- Mensen
- 03/04/2025
Achter de Schermen | Jolanda, frontoffice Real Estate
Het reilen en zeilen van een universiteit is geen sinecure. Er zijn heel wat handen nodig om alles op orde te houden, van administratie tot schoonmaak en van beveiliging tot technisch onderhoud. Wie zijn de medewerkers achter de schermen die zorgen dat alles op rolletjes loopt? Vandaag: Jolanda Wouters-Heuveling, coördinator van de frontoffice bij Real Estate.
Real Estate (RE) is een afdeling waar lang niet iedere TU/e’er mee te maken krijgt. Deze dienst bekommert zich om al het vastgoed en de 75 hectare aan TU/e-campus. Hierdoor lijken de RE-werkzaamheden zich soms op de achtergrond af te spelen, maar dat maakt ze niet minder belangrijk. Mocht je ooit een vraag hebben voor RE, dan is de kans groot dat Jolanda Wouters-Heuveling je te woord staat. “Als frontoffice zijn wij de grote schakel binnen RE.”
Hoe laat klok je in?
“Ik begin eigenlijk altijd om acht uur. Ik ben een vroege vogel, dus dat is geen probleem voor mij. Ik sta ’s ochtends meestal om kwart over vijf op, dan zit ik rond zeven uur op de fiets en ben ik iets over half acht op de campus. Dat is aan de vroege kant, maar ik maak dan nog een praatje met collega’s die er ook al zijn, ik zorg dat de soep klaarstaat voor de middag en dat de vaatwasser is uitgeruimd voordat ik begin aan mijn werkdag.”
Bij de frontoffice werken we als de grote schakel van RE
Wat houdt je baan in?
“Ik ben coördinator van de frontoffice en het secretariaat bij de afdeling RE. Bij de frontoffice komen alle klantvragen binnen voor RE. Hierbij moet je denken aan kleine klusaanvragen, bijvoorbeeld als iemand een muurtje geschilderd wil hebben, klachten over overlast door verbouwingen, of gebouwgebonden storingen zoals de elektriciteit. Maar ook complexere vragen zoals het ombouwen van ruimtes komen binnen bij de frontoffice. Eigenlijk alles wat vastzit aan het gebouw. De dingen die loszitten, denk bijvoorbeeld aan je bureau of je stoel, vallen nu nog onder het Facility Management Center (FMC). Om het makkelijker te maken voor studenten en medewerkers gaan RE en FMC fuseren. Vanaf 1 juli gaan ze verder als Campus & Facilities.”
“Ik en mijn collega’s zorgen er vervolgens voor dat al deze vragen naar de juiste afdeling worden gestuurd zodat ze worden opgepakt. Zo werken wij als de grote schakel van RE. En binnen het frontofficeteam ben ik de coördinator. Daardoor heb ik extra taken zoals zorgen dat iedereen op dezelfde manier werkt en de planningen organiseren. Die coördinatietaken heb ik ook voor het secretariaat.”
Tekst loopt door onder de foto.
“Naast het afhandelen van klantvragen, helpen we bij de frontoffice de collega’s van RE met administratieve ondersteuning. Daarvoor vragen we veel offertes op, verwerken we bestellingen en zorgen voor de factuurafhandeling. Dit doen we ook voor de huur-verhuurafdeling, maar daar bestaat de administratie vooral uit het opstellen, laten ondertekenen en beheren van de huurcontracten. Denk bijvoorbeeld aan gebouw Alpha, daar verhuren we verschillende kantoren aan startups.Of bijvoorbeeld Euflex en de kapper die op de Campus is gehuisvest.”
Hoe ben je in deze baan gerold?
“Ik ben hier vijf jaar geleden begonnen. Ik kwam vanuit een andere baan, maar ik zocht iets anders en het liefst iets dichter bij huis. Deze functie sprak mij meteen aan. Vooral het coördinerende stukje vond ik erg leuk. Een spin in het web zijn en zorgen dat alles goed loopt, want ik hou wel van regelen. Zodoende ben ik er ingerold.”
Ik haal er echt voldoening uit als ik een probleem kan oplossen of collega’s kan helpen
“En ik vind het nog steeds heel erg leuk, omdat ik nog steeds wordt uitgedaagd. Ik draag bij aan heel veel projecten en ik heb laatst ook nog een opleiding afgerond over hoe je processen efficiënter en effectiever kunt maken. Dat komt goed van pas bij de fusie tussen RE en FMC.”
Wat is het leukste aan je baan?
“Wat ik erg leuk vind, zijn de diverse contacten die ik heb. RE bestaat uit ongeveer zeventig tot tachtig medewerkers, dus dat is best wel een grote afdeling. En zoals ik al aangaf, ben ik van het regelen en oplossen van problemen, waardoor ik logischerwijs veel moet overleggen. Ik haal er ook echt voldoening uit als ik een probleem kan oplossen of collega’s kan helpen. De mensen en de uitdaging maken mijn werk gewoon heel leuk. Zolang ze mij blijven uitdagen, blijf ik hier.”
En het minst leuk?
“Dat vind ik moeilijk om te zeggen. Als ik echt iets moet noemen, dan zou dat misschien het deel huur en verhuur zijn. Dat komt vooral omdat ik niet op die afdeling werk. Ik heb twee collega’s die dat heel goed doen samen. Ik help soms met administratief werk met betrekking tot de contracten als het druk is of wanneer er iemand uitvalt. Daar krijg ik iets minder energie van dan het regelen en oplossen van problemen wat ik normaal doe, maar ik vind het wel fijn dat ik kan bijspringen waar nodig.”
Op de zonnige dagen ga ik met mijn man motorrijden
Hoe laat klok je uit?
“Om half vijf ben ik klaar. Dat is ook tot wanneer de frontofficetelefoon bereikbaar is. Ik ben overigens niet zo van ‘het is klokslag half vijf dus ik stop’. Nee, ik maak gewoon even af waar ik mee bezig ben. Dan moet ik nog mijn mok opruimen, tas inpakken, doei zeggen tegen mijn collega’s. En dan is het al snel kwart voor vijf, vijf uur.”
Wat doe je als je uitgeklokt bent?
“Dan ga ik af en toe motorrijden. Wel alleen op de zonnige dagen, want ik ben een ‘mooiweerrijder’. Ik doe dat samen met mijn man. Dan gaan we weekendjes weg op de motor. Wat ik ook heel leuk vind om te doen is bakken, al is dat iets minder goed voor mijn lijn. Bokkenpootjes vind ik een van de leukste dingen om zelf te maken. Die zien er dan natuurlijk niet zo strak uit als die van de winkel, maar dat is juist de charme van zelfgemaakte dingen.”
Discussie