Sinds november vorig jaar staat natuurkundehoogleraar Paul Koenraad aan het hoofd van de Graduate School van de TU/e, waar de masters (MSc), ontwerpersopleidingen (PDEng) en de promotietrajecten (PhD) zijn ondergebracht. Koenraad volgde bedrijfskundige Jan Fransoo op, die vanaf begin 2014 dean was van de Graduate School.

Hij vindt het nog leuker dan gedacht, vertelt Koenraad. “Je krijgt in deze positie echt het vertrouwen van de organisatie om dingen aan te pakken.” Maar denk niet dat hij als dean ook daadwerkelijk de macht heeft om iets af te dwingen. “Je moet met iedereen in overleg, van het College van Bestuur, en de U-Raad, tot de faculteiten en diensten als DPO en ESA. Ze hadden me deze functie verkocht als voor twee dagen in de week, maar ook als je ingewerkt bent, kost het echt meer tijd. Maar ik leer veel nieuwe kanten van de organisatie kennen, en dat is erg boeiend.”

Ervaring

De dean, in het dagelijks leven ook nog hoogleraar binnen de groep Photonics and Semiconductor Nanophysics, heeft overigens al ruime ervaring met omvangrijke onderwijsprojecten. Zo stond hij met Fransoo aan de basis van de minoren, en was hij de drijvende kracht achter de Honors Academy. “Zelfs toen ik nog maar net bij Technische Natuurkunde werkte als universitair docent, heb ik me al intensief beziggehouden met de hervorming van de practica daar. Dit past me dus wel, hoewel ik voor de Graduate School op veel grotere schaal moet samenwerken.”

De eerste maanden van zijn decanaat lag er misschien iets te veel op zijn bordje, vindt Koenraad. “Ik heb het vrij snel van Jan Fransoo moeten overnemen, terwijl ik nog vice-decaan was van Technische Natuurkunde, een faculteit middenin een reorganisatie, en ik was ook dean van de Honors Academy. Daarnaast begeleid ik vijf promovendi en twee postdocs.”

Inmiddels is hij teruggetreden uit het bestuur van TN en is de leiding van de Honors Academy overgenomen door hoogleraar Ines Lopez Arteaga van Werktuigbouwkunde. “Mijn bezigheden zijn nu dus gelukkig weer wat overzichtelijker; ik geloof dat in het begin vijf secretaresses controle hadden over mijn agenda, en ik dus helemaal niet meer. Ik heb nu weer meer tijd voor mijn promovendi, hoewel ze helaas niet meer zo makkelijk binnen kunnen lopen als in het verleden.”

Zachte vaardigheden

Belangrijk speerpunt binnen de Graduate School is de integratie van de ‘soft skills’ - zoals presenteren, schrijven en samenwerken - in het studieprogramma van de master. Aan het begin van deze opleiding wordt een assessment afgenomen die onder andere aangeeft welke ‘zachte vaardigheden’ de student bezit. “Daarover is veel ontevredenheid onder studenten, dus dat gaan we anders aanpakken”, vertelt Koenraad. “Komend collegejaar zal het nog niet helemaal op de schop gaan, maar met ingang van het collegejaar 2019/2020 moet dat er echt staan.” En wat hem betreft niet alleen in de master, maar ook voor promovendi. “We zouden in de bachelor moeten beginnen en de leerlijn voor soft skills helemaal moeten laten doorlopen tot het einde van de Graduate School.”

Soft skills zijn namelijk belangrijk, vindt de natuurkundige. Niet alleen voor studenten, maar ook voor docenten, onder meer omdat die een belangrijke taak hebben te vervullen als mentor voor studenten. Hoewel elke student nu al zo’n mentor heeft, wordt dat bij verschillende opleidingen heel verschillend ingevuld, en ook per docent zijn er grote verschillen.

Persoonlijk ontwikkelplan

“Sommigen doen dat coachen perfect, en anderen hebben daar meer moeite mee. Het is ook niet simpel, je moet je echt inleven in de student. Dat heb ik ook gemerkt in de Honors Academy, waar studenten een persoonlijk ontwikkelplan moeten maken bij aanvang. Bij de evaluatie van alle projecten wordt dat plan er weer bij gepakt. Dat moeten we eigenlijk doortrekken naar de reguliere studenten, zeker als je vooruitkijkt naar 2030. Studenten hebben dan meer vrije keuze, maar hebben dus ook meer ondersteuning nodig om ze te helpen bij reflectie op hun studiepad en carrièreperspectief.”

Wat Koenraad betreft moeten dergelijke soft skills ook zwaarder gewogen worden bij het aannemen en bevorderen van wetenschappelijk personeel. “Ik zie het als een onderdeel van het onderwijs, en dat is belangrijk voor een universiteit. Wetenschappelijke kwaliteit is de basis, maar als iemand uitblinkt als docent en mentor, dan mag dat voor mij best de doorslag geven bij een bevordering.”

