veel mensen al snel aan kantoortuinen en flexplekken. Maar meer kantoortuinen creëren is bij dit project echter helemaal niet het plan, stelt Ramakers gerust. “We pakken de huidige situatie als uitgangspunt. We kunnen ook niet alles open gaan maken, want daar hebben we geen geld voor. We proberen juist te kijken naar hoe het nu is en hoe we daar met een paar verstandige beslissingen een betere werkplek van kunnen maken.” Dat kan bijvoorbeeld door belcellen neer te zetten of overlegpods. Of door een wandje toe te voegen. En bij General Affairs, de afdeling die al het verst is in de uitvoering van het project, komen bijvoorbeeld kleinere tafels, zodat er plek is voor meer mensen.

De aanpassingen aan de ruimte gebeuren in overleg met de gebruikers en diensten. “We vliegen het aan met een multidisciplinair projectteam”, vertelt Ramakers. “We beginnen met de kaders van het project: wat zegt de norm, hoe zit het met brandveiligheid, hoe is de luchttoevoer. En dan vragen we aan gebruikers wat er voor hen moet gebeuren om dit te laten slagen. Vanuit de diensten kijken we vanuit verschillende expertises naar hoe we dat kunnen realiseren.”

Leeg bureau

Wat er precies nodig is om het gebruik van de ruimte te verbeteren, wisselt per gebouw. Zo hebben medewerkers in Flux juist extra ruimte nodig. “Ze zitten daar nu het krapst van allemaal. En dan komt er ook nog een groei.” Er komt wel een nieuw labgebouw, maar het duurt nog even voordat dat er is. “We kijken naar welke maatregelen we kunnen nemen om de druk daar snel te verlichten”, zegt Ramakers. “We nemen daarbij niet alleen de ruimte en indeling mee, maar ook menselijk gedrag en de organisatie van het team. Je kunt je voorstellen dat teams afspraken maken over welke dagen ze wel en niet op kantoor zijn. Je kunt ook samen afspreken om je bureau altijd leeg achter te laten.”

Met die laatste afspraak heeft ze zelf goede ervaringen. Ramakers zit op vloer 10 van Atlas, waar veel flexplekken zijn. “Daar heeft iedereen zijn bureau altijd leeg. Er is daardoor altijd wel een plekje te vinden.” In Atlas is Transformus al een eind onderweg. Over het algemeen lijkt het vloerkleed in dat gebouw volgens Ramakers redelijk passend. “Maar we kijken ook naar hoe we het beter werkbaar kunnen maken, ook als een gebouw of afdeling al op de norm zit.” Qua indeling valt er volgens haar nog een grote winst te behalen. “Sommige groepen hebben bijvoorbeeld meer behoefte aan rust en andere groepen veroorzaken misschien rumoer en vinden het ook niet erg om daarin te zitten. Je zou die groepen op een andere plek kunnen zetten.”

Sprinklers

Grote verbouwingen zullen er voor dit project niet komen. Zelfs het plaatsen van extra wandjes wil Real Estate zoveel mogelijk beperken. Ramakers: “In verband met de ventilatie en sprinklers, bijvoorbeeld. Er is veel waar je rekening mee moet houden, dus je moet wel kijken of zo’n wand ook echt iets toevoegt.”

In Atlas en Matrix loopt het project al. Real Estate hoopt dit jaar ook met de rest van de gebouwen te kunnen starten. Alle gebouwen met veel kantoorruimte komen aan bod. Naar verwachting is Transformus rond 2027 helemaal afgerond.