Uit contacten met het netwerk CLUSTER, een samenwerkingsverband van twaalf Europese universiteiten waarvan de TU/e ook lid is, bleek dat de partners met dezelfde problemen zitten. De Jong: “We steken allemaal veel tijd en energie in de werving, maar vooral tijdens de eerste drie maanden dat nieuwkomers er zijn, laten we het té vaak afweten. En uit onderzoek blijkt dat ze juist in díe maanden het meest openstaan voor nieuwe ontwikkelingen.”

Een andere constatering: de universiteiten hebben moeite om lokale en internationale studenten één groep te laten worden. De communitymanager: “Aan de TU/e zie je ook dat er groepen ontstaan, van bijvoorbeeld Limburgers en niet-Limburgse Nederlanders of van Chinezen." De universiteiten willen niet alleen het eenzame gevoel dat bij sommige nieuwkomers leeft bestrijden, maar álle studenten en medewerkers voorbereiden op een internationale toekomst. "De ingenieur van de toekomst heeft met internationale problematieken te maken, zoals gezondheidszorg of het klimaat. Het is in hun voordeel als ze al vroeg met andere nationaliteiten leren samenwerken en er minder subgroepen zijn.”

Samenwerking

Zes van de twaalf ‘CLUSTER-universiteiten’ zijn nu een samenwerking gestart in het project ‘InComm - Feel at home’. Naast de TU/e zijn dat de KTH in Stockholm, de Technische Universität Darmstadt, de UPC Barcelona, de IST in Lissabon en de TU in het Oostenrijkse Graz. Ze willen binnen de komende drie jaar een ‘welkomstproces’ realiseren met daarin de best practices van de afzonderlijke universiteiten.

Het is een bewuste keus van de universiteiten om zich specifiek op masterstudenten en promovendi te richten, vertelt de TU/e-communitymanager. “Bij die groep kunnen we de meeste verbeteringen doorvoeren. We willen daar starten en daarna de belangrijkste lessen overnemen voor de bachelorstudenten en medewerkers.” Het samenwerkingsverband wil bovendien ook andere universiteiten input geven voor hoe zij medewerkers en studenten beter welkom kunnen heten.

De financiële ondersteuning voor het project is inmiddels geregeld, al heeft De Jong daar lang voor moeten lobbyen. “We hadden de aanvraag via het Nuffic lopen en die is afgewezen. Dezelfde aanvraag bij een vergelijkbare instantie in Zweden is wel toegewezen.”

Het internationale projectteam, dat uit een kleine twintig leden bestaat, heeft 20 en 21 oktober de officiële aftrap van het project op de TU/e.

Volgens De Jong hoeven we geen drie jaar te wachten tot verbeteringen aan de TU/e zijn geïmplementeerd. “We gaan de komende tijd een enquête uitzetten, projectleiders aanstellen en ideeën uitwerken. Je kunt daarbij denken aan buddysystemen, maar ook aan opdrachten om de uni beter te leren kennen en aan trainingsprogramma’s rondom intercultural awareness en de international classroom.”

De faculteit IE&IS werkt al sinds 2011 met een buddysysteem voor buitenlandse masterstudenten. De studieadviseurs hebben dit in overleg met de opleidingsdirectie bedacht, toen uit een enquête onder masterstudenten bleek dat veel buitenlandse studenten zich ‘verloren’ voelden. Deze buddy is een door de studieadviseur geselecteerde student die zelf ook met de master begint en ter voorbereiding training krijgt van medewerkers van de afdeling Education and Student Affairs.

De buddy’s helpen de internationale nieuwkomers binnen hun faculteit van eind augustus tot eind december, door hen uitleg te geven over de digitale onderwijssystemen aan de TU/e, over het onderwijs, over de aanpak van vakken, over groepswerk en over de cultuur in Nederland en specifiek aan de TU/e. Volgens Wil Kuijpers, studieadviseur bij de faculteit, zijn de ervaringen tot nu toe zonder meer positief: “Buitenlandse studenten voelen zich echt welkom en zijn sneller thuis aan de TU/e en in Nederland.”

Vorig jaar begeleidde ze onder anderen de Mexicaanse Norma Arrazola Herrera. Inmiddels voelt die zich hier aardig thuis, maar het eerste jaar heeft ze zwaar gevonden. “Ik ervoer zelf een hoge druk om het hier leuk te moéten vinden. Ik wilde mijn familie en vrienden in Mexico niet het idee geven dat ik het zwaar vond. Pas later hoorde ik van meer studenten dat ze moeite hebben om hier te wennen, maar daar werd nauwelijks over gesproken.”

Het buddyproject heeft haar wel op weg geholpen. “Ik durf meer aan Bo te vragen, omdat ze een medestudent is. Dat is stukken laagdrempeliger. Als ik bijvoorbeeld vragen over de aanpak van mijn afstudeerscriptie heb, ga ik eerst naar haar.”

Norma voelde zich pas echt meer thuis, toen ze Nederlands had geleerd en onder meer met activiteiten van TINT had meegedaan. “Helaas ontdekte ik dat pas later in mijn studie. Het zou goed zijn als nieuwe internationale studenten standaard een basiscursus Nederlands krijgen.” Bo: “Wij geven dit soort tips ook wel, maar in het begin krijgen ze zoveel informatie.”

Daphne loopt al sinds haar bachelor aan de TU/e rond. “Doordat er maar enkele masterstudenten doorgaan met een PhD, en ik een jaar iets anders heb gedaan na mijn master, waren er veel mensen nieuw voor mij toen ik begon met mijn PhD. Ik voelde me welkom door mijn nieuwe collega’s, bovendien maak ik graag een praatje met anderen.”

De twee promovendi maken zich sinds vorig jaar vanuit de ID PhD-Council hard om een hechtere groep te maken van de PhD-studenten binnen hun faculteit en om kennis uit te wisselen. Daphne: “Je komt er bij onze faculteit vaak in je eentje als nieuweling bij. We gaan eens pizza eten of wat drinken, dat is minder geforceerd.” Carlijn voegt hier aan toe dat de tijd om te lunchen ook voor de verschillende PhD-studenten anders is: “Van onze medeleden van de ID PhD-Council hebben we geleerd dat de lunchtijd van 12.00 uur voor sommige promovendi erg vroeg is, vanwege culturele verschillen. Goed om te realiseren dat die Nederlandse lunchtijd niet voor iedereen logisch is bij het organiseren van evenementen rondom de lunch. We merken dat ook best veel promovendi geregeld thuis werken. We willen gaan informeren waardoor dit door komt en hoe we de eventuele werkomgeving plezieriger kunnen maken.” Verder organiseren ze workshops en proberen ze vragen groepsgewijs te beantwoorden. Daphne: “Je kunt dan denken aan vragen als ‘wat als ik niet goed met mijn supervisor overweg kan’ of ‘ik voel me geïsoleerd, wat doe ik daaraan?’. We proberen ook informatie op te halen die we met de onderwijsdirecteur kunnen delen. Denk aan welke vakken belangrijk zijn, specifiek voor ID.”

De twee zijn van mening dat het ‘welkom heten’ het beste op verschillende niveaus binnen de universiteit kan worden aangepakt. Carlijn: “Binnen ID zijn weer andere zaken belangrijk dan binnen de universiteit. Het is goed om een algemene introductie te hebben, maar daarnaast wil je als nieuwkomer ook meer weten over je faculteit en andere promovendi in je vakgroep leren kennen.” Daphne sluit zich daarbij aan: “Uiteindelijk wil je dat iedereen zich welkom voelt op de nieuwe werkplek.”