Enquête

Uit de Nationale Studenten Enquête 2018 (NSE) blijkt dat de studenten ook betrekkelijk kritisch zijn over de mate waarin de universiteit ze voorbereidt op de arbeidsmarkt. “Als je doorvraagt, blijkt onder meer dat ze de activiteiten van studieverenigingen niet zien als aanbod van ‘de universiteit’. Daarom hebben we alle carrièrevoorbereiding binnen de TU/e onder één noemer gebracht: My Future.”

Die NSE blijkt overigens een belangrijk ijkpunt voor de nieuwe dean. Als hij tijdens het interview hoort dat de uitslagen van de NSE 2018 bekend zijn gemaakt en te vinden op de site van Cursor, pakt hij er snel zijn laptop bij om ze te bekijken. De TU/e komt daar positief uit, maar ten opzichte van het landelijk gemiddelde scoort de universiteit vrij laag als het gaat om de groepsgrootte: de studenten vinden die te groot.

“Dat is natuurlijk een punt van zorg”, geeft Koenraad toe. “Dat is ook een voorname reden voor het instellen van een numerus fixus voor bepaalde bacheloropleidingen. We zijn het aan onze stand verplicht om de kwaliteit van ons onderwijs op peil te houden. Uiteindelijk is dat belangrijker dan de kwantiteit.” Het masteronderwijs moet op alle punten minimaal een acht scoren in de NSE, zo benadrukt hij. “Action 8, noemen we dat.”

Kuddegedrag

Een ander speerpunt voor de Graduate School hangt eveneens samen met de forse groei van het aantal studenten: de afstudeerders - die veel begeleiding vergen - moeten goed verdeeld worden over de onderzoeksgroepen. Bij Werktuigbouwkunde, bijvoorbeeld, raakten de populaire vakgroepen overspoeld met afstudeerders. Daar is nu een pilot uitgevoerd met een ‘plaatsingscommissie’, waarbij studenten moesten solliciteren voor een plek in een onderzoeksgroep, vertelt Koenraad.

“Je zag ook wel kuddegedrag; studenten die kozen voor een populaire professor of dezelfde groep als hun vrienden. Nu wordt die keuze beter afgewogen, en bleek zelfs dat iedereen gewoon geplaatst kon worden in de groep van zijn of haar keuze. In een andere pilot, bij Industrial Engineering, worden studenten in hun tweede jaar al gesteund in het bewuster maken van een keuze voor een master.”

Ontwerpersopleidingen

Het minst bekende onderdeel van de Graduate School vormen de tweejarige ontwerpersopleidingen voor de titel PDEng (Professional Doctorate in Engineering). Deze worden aangeboden in 4TU-verband en ondergaan momenteel een flinke herstructurering (zie ook onderstaand kader). “Elke opleiding had toch een beetje zijn eigen toko, en deed de dingen op zijn eigen manier. Dat wordt nu flink geharmoniseerd, ook in lijn van de uniforme aanpak die we nu hebben in het Bachelor College en de masteropleidingen. Dat is inmiddels ook wel een beetje onze kracht, vind ik. Daardoor is het makkelijk om horizontale verbindingen te leggen, zoals bijvoorbeeld voor het honorsprogramma. Daar wordt door andere universiteiten wel met enige jaloezie naar gekeken.”

Harmonisatie PDEng-opleidingen

Dit collegejaar zijn de PDEng-opleidingen ‘nieuwe stijl’ van start gegaan. Daarbij zijn de 11 opleidingen verregaand geharmoniseerd, met meer keuzevrijheid voor de PDEng-trainee en meer contact tussen trainees van de verschillende opleidingen, vertelt Paul Koenraad. “Er is onder meer een gezamenlijk onderdeel gekomen voor alle PDEngs, twee verplichte modules over ‘system thinking’, die alle trainees van de verschillende opleidingen samen volgen.”

Daarnaast zijn er diverse keuzevakken ontwikkeld die voor een groot deel van de PDEng-trainees interessant zijn, zegt hij. “Vakken volgen bij andere opleidingen is ook mogelijk, en dat hebben we gefaciliteerd door het jaar op te delen in vier blokken van elk tien weken. Twee weken zijn gereserveerd voor de modules ‘system thinking’ en andere ‘shared modules’ en de rest kan in overleg met de mentor worden ingevuld.” De keuzeruimte is in totaal 15 studiepunten (ECTS).

Ook nieuw is de instelling van een centrale examencommissie voor de PDEng-opleidingen, onder leiding van hoogleraren Bart Smolders (EE) en Aarnout Brombacher (ID). “Die commissie krijgt een rol bij alle ontwerpprojecten en de invulling van de keuzeruimte. Daarnaast zal de examencommissie over de kwaliteit van de opleidingen gaan waken. We zijn nu bezig om die kwaliteitszorg in te vullen.”

Promovendi gevolgd

Ook voor de promotietrajecten voorziet de Graduate School in een extra structuur. Binnen afzienbare termijn komt er een volg- en registratiesysteem waarin de voortgang van alle promovendi wordt vastgelegd en bijgehouden. “Ik schaam me er een beetje voor, maar wij zijn één van de laatste universiteiten in Nederland die zo’n systeem invoert.” Anderzijds was de noodzaak hiervoor aan de TU/e wellicht ook minder groot dan aan veel andere universiteiten: “Met een gemiddelde van vierenhalf jaar per promotie doen we het heel goed, en we hebben zelfs de minste uitval. Aan de andere kant: die zit nog wel op twintig procent, terwijl dat internationaal zo rond de tien procent ligt. Er is dus nog wel wat winst te behalen.”

Daar komt nog bij dat de afhakers dat gemiddeld pas na 24 maanden doen. Een formeler systeem zou ervoor kunnen zorgen dat eventuele problemen eerder worden onderkend, met als gevolg dat de promovendus zijn traject wel afmaakt, of juist sneller afhaakt. “Na drie maanden moet er een plan liggen, na negen maanden een ‘go / no go’ en weer een jaar later een voortgangsreportage. Ook wordt er met elke promovendus een exitgesprek gevoerd en worden de rapportages van de leescommissie vastgelegd.” Daarnaast komt er een ‘PhD-PDEng Office’ waar promovendi en PDEng-trainees terecht kunnen met vragen of voor een gesprek met een counselor of psycholoog (zie ook onderstaand kader). “Dat is noodzakelijk omdat we weten dat de druk op de promovendi en PDEng-trainees hoog is.”

En dan? Dan zijn we er nog niet, als het aan de dean ligt: na action 8 komt action 9. “Ik ben nooit tevreden. Je moet blijven trekken, duwen, pushen. Ik ben liever te ambitieus als dean dan niet ambitieus genoeg.” Lachend: “Als een Rupsje Nooitgenoeg.”

PhD-PDEng Office

Eén plek waar je als promovendus of PDEng-trainee terecht kunt met al je vragen en problemen - begin volgend jaar moet zo’n PhD-PDEng Office er zijn. Promovendus Gilles Timmermans, vertegenwoordiger van de faculteit Scheikundige Technologie in de PhD-PDEng Council, is er blij mee. Volgens hem is in principe alle informatie voor promovendi wel beschikbaar, maar is die vaak lastig te vinden. “Met name bij de eindfase van een promotie komt veel rompslomp kijken. Dan is het fijn dat je ergens kunt navragen hoe het nu precies zit met vergoedingen voor het laten drukken van je proefschrift, en of je een uitkering kunt aanvragen als je contract is afgelopen.”

Daarnaast vindt Timmermans het belangrijk dat er een psycholoog verbonden is aan de PhD-PDEng Office. “Iemand bij wie je, liefst zonder afspraak, binnen kunt lopen om over problemen te praten. Zo iemand is er nu niet aan elke faculteit, of in ieder geval weten veel promovendi niet van hun bestaan. Niet iedereen is even mondig, en vooral internationals zullen niet snel psychologische hulp zoeken. Het is daarom belangrijk om de drempel zo laag mogelijk te maken. Wat mij betreft wordt iedere promovendus daarom uitgenodigd voor een welkomsgesprek, bijvoorbeeld als onderdeel van de introductie.”

Zweven

Ook de PDEng trainees zijn erg blij met komst van een PhD-PDEng Office, vertelt Christina Papachristou. Zij is afgelopen najaar begonnen als PDEng trainee Smart Buildings & Cities. Sinds januari van dit jaar vertegenwoordigt ze de PDEng trainees in de PhD-PDEng Council, waarin verder van elke faculteit een promovendus zitting heeft.

“Wij PDEng-trainees kijken uit naar de Office, en we dragen er graag aan bij om ervoor te zorgen dat die snel goed gaat functioneren”, zegt de Griekse. Meer dan de promovendi, die vaak goed zijn ingebed in de vakgroep en faculteit, zweven de PDEng trainees namelijk tussen de TU/e en het bedrijf waarvoor ze hun proefontwerp maken. “Sommigen zijn een jaar lang fulltime bij het bedrijf; ikzelf ben elke vrijdag bij bouwbedrijf BAM, waarvoor ik een richtlijn ontwerp voor regulering van warmtecomfort in kantoorgebouwen.”

Niet altijd is even duidelijk in hoeverre de trainee vrij is om zijn opdracht vorm te geven, en volgens Papachristou beseft de opdrachtgever ook niet altijd dat de trainee formeel in dienst is van de TU/e en dus bijvoorbeeld vrij heeft tussen kerst en nieuwjaar. “Dergelijke conflicten komen meestal voort uit gebrekkige communicatie, maar de trainee weet vaak niet bij wie hij in dit soort gevallen terecht kan. De begeleider op de TU/e is niet altijd beschikbaar, of weet ook niet hoe te handelen. Het zou voor ons heel fijn zijn om één plek te hebben waar we met dit soort problemen terecht kunnen.